9 herramientas para hacer que sus reuniones en línea sean más productivas

Conclusiones clave

• Use aplicaciones de programación como Calendly o Cal para planificar y programar reuniones fácilmente, teniendo en cuenta la disponibilidad de todos.
• Utilice herramientas como la supresión de ruido en la aplicación o aplicaciones como Krisp y Noise Blocker para garantizar llamadas nítidas y minimizar el ruido de fondo.
• Automatice las notas de sus reuniones con aplicaciones como Krisp, Magical o Supernormal, lo que permite que la IA transcriba y resuma sus llamadas para que pueda concentrarse en la conversación.

Aunque las reuniones son cruciales para que los equipos y las organizaciones funcionen sin problemas, a veces pueden ser ineficientes y obstaculizar la productividad. Las reuniones en línea a menudo están plagadas de frases como "Lo siento, llegué tarde", "No puedo oírte" y "¿Puedes repetir la última parte?".

Sin embargo, con las herramientas adecuadas, mantener la concentración a pesar de estas distracciones no es difícil. A continuación se presentan las mejores herramientas para garantizar una eficiencia óptima para sus reuniones en línea.

Programa como un profesional

La planificación y programación de reuniones puede ser abrumadora, dado que debe tener en cuenta la disponibilidad de todos. Descubrir el mejor momento para todos es especialmente desafiante con los trabajadores remotos de todo el mundo. Afortunadamente, algunas aplicaciones pueden hacer que las reuniones de planificación sean menos complicadas:

Calendly es una aplicación de programación intuitiva que ayuda a evitar reservas dobles. La aplicación le permite sincronizar varios calendarios, lo que garantiza que las personas solo vean las franjas horarias que son gratuitas y se pueden reservar. Con esto, puede revelar su disponibilidad mientras mantiene privados los detalles subyacentes de sus reuniones.

Al igual que Calendly, Cal también considera múltiples calendarios para mostrar espacios de tiempo libres. Además, Cal ofrece una opción de Equipos por una tarifa, donde puede agregar otros miembros a su equipo. Esto es ideal para reservar reuniones de equipo, ya que considera la disponibilidad de varias personas.

Magical es una extensión de Chrome que no solo puede sincronizar calendarios, sino que también es un asistente de reunión virtual completo. Magical puede planificar reuniones, crear enlaces de reserva y asegurarse de que nunca se pierda otra reunión. La extensión Magical se integra a la perfección con su navegador Google Chrome para mostrarle exactamente cuándo y cuál es su próxima reunión.

Tener llamadas cristalinas

Las reuniones virtuales dependen en gran medida de la claridad de la voz. En la comodidad de nuestros hogares, los ruidos como los de los niños, las mascotas, los electrodomésticos y el tráfico seguramente estarán presentes. Pero hay algunos métodos que puede probar para reducir estos ruidos durante sus llamadas:

4. Supresión de ruido en la aplicación

Muchos populares aplicaciones de reuniones en línea como Zoom, Microsoft Teams y Discord tienen funciones integradas de supresión de ruido. Con esto, debería poder suprimir la mayor parte del ruido de fondo sin necesidad de aplicaciones adicionales.

Krisp es una de las aplicaciones de supresión de ruido más populares. Reduce el ruido de fondo y mejora el audio que escucha al filtrar el ruido de fondo de otros participantes de la reunión. Krisp es fácil de configurar en la mayoría de los dispositivos y se integra a la perfección con la mayoría del software para reuniones.

Noise Blocker es otra excelente aplicación para la supresión de ruido. Esta aplicación le permite ajustar la intensidad y el umbral de supresión de ruido, lo cual es perfecto si prefiere mantener un poco de ruido ambiental. El único inconveniente es que Noise Blocker solo está disponible para Windows 10 y superior.

Automatice sus notas de reunión

Grabar partes de la reunión o anotar detalles importantes durante una llamada puede ser tedioso. También puede perderse la discusión en cuestión mientras toma notas. Aquí hay algunas aplicaciones que pueden externalice su toma de notas con IA, permitiéndole así estar plenamente presente en sus reuniones:

Además de su función de supresión de ruido de primer nivel, Krisp también puede proporcionar excelentes transcripciones de reuniones. Si ya tiene Krisp configurado para audio, crea automáticamente transcripciones y notas de reuniones y resume su llamada por usted.

Aunque Magical incluye un calendario de reuniones, eso no es todo. Magical puede unirse a sus llamadas como un asistente virtual que toma notas y ayuda a crear agendas basadas en reuniones anteriores. AI Notetaker transcribe las llamadas en tiempo real y genera rápidamente resúmenes de reuniones y próximos pasos.

Con el poder de la IA, Supernormal puede grabar y transcribir reuniones para que puedas concentrarte en la conversación. Puede generar notas detalladas, resaltar decisiones clave y documentar elementos de acción abordados durante la reunión.

Aproveche al máximo sus reuniones

Las herramientas mencionadas anteriormente pueden mejorar significativamente la eficiencia de sus reuniones. Al usar las aplicaciones y herramientas adecuadas, verá que crear un flujo de trabajo y un entorno de reunión que satisfaga perfectamente sus necesidades es relativamente fácil. Después de todo, no importa lo que necesites, ¡hay una aplicación para ello!

Estas aplicaciones pueden eliminar los bloqueos relacionados con el software, pero también debe considerar cómo aprovechar al máximo estas llamadas creando un entorno de apoyo para la discusión.