Muchos de nosotros hemos usado Zoom, pero pocos conocen sus funciones más efectivas. Con estos consejos, puede crear la mejor experiencia de Zoom para todos.
Conclusiones clave
- Programe reuniones recurrentes con un solo enlace para ahorrar tiempo y permitir que los asistentes planifiquen con anticipación.
- Comience las reuniones con los participantes en silencio para eliminar las distracciones y permitir una comunicación efectiva.
- Desactive las actualizaciones automáticas de software para evitar demoras durante las llamadas y garantizar una experiencia de aplicación actualizada.
A medida que el lugar de trabajo virtual se ha convertido cada vez más en la norma, cada vez más personas confían en Zoom para las llamadas en línea. Las llamadas de Zoom se han convertido en el estándar de facto para reuniones y colaboración remotas.
Desde sus inicios, Zoom ha introducido constantemente nuevas funciones que los usuarios como nosotros podemos aprovechar para hacer que nuestras reuniones sean más eficientes. Sin embargo, a pesar del aumento de su popularidad, no muchos de nosotros sabemos cómo hacer el mejor uso de la aplicación.
En este artículo, veamos algunos consejos y trucos para que sus llamadas de Zoom sean más efectivas.
Si tiene reuniones que ocurren a intervalos regulares en el tiempo (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.), configurar reuniones recurrentes es la forma ideal de hacerlo. Con las reuniones periódicas de Zoom, puede usar la misma ID de reunión y la misma configuración para cada evento.
La programación de reuniones periódicas puede ayudarlo a reservar varias reuniones con anticipación, lo que reduce el tiempo que se pierde organizando reuniones nuevas cada vez. También permite a los asistentes planificar sus eventos con mucha anticipación, ya que pueden ver todas sus próximas reuniones cuando conectar su calendario a Zoom.
Puede programar reuniones periódicas haciendo clic en programar un evento en el cliente Zoom.
2. Kickstart Reuniones con participantes en silencio
Las conversaciones que distraen y los ruidos de fondo pueden obstaculizar fácilmente su llamada productiva. Como anfitrión de una reunión, puede optar por silenciar a todos los que se unan a la llamada. Esto asegura un espacio tranquilo donde los participantes solo pueden optar por dejar de silenciarse cuando deseen hablar.
Puede optar por pedir a todos los participantes que activen el sonido cuando sea necesario o configurar un proceso de aprobación previa para activar el sonido de participantes individuales.
Puede habilitar esto yendo a Ajustes > Ver más configuraciones > Programar reunión, luego habilitando Silenciar a todos los participantes cuando se unan a una reunión.
3. Deshabilitar actualizaciones automáticas de software
Zoom a menudo actualiza su software para corregir errores y agregar nuevas capacidades, ¡lo cual es genial! Pero esperar a que se ejecuten las actualizaciones cuando tiene que atender una llamada puede ser extremadamente molesto. Para evitar esta molestia, simplemente puede desactivar las actualizaciones automáticas.
Una vez que finaliza la reunión, puede buscar e instalar las actualizaciones disponibles. Esto reduce los retrasos en las llamadas y, al mismo tiempo, garantiza que obtenga la experiencia de aplicación más actualizada.
Para deshabilitar las actualizaciones automáticas de software, vaya a Ajustes > General y desmarque la casilla de verificación para Mantenga actualizado automáticamente el cliente de escritorio de Zoom.
4. Controle su espacio con salas de espera
Con la función Sala de espera de Zoom, el anfitrión puede determinar cuándo un invitado se une a la llamada. Tienes la opción de admitir a los participantes uno por uno o admitir a todos a la vez desde la Sala de Espera.
Si ha configurado una sala de espera para su reunión, los participantes verán una pantalla predeterminada cuando se unan a la llamada. Zoom también le permite personalizar esta pantalla. Puede agregar el logotipo de su empresa, texto y un video introductorio que los participantes pueden ver antes de unirse.
Para habilitar las salas de espera, vaya a Ajustes > Ver más configuraciones > Seguridady habilite el botón de alternar para Sala de espera.
5. Aproveche el potencial de las salas para grupos pequeños
La función de salas de reuniones de Zoom es muy recomendable para reuniones que pueden requerir la participación y colaboración de varios grupos más pequeños.
Esto puede ser ideal para sesiones de lluvia de ideas o proyectos grupales. Una reunión de Zoom se puede dividir en hasta 50 salas para grupos pequeños. El anfitrión puede optar por asignar de forma automática o manual a los asistentes a las salas de reuniones.
