Cómo usar fórmulas en Airtable

Airtable es una herramienta de productividad versátil que combina el poder de una base de datos con la flexibilidad de una hoja de cálculo para mejorar la forma en que almacena e interactúa con sus datos.

Una de las características más básicas de una hoja de cálculo son las fórmulas, y es posible que te preguntes cómo incorporarlas a tus bases en Airtable. Así es como puede comenzar con el campo Fórmula de Airtable.

Agregar el campo de fórmula a su tabla

Para comenzar a trabajar con fórmulas en Airtable, primero deberá agregar el Fórmula campo a su mesa.

En la vista de cuadrícula de su tabla, haga clic en el botón de signo más ("+") ubicado al final de la fila de encabezados de campo en la parte superior de la tabla. Si tiene muchos campos, es posible que deba desplazarse hacia la derecha hasta que lo vea. Seleccionar Fórmula de la lista de opciones de campo. A continuación, verá el Editar campo menú para introducir su fórmula.

Dependiendo de lo que ponga en su fórmula, Airtable detectará automáticamente ciertos tipos de valores, como números, porcentajes y fechas y, si es así, puede cambiar la forma en que se muestran en su campo haciendo clic en el botón Formateo pestaña.

Cuando termine de ingresar su fórmula, haga clic en el Crear campo para agregar el campo a su tabla. Si tiene experiencia trabajando con funciones y fórmulas en Microsoft Excel, es probable que tenga una idea de cómo funciona el campo Fórmula en Airtable.

Sin embargo, existen algunas diferencias: muchas de las funciones más especializadas, como finanzas o ingeniería, no están disponibles. Y lo que es más importante, el campo Fórmula aplica la misma fórmula a todos los registros de la tabla; no puede ajustar la fórmula, o usar una fórmula completamente diferente, solo para celdas específicas.

Cómo hacer referencias de celdas en el campo de fórmula de Airtable

De acuerdo con la comparación con Excel, es posible que se pregunte cómo hacer referencias en sus fórmulas a valores particulares ubicados en otra parte de su tabla. Airtable no tiene celdas como A1 o C5, entonces, ¿cómo se refiere a otros valores de campo?

En Airtable, puedes hacer referencias a otros campos simplemente escribiendo sus nombres. Entonces, por ejemplo, si tuviera un campo llamado "Precio", simplemente escribiría:

Price

Si el nombre del campo al que desea hacer referencia tiene varias palabras, deberá encerrar el nombre del campo entre corchetes (el { y } corchetes) para referirse a ellos. Entonces, si tuviera un campo llamado "Cantidad de pedido", escribiría:

{Order quantity}

También puede usar corchetes alrededor de los nombres de campo de una sola palabra, pero no son obligatorios de la misma manera que lo son para los campos con nombres más largos.

De esa manera, las referencias de celda en Airtable son similares a usando rangos con nombre en Excel, aunque convenientemente, los nombres se configuran para usted, se permiten espacios y puede consultarlos de inmediato, sin tener que configurarlos primero.

Uso de operadores en el campo de fórmula

Airtable admite una serie de símbolos que le permiten realizar rápidamente una serie de funciones lógicas, de texto y numéricas. En conjunto, estos se denominan "operadores".

Los operadores que puede reconocer fácilmente son los operadores de ecuaciones matemáticas comunes. Puede utilizar la tecla más ( + ) para la suma, el guión, la raya o la tecla menos ( - ) para la resta, la tecla asterisco ( * ) para la multiplicación, y la barra inclinada ( / ) para la división. También puede usar paréntesis ( ( y ) ) alrededor de ecuaciones para dividir ecuaciones más complejas en partes más pequeñas, según sea necesario.

La tecla ampersand ( & ) es útil para combinar texto rápidamente, similar a la función CONCAT en Excel—aunque Airtable tiene su propia versión de esa función, CONCATENATE(), con la misma funcionalidad.

