Desde la organización de datos hasta los cálculos dinámicos, cada campo de Airtable ofrece un poder único. Descubra cómo aprovechar al máximo los campos en Airtable.
Entre las muchas herramientas de productividad que existen, Airtable ha ido ganando popularidad constantemente, y con razón.
La combinación única de Airtable de la funcionalidad de una hoja de cálculo, la densidad de información de una base de datos y la La diversidad de sus múltiples puntos de vista lo ha hecho atractivo para muchos como parte integral de su productividad. arsenal.
Entonces, ¿por dónde empezar cuando acabas de montar tu primera base? Tómese un tiempo para explorar las diferentes opciones y ver cómo pueden satisfacer mejor sus necesidades.
¿Qué son los campos en Airtable?
Si quieres utilizar Airtable para gestionar proyectos, organizar datos o realizar un seguimiento de tareas, deberá familiarizarse con los campos de Airtable para aprovechar Airtable al máximo.
Los campos son la piedra angular de la gestión de datos en Airtable y sirven como contenedores de información, fórmulas y formato. Cada campo ocupa su propia columna en la vista de cuadrícula predeterminada de su nueva base. Los campos se aplican de la misma manera a todos los registros dentro de su tabla. No puede especificar diferentes estilos de formato por celda, lo que puede parecer limitante para los usuarios de hojas de cálculo puras.
Sin embargo, puede tener varias vistas de cuadrícula y tablas en cualquier base, ocultar campos si es necesario e incluso vincular información entre tablas. Las compensaciones pueden parecer restrictivas al principio, pero eso puede cambiar una vez que esté familiarizado con Airtable.
El papel del campo primario en Airtable
Al comenzar su nueva base, notará que algunos campos ya están en su primera tabla. El campo más a la izquierda está especialmente resaltado y bloqueado en el lado izquierdo. Este es el campo principal y cumple una función importante como identificador único de su registro, casi como un encabezado bajo el cual se encuentra toda la demás información.
El campo principal se utiliza como título de registro en Vistas de mesa aérea y en muchos otros lugares, como el nombre de cada tarjeta en la vista Kanban o el nombre de referencia en registros vinculados. El campo principal es un campo de texto de una sola línea de forma predeterminada. Aún así, según el Documentación de soporte de Airtable, puede cambiar el campo principal a varios otros tipos de campos si es necesario.
Cómo agregar un nuevo campo en Airtable
Hay dos formas de agregar un campo en Airtable; El primer método es a través de la vista de cuadrícula de Airtable. Junto a los encabezados de sus campos existentes, verá un encabezado con un signo más. Al hacer clic en ese signo más, se abre un menú que muestra todos los campos disponibles. Seleccione un tipo de campo, siga las instrucciones adicionales para configurar su campo y haga clic en Crear campo.
La segunda forma de agregar un campo es dentro de cualquier registro individual en su base, accesible en la mayoría de las vistas haciendo clic en el registro. En la parte inferior del registro, haga clic en Agregar nuevo campo a esta tabla.
Aparecerá una ventana emergente que le permitirá agregar un nuevo campo de texto de una sola línea al registro. Ingrese un nombre para el campo, luego use el menú desplegable de selección para cambiar el tipo de campo si es necesario. Siga las instrucciones adicionales que se muestran para configurar su campo y haga clic en Ahorrar.
Recuerde que agregar un nuevo campo lo agrega a cada registro de su tabla, por lo que probablemente encontrará una columna llena de espacios en blanco la próxima vez que ingrese a la vista de cuadrícula de esa tabla.
1. Campos de entrada de texto
Hay varios formatos de texto con los tipos de campo correspondientes en Airtable. El campo de texto de una sola línea predeterminado es el campo más básico y es adecuado para descriptores concisos. Si necesita escribir más, considere el campo Texto largo, que permite la entrada de hasta 100.000 caracteres de texto, saltos de línea y formato de texto enriquecido cuando se alterna.