Para habilitar las salas de reuniones, vaya a Ajustes > Ver más configuraciones > En reunión (avanzado)y habilite el botón de alternar para Sala de descanso - Habitaciones.
6. Desterrar el ruido de fondo
Las reuniones en línea son muy susceptibles a las interrupciones por el ruido de fondo. El ruido del tráfico exterior, los niños llorando en otra habitación o las alertas de los electrodomésticos pueden disminuir fácilmente la eficacia de su llamada.
El uso de la función de cancelación de ruido en Zoom puede ayudar a mejorar la calidad de audio de Zoom reduciendo el ruido de fondo. La función de cancelación de ruido de Zoom ofrece varios niveles de cancelación de ruido que puede elegir según su uso.
Para usar la cancelación de ruido integrada de Zoom, vaya a Ajustes > Audio > Supresión de ruido de fondoy seleccione el botón de opción óptimo para su configuración (Automático, Bajo, Medio, Alto).
7. Obtén subtítulos al alcance de tu mano
La transcripción de reuniones es cada vez más esencial en los lugares de trabajo que se esfuerzan por ser accesibles e inclusivos. Las transcripciones también son excelentes para crear notas, informes y otros materiales escritos después de una reunión.
Herramientas de transcripción como Nutria o la función de transcripción integrada en krisp, use IA para la transcripción en tiempo real, lo que hace que las reuniones sean fáciles de seguir para todos los asistentes. El asistente de reuniones de Otter también puede generar contenido basado en los datos de la reunión y responder consultas en el chat.
Para habilitar las salas de reuniones, vaya a Ajustes > Ver más configuraciones > En reunión (avanzado)y habilite el botón de alternar para Subtítulos automatizados.
8. Mejore la accesibilidad con el resaltado del mouse
Si está haciendo una presentación o una demostración y desea compartir su pantalla, asegúrese de que la opción de foco del mouse esté activada. La audiencia podrá concentrarse mejor en el contenido de la pantalla y seguir sus instrucciones mientras usando el modo de enfoque en Zoom.
Cuando la función de foco del mouse está activada, un círculo de color o foco resaltará visualmente la posición y los movimientos de su cursor. También puede usar la función "Lápiz de fuga" para marcar y tomar notas en la pizarra o en la pantalla compartida sin preocuparse por borrar o deshacer sus garabatos.
Mientras comparte su pantalla durante una reunión, la función destacada solo está disponible en la barra de herramientas "Anotar" después de comenzar a compartir su pantalla.
9. Mejore la experiencia de la reunión con la vista inmersiva
La vista inmersiva puede ayudar Haz que tu experiencia con Zoom sea más divertida. Esta función proporciona varios fondos virtuales, como un auditorio, un salón de clases y una cafetería, donde se pueden mostrar todos los asistentes.
Si un participante está utilizando un cliente de escritorio, una aplicación móvil o Zoom Room que no es compatible con la Vista inmersiva, verá a los demás participantes en la Vista de galería o Vista de orador predeterminada.
La función Vista inmersiva está disponible al hacer clic en Vista en la esquina superior derecha de la pantalla de la reunión.
10. Reuniones maestras con atajos de teclado
Puede sacar mucho más provecho de Zoom si se toma el tiempo de aprender y usar los diversos métodos abreviados de teclado disponibles. Estos le permiten hacer cosas rápidamente como silenciar o activar el sonido, pasar a pantalla completa, compartir su pantalla y más.
Aquí hay algunos atajos útiles para probar:
- Alt+V para iniciar/detener tu video
- Alt + A silenciarse/activarse usted mismo
- Alt+F para entrar/salir del modo de pantalla completa
- Alt + Mayús + I para copiar el enlace de invitación a la reunión
Para ver todos los atajos de teclado disponibles en Zoom, ir a Ajustes > Atajos de teclado.
Haga zoom a su manera a través de llamadas en línea
Con características tan sorprendentes, Zoom es la herramienta ideal para mantener conexiones en un entorno de trabajo o aprendizaje distante. Es una excelente manera de mantenerse en contacto con personas en esta era de trabajo remoto y aislamiento social. ya sea que tenga una reunión con compañeros de trabajo, hable con familiares o organice un cumpleaños virtual fiesta.
Explore los consejos y las funciones mencionadas anteriormente para obtener llamadas de Zoom más efectivas que impresionarán a sus colegas y amigos por igual.
