¿Quieres llevar tu pequeña empresa al siguiente nivel? Aprende las funciones esenciales de Excel que te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero.
Excel es una potente herramienta para administrar sus finanzas como propietario de una pequeña empresa. Su arsenal de herramientas de manipulación de datos puede ahorrarle tiempo y esfuerzo al realizar un seguimiento de sus gastos, ingresos y otros datos financieros.
Las funciones son la columna vertebral de Excel y la fuente de sus superpoderes. Si es nuevo en Excel, aquí hay algunas funciones esenciales que debe aprender para administrar sus finanzas de manera efectiva.
1. SUMA
SUMA es quizás la función más utilizada en Excel y es aún más útil en finanzas. Le permite sumar un rango de celdas y obtener el total.
=SUM(values)Puede alimentar los valores directamente a la función SUMA o referirse a ellos como celdas y rangos.
Por ejemplo, puede usar la función SUMA para sumar las ventas totales de cada artículo en un período específico.
=SUM(D2:D8)En este ejemplo,
D2:D8 es el rango de celdas que contiene el valor de ventas que desea agregar. La función SUMA toma todos los valores en este rango y calcula las ventas totales de todos los artículos.2. PROMEDIO
La función PROMEDIO es otra función útil cuando se trata de números. PROMEDIO calcula el valor promedio de un rango de celdas.
=AVERAGE(range)Por ejemplo, puede usar la función PROMEDIO para calcular el precio promedio de diferentes artículos.
=AVERAGE(B2:B8)En esta fórmula, B2:B8 es el rango de celdas que contienen los precios de los artículos para los que desea calcular el promedio. La función PROMEDIO calculará el valor promedio de todos los números en ese rango y generará el precio promedio del artículo.
3. CONTAR
La función CONTAR cuenta el número de celdas que contienen un valor numérico.
=COUNT(range)Puede utilizar esta función para obtener el recuento de artículos que han tenido ventas. Si el recuento de ventas del artículo está en blanco o no es numérico, COUNT no lo contará.
=COUNT(C2:C8)En este ejemplo, COUNT revisa las ventas en C2:C8 y devuelve el número de artículos con ventas. El Producto A y el Producto D no tienen ventas, por lo que COUNT los omitirá.
Cero también es un número y COUNT lo incluirá en su salida. Como resultado, esta configuración solo funciona si no ingresa cero para artículos sin ventas y los deja en blanco en su lugar. Puede use COUNTIF y COUNTIFS para especificar condiciones personalizadas para las celdas que desea contar.
4. CONTAR.SI
COUNTIF es una versión más avanzada de COUNT. Donde COUNT solo cuenta las celdas con valores numéricos, COUNTIF cuenta las celdas que cumplen una condición específica.
=COUNTIF(range, criteria)En esta sintaxis, rango es el rango en el que desea que COUNTIF busque valores que cumplan con los criterios.
Puede usar COUNTIF para contar la cantidad de artículos que se vendieron más de una cantidad específica.
=COUNTIF(D2:D8, ">=600")En este ejemplo, COUNTIF revisa las ventas en D2:D8 y devuelve el conteo de artículos que se han vendido igual o más de $600.
5. SI
La función IF prueba una condición y devuelve un valor basado en el resultado de la prueba. Puede establecer salidas personalizadas para ambos resultados de la prueba.
=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)En la sintaxis, expresión_lógica es la condición que desea probar. SI regresará salida_si_verdadero o salida_si_falso, dependiendo de los resultados de la prueba. Puede anidar varias funciones IF unas dentro de otras para especificar varias condiciones.
Por ejemplo, puede usar la función IF para verificar si un artículo específico alcanzó su objetivo de ventas y devolver un mensaje basado en el resultado.
=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")En esta fórmula, D2 es la celda con las ventas totales de un artículo, y E2 es la celda con el objetivo de ventas de ese artículo. Si el valor en D2 es mayor o igual a E2, la función SI devolverá Meta cumplida. Si el valor en D2 es menor que E2, la función IF devolverá Objetivo fallido.
Puede arrastrar el controlador de autorrelleno sobre el resto de las celdas para rellenarlas. Para mayor énfasis, puede utilizar formato condicional en excel para mostrar los resultados de IF en distintos estilos.
6. BUSCARV
El Función BUSCARV puede encontrar un valor en una tabla y devolver el valor correspondiente en la misma fila.
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])En la sintaxis, valor de búsqueda es lo que quieres buscar, matriz de tabla es donde quieres mirar, y col_index_num es el número de columna de table_array que contiene el valor de retorno. rango de búsqueda es un argumento opcional que le permite decidir si desea buscar resultados aproximados. Ingresando VERDADERO permite coincidencias aproximadas e ingresar FALSO solo permite coincidencias exactas.
Por ejemplo, si tiene una tabla que contiene nombres y precios de productos y desea mostrar el precio de un producto en particular en otro lugar, puede usar la función BUSCARV.
=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)En este ejemplo, el Producto A en la celda A2 es el valor que desea encontrar en la tabla de referencia, L2:N8 es el rango de celdas que contiene la tabla, 2 es el número de columna que contiene los precios de los productos, y FALSO le dice a BUSCARV que devuelva una coincidencia exacta.
7. CONCATENAR
La función CONCATENAR une varios valores o celdas y los muestra en una sola celda.
=CONCATENATE(value1, [value2], ...)La sintaxis para CONCATENAR es sencilla. Llamas a la función e ingresas los valores que deseas unir, separados por una coma.
Puede utilizar esta función para combinar y resumir datos de varias celdas. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo con datos financieros de su empresa. Puede crear un resumen para cada artículo, incluida su etiqueta, la venta objetivo y la venta real.
=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")No se alarme por la longitud de esta fórmula. Todos los argumentos son del mismo tipo y representan partes de una oración completa. En esta fórmula, CONCATENATE toma el nombre del elemento de A2, la categoría de F2, el número de unidades vendidas de C2, y las ventas totales de D2. Las cadenas de texto conectan los valores para formar una oración.
Cuando se trabaja con fórmulas largas como esta, es importante prestar atención a las comas y comillas. Coloque las cadenas de texto entre comillas y vuelva a verificar que cierra cada comilla y coloca una coma entre los argumentos. Puede agregar espacios o símbolos como el signo de dólar a la cadena de texto antes o después del valor.
Haga crecer su negocio con Excel
La gestión y manipulación de datos financieros es fundamental para cualquier negocio; el tuyo no es una excepción. Excel es una potencia para este propósito. Con el conocimiento adecuado de las funciones y capacidades de Excel, puede convertir a Excel de un oponente intimidante en un amigable compañero de negocios.
Al dominar las funciones esenciales de Excel descritas aquí, estará en camino de administrar de manera eficiente las finanzas de su pequeña empresa. La práctica constante con Excel puede ayudarlo a convertirse en un experto en el uso de este programa y hacer crecer su negocio más allá de sus límites actuales.