Si tiene texto adicional que desea agregar a la salida del campo con cualquiera de las funciones, deberá ponerlo entre comillas ( " " ), incluidos espacios u otros caracteres especiales. Si desea agregar comillas en la pantalla de salida, deberá agregar una barra invertida, luego el carácter de comillas, dentro de las comillas; debería leerse como "\"" dentro de la fórmula.

Airtable también contiene un conjunto de operadores lógicos. Estos devolverán "VERDADERO" si se cumplen sus condiciones, y "FALSO" si no se cumplen. Estos son "mayores que" ( > ), "menos que" ( < ), "Mayor qué o igual a" ( >= ), "Menos que o igual a" ( <= ), "igual a" ( = ), y "no igual a" ( != ).

Algunas funciones básicas que puede usar en Airtable

Si está buscando formas fáciles de comenzar con fórmulas, aquí hay algunas funciones básicas que puede usar en Airtable para comenzar.

Esto apenas rasca la superficie de las capacidades disponibles; La documentación de Airtable ofrece una lista completa de funciones. Incluso han construido una base que contiene salidas de ejemplo que puede copiar en su espacio de trabajo y editar.

La función SI

La función IF es una de las funciones más básicas en las hojas de cálculo, y su implementación en Airtable es esencialmente la misma que la forma en que funciona la función SI en Excel.

IF(expression, value1, value2)

La función prueba la lógica ingresada en el expresión campo, luego regresa valor1 si esa lógica es cierta, o valor2 si es falso. Al igual que en Excel, puede crear declaraciones IF anidadas e insertar otras funciones en su fórmula IF.

Las declaraciones IF particularmente complejas pueden ser más fáciles de visualizar aprovechando la funcionalidad de "edición de varias líneas" de Airtable, que le permite escribir sus fórmulas de manera más similar a escribir código, con sangrías que representan declaraciones anidadas y múltiples colores que representan diferentes partes del sintaxis.

Una diferencia notable es que no hay equivalente a Función ESBLANCO de Excel; en su lugar, debe preguntar si el valor es igual a BLANK().

La función SUMA

De manera similar, tan común como SI, la función SUMA funciona como lo hace en cualquier otra hoja de cálculo, sumando todos de los valores contenidos dentro de la función (ya sean valores de campo o números definidos directamente dentro de la fórmula).

SUM(number1, [number2, ...])

La función DATEADD

Para una función que es un poco más inusual, pero que podría encontrar increíblemente útil, puede usar la función DATEADD para agregar una cierta cantidad de tiempo a fechas y horas.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

En el primer segmento de la sintaxis, especifica una fecha sola o una fecha y una hora, ya sea en línea o desde un campo "Fecha y hora". (No puede agregar una hora a esta fórmula por sí sola, sin una fecha; mostrará un error y deberá volver a editar su fórmula).

Luego, especifique un valor numérico y una unidad de tiempo de las siguientes: 'milisegundos', 'segundos', 'minutos', 'horas', 'días', 'semanas', 'meses', 'cuartos' (de un año ), o 'años'.

Si es necesario, funciones como HOY() (que muestra la fecha actual) o AHORA() (que devuelve la fecha actual y tiempo, actualizado cada 15 minutos y cada vez que se recalcula la base) también funcionan con DATEADD en lugar de un campo o específico valor.

Una función DATEADD rellenada podría tener un aspecto similar a este:

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Acelere su flujo de trabajo en Airtable

El campo Fórmula agrega una forma poderosa de analizar e interactuar con sus datos en Airtable. Desde declaraciones simples hasta creaciones complejas con múltiples funciones, la versatilidad de las fórmulas trae a su base algunas de las funciones más útiles de una herramienta de hoja de cálculo.

Si ya está familiarizado con las hojas de cálculo, puede adaptar rápidamente sus habilidades para desbloquear nuevos conocimientos, todo mientras aprovecha las ventajas del modelo de base de datos de Airtable. Esta es solo una de las muchas características únicas que hacen de Airtable una herramienta tan convincentemente popular para aumentar su productividad.