El campo Fecha permite la entrada de fecha y hora manual o basada en calendario. Además, existen muchos otros campos especializados, como número de teléfono, correo electrónico, URL, número, moneda, duración y porcentaje. Cada campo está diseñado para almacenar y formatear sus respectivos tipos de datos.
2. Campos basados en selección
Airtable ofrece múltiples campos según la selección de diferentes opciones. Estas son formas útiles de categorizar sus registros, realizar un seguimiento de las tareas o seguir un proceso.
El campo Casilla de verificación simplemente agrega una casilla de verificación en la que se puede hacer clic a sus registros. El campo Calificación agrega un sistema de clasificación visual de uno a diez puntos, configurado en cinco estrellas de forma predeterminada. Los campos de selección única y selección múltiple habilitan menús desplegables para la categorización; este último permite selecciones múltiples para un solo registro.
3. Campos de búsqueda y recuento
Los campos Buscar y Contar muestran la funcionalidad más distintiva de Airtable: su poderosa capacidad para conectarse e interactuar con diferentes conjuntos de datos a través del modelo de base de datos relacional.
El campo Enlace al registro conecta registros entre tablas, creando capas ricas de información asociada. A partir de esto, el campo Resumen le permite crear cálculos y resúmenes basados en campos dentro de registros vinculados.
El campo Recuento le permite contar el número de registros conectados a un campo Enlace a registro. El campo de búsqueda recupera datos de registros vinculados, lo que facilita el intercambio de información entre tablas sin redundancia.
Airtable incluye un conjunto de campos que almacenan metadatos sobre sus registros. Estos campos son invaluables cuando maneja big data que cambian con frecuencia.
Los campos Hora de creación y Hora de última modificación rastrean cuándo se crearon o editaron los registros por última vez. Creado por y Última modificación por identifican a los respectivos usuarios responsables de estas acciones. Puede elegir condiciones específicas bajo las cuales este campo se actualiza si es necesario.
El campo Autonumeración asigna un número secuencial a los registros, ofreciendo un sistema de numeración consistente en toda la tabla. Si bien Airtable numera sus registros en el extremo izquierdo de la vista de cuadrícula, esta numeración solo cuenta la cantidad de registros visibles.
5. Otros campos de Airtable
Además de los campos anteriores, Airtable también ofrece algunos campos distintivos que funcionan en una liga propia. El campo Fórmula trae a su base una de las funciones de hoja de cálculo más útiles. Este campo le permite realizar cálculos, crear datos compuestos y crear funciones basadas en lógica.
Si estás acostumbrado a herramientas como Microsoft Excel, ya sabrás cómo funciona el campo Fórmula, pero quizás quieras leer cómo usar fórmulas en Airtable para asegurarse de aprovechar al máximo las capacidades de este campo.
El campo Usuario le permite agregar a otra persona que usa Airtable a un registro seleccionando su nombre de una lista desplegable o invitándolo a la base por correo electrónico. Algunas funcionalidades de este campo pueden requerir uno de los planes pagos de Airtable.
El campo Código de barras almacena códigos de barras y códigos QR escaneados a través de las aplicaciones móviles de Airtable. Por último, el campo Botón le permite agregar botones personalizables a sus registros, que pueden obtener una vista previa de páginas web, ejecutar scripts, cargar extensiones personalizadas de Airtable y más.
Organice, anote y sea más productivo con campos en Airtable
Los campos te ayudan a aprovechar al máximo los datos de tu base de Airtable y son la puerta de entrada para liberar todo el potencial de Airtable para tu flujo de trabajo. Ya sea almacenando información, obteniendo nuevos conocimientos o creando flujos de trabajo personalizados, Airtable es una herramienta versátil que le ayudará a trabajar de forma más inteligente.
Si encuentra un tipo de campo que no ha utilizado antes, no dude en experimentar y ver si puede mejorar sus procesos.
