Cómo elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada

Si está trabajando en algo importante con un equipo pequeño o en un proyecto personal, es importante estar al tanto y organizar su flujo de trabajo. La mejor manera de hacerlo es invertir en una herramienta de gestión de proyectos. El uso de software especializado puede ayudar a agilizar su flujo de trabajo y mantener organizadas todas esas partes móviles.

Sin embargo, con tantas opciones disponibles, ¿cómo elegir la correcta? El primer paso es saber qué características y aspectos buscar. Concéntrese en lo que realmente le importa a usted y a su equipo. Piense en la funcionalidad, la flexibilidad, la interfaz, la seguridad y el soporte.

1. Características y funcionalidad

Antes de buscar una herramienta de gestión de proyectos, debe descubrir las características que lo ayudarán a hacer las cosas de manera eficiente. Hágase algunas preguntas antes de seguir adelante. Por ejemplo, ¿trabajarás solo o con un equipo? Si es lo último, ¿cuál es el tamaño y alcance de su equipo? ¿Qué herramientas necesita y de qué puede prescindir?

En general, querrá opciones para crear tareas, hitos, programaciones y cronogramas para mantener a todos al día. Cuanto más personalizables y flexibles sean estas herramientas, mejor. Algunas herramientas le permiten configurar tareas recurrentes, dependencias y notificaciones para mantener los proyectos en movimiento de manera eficiente.

Ciertas herramientas son más versátiles que otras. Por ejemplo, puedes utilizar ClickUp como herramienta de productividad personal así como para equipos pequeños. Entonces, el primer paso es evaluar las necesidades de su flujo de trabajo y luego elegir la herramienta que mejor se adapte a sus necesidades.

2. Una interfaz que realmente usará

Muchas herramientas de gestión de proyectos son muy versátiles y pueden adaptarse a diferentes situaciones. Por ejemplo, hay muchas cosas que puedes hacer con Notion, como tomar notas, crear listas de tareas pendientes o incluso crear un CRM personalizado. Si bien es quizás una de las mejores herramientas para la productividad, algunos pueden preferir algo más simple con lo que puedan sentirse cómodos rápidamente.

Si ese es el caso, busque un diseño simple e intuitivo que sea fácil de navegar con unos pocos clics. Las características deben ser fácilmente accesibles y no estar ocultas bajo capas de menús. Las viñetas, las listas numeradas y mucho espacio en blanco hacen que las instrucciones y la información sean fáciles de escanear.

La aplicación también debe incluir un panel que brinde una descripción general de las tareas, los horarios y las notificaciones para ayudarlo a estar al tanto de todo de manera eficiente. Recuerde, usará esta herramienta casi todos los días, así que encuentre algo que realmente le guste usar.

3. Opciones de personalización

La herramienta ideal debería brindarle un control completo sobre qué características y vistas son visibles para usted o su equipo. Algunos de ustedes pueden necesitar un tablero Kanban simple y una lista de tareas, mientras que otros prefieren tablas, gráficos y rastreadores de tiempo para ayudar a visualizar todos esos datos. De cualquier manera, las secciones deben ser personalizables y fáciles de habilitar o deshabilitar.

También debería poder agregar campos, vistas y filtros personalizados para realizar un seguimiento del progreso que realmente importa. Por ejemplo, es posible que desee etiquetar determinadas tareas con el nombre o el nivel de prioridad de un cliente. Del mismo modo, es posible que desee una vista personalizada que solo muestre las tareas de alta prioridad asignadas a su equipo.

4. Colaboración y Comunicación

La colaboración es la clave de cualquier buena herramienta de gestión de proyectos. Quiere algo que le permita trabajar fácilmente con los miembros del equipo y los clientes, para que todos puedan seguir el progreso y mantenerse informados. Asegúrese de que puede agregar usuarios y especificar su nivel de acceso.

Debería poder agregar administradores, miembros del equipo con diferentes permisos y clientes con acceso limitado. La asignación de tareas y plazos también debe ser simple. Cuando se asigna una tarea, el asignado debe ser alertado inmediatamente a través de una notificación. Aparte de eso, los miembros del equipo deberían poder comentar sobre tareas, compartir actualizaciones, hacer preguntas y compartir archivos fácilmente.

5. Flexibilidad

Una buena herramienta de gestión de proyectos es aquella que se adapta a sus necesidades a medida que su proyecto crece en alcance, complejidad y datos. La herramienta debería poder manejar este aumento de datos y complejidad sin comprometer el rendimiento o la colaboración.

Cuando expanda más el proyecto, eventualmente necesitará más herramientas para manejar todos los procesos. Como tal, es importante que la herramienta pueda integrarse bien con otro software, como aplicaciones para compartir archivos, servicios de correo electrónico y herramientas comerciales.

6. Accesibilidad móvil

Si ciertos miembros de su equipo trabajan de forma remota y no siempre tienen acceso a un espacio de trabajo dedicado, una aplicación móvil puede ayudarlos a mantenerse conectados desde casi cualquier lugar. Compruebe si la herramienta tiene una aplicación iOS o Android dedicada y si las funciones se transfieren de la experiencia de escritorio completa.

Como mínimo, los usuarios deberían poder responder a los comentarios, verificar las tareas asignadas y mantenerse al día con el progreso del proyecto mientras usan la aplicación móvil. Esto es un problema menor en estos días ya que algunos de las mejores herramientas de gestión de proyectos ya tienen aplicaciones móviles dedicadas que brindan una experiencia productiva.

7. Seguridad y privacidad de datos

Si bien muchas personas pueden pasar por alto el aspecto de la seguridad, es esencial cuando le confía a la herramienta datos, documentos e información confidenciales relacionados con el proyecto. Herramientas de cifrado como Las certificaciones SSL son muy importantes. Esto significa que sus datos y documentos están codificados para evitar el acceso no autorizado.

La autenticación de dos factores también es importante, ya que requiere no solo una contraseña, sino también un código enviado a su teléfono o una aplicación de autenticación. Esto hace que sea mucho más difícil para los piratas informáticos acceder a su cuenta.

Finalmente, busque herramientas de copia de seguridad y recuperación de datos. Es posible que los servidores de software se caigan o sean víctimas de ciberataques. Las copias de seguridad automáticas periódicas y un plan para que sus datos vuelvan a funcionar son vitales en esas situaciones.

8. Precios y Planes

Muchas herramientas de gestión de proyectos son de uso gratuito, pero la mayoría de ellas tienen funciones bloqueadas detrás de una suscripción. Es posible que pueda usar una determinada herramienta completamente gratis, pero tendrá acceso limitado a la cantidad de personas que puede agregar a bordo.

Asegúrese de que la herramienta que utilice tenga un precio razonable, de modo que se ajuste perfectamente al presupuesto de su proyecto. Mientras toma en cuenta el precio, revise las reseñas en línea para ver si la atención al cliente es buena. Desea un fácil acceso para chatear, llamar o enviar un correo electrónico a la empresa en caso de que algo salga mal.

Una herramienta de gestión de proyectos es muy importante para las empresas o personas que buscan construir algo con potencial de crecimiento en el futuro. Puede que no sea tan importante para los autónomos independientes, pero sigue siendo de gran ayuda para agilizar el flujo de trabajo y asegurarse de no incumplir los plazos.

La mejor parte es que muchas de estas herramientas son más que un simple software de gestión de proyectos. Puede usarlos para tomar notas, crear mapas de carreteras o incluso como calendario de trabajo. Esta funcionalidad todo en uno los convierte en un gran valor si puede encontrar los casos de uso correctos para cada característica.