Cómo crear rápidamente notas de reuniones en Google Docs

Si es responsable de tomar notas de la reunión y compartirlas con su equipo, sabe lo difícil que puede ser realizar un seguimiento de todo a medida que se desarrolla la reunión. Debe mantenerse organizado, anotar puntos clave, refinar los detalles y designar elementos de acción para los asistentes mientras participa en la reunión.

Afortunadamente, la plantilla de notas de reuniones de Google Docs simplifica este proceso. Esta característica es simple, pero puede mejorar significativamente la productividad de su reunión.

Cómo crear y compartir notas de reuniones en Google Docs

Las plantillas son el pan de cada día de la productividad. En lugar de perder un tiempo precioso creando una estructura coherente para sus notas, puede utilizar Plantillas de Documentos de Google y centrarse en las cosas importantes. Esta plantilla obtiene los detalles de la reunión de su agenda de reuniones en Google Calendar—lo que le permite tomar notas rápidamente y compartirlas con sus colegas.

Crear y compartir notas de reuniones utilizando la plantilla integrada de Google Docs es bastante sencillo. Esto es lo que deberá hacer:

1. Abra su archivo de Google Docs.
2. Tipo @ en el documento y seleccione Notas de la reunión (ubicado debajo Bloques de construcción) en el menú desplegable.
3. Aparecerá un menú con todos los eventos de su Calendario de Google. Seleccione la reunión o evento relevante.
4. Añade a los asistentes y empieza a tomar notas.

Para adjuntar las notas de la reunión al evento del calendario, haga clic en el Adjuntar botón de la derecha. Esto permitirá a los asistentes acceder a las notas de la reunión desde su Calendario de Google.

Alternativamente, puede optar por enviar por correo electrónico las notas de la reunión a los asistentes. Para hacerlo, haga clic en el icono de sobre a la izquierda.

También puede adjuntar archivos de Drive adicionales a las notas de su reunión. Para hacerlo, haga clic en los tres puntos a la izquierda y haga clic en Adjuntar archivos de Drive.

Cómo crear y asignar elementos de acción en Google Docs

Durante la reunión, su equipo probablemente acordará ciertas elementos de acción que es necesario completar. Google Docs proporciona una forma sencilla de registrar estas acciones y asignarlas a miembros específicos de sus equipos, lo que permite un seguimiento sencillo. Así es como puedes hacerlo:

1. Enumere las tareas que deben completarse en Elementos de acción.
2. Haga doble clic en la tarea para resaltarla.
3. Haga clic en el Agregar comentario icono y escriba su comentario.
4. En el mismo cuadro de texto, escriba un signo de arroba (@) seguido del nombre de la persona responsable de la tarea.
5. Marque la casilla de verificación en el cuadro de comentarios para asignar la tarea. Debe marcar esta casilla para que la persona reciba una notificación sobre el elemento de acción.
6. Finalmente, haga clic Asignar.

Beneficios de utilizar Google Docs para tomar notas

El uso de la plantilla para tomar notas de Google Docs puede aumentar la productividad de su reunión y aumentar la colaboración. El beneficio clave de usar Google Docs sobre otros herramientas para tomar notas para reuniones es que trabajará en un espacio de trabajo familiar y no tendrá que instalar nada nuevo.

Aquí hay algunas razones más por las que debería comenzar a usar Google Docs para registrar notas importantes y elementos de acción:

1. Colaboración en tiempo real

Herramientas de colaboración en tiempo real de Google Docs permita que todos los asistentes a la reunión vean actualizaciones, tareas asignadas y elementos completados a medida que ocurren.

2. Mejor rendición de cuentas

Asignar elementos de acción con casillas de verificación a los miembros adecuados del equipo garantiza la responsabilidad y puede alentar a su equipo a completar las tareas a tiempo.

3. Accesibilidad remota

Dado que Google Docs está basado en la nube, se puede acceder a las notas de su reunión desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Los miembros del equipo pueden revisar, editar y realizar un seguimiento de notas y tareas independientemente de su ubicación física.

4. Eficiencia de tiempo

La interfaz fácil de usar y la plantilla para tomar notas incorporada le liberan de la molestia de organizar notas durante la reunión. Esto le permite participar activamente en la reunión en lugar de empantanarse con la toma de notas y la organización.

Optimice las notas de la reunión con Google Docs

Crear notas de reuniones con Google Docs es lo más fácil posible. Esta ingeniosa característica le permite tomar notas de manera más rápida y eficiente que antes.

Además, la perfecta integración con Google Calendar garantiza que usted y todos los demás participantes puedan ver, colaborar y realizar un seguimiento de las tareas en tiempo real. Al adoptar esta plantilla, puede aumentar la productividad y mejorar la colaboración dentro de su equipo.