8 consejos para organizar con éxito un seminario web

En estos días, muchos lugares de trabajo modernos se están alejando de las conferencias físicas más tradicionales que han sido la norma en el mundo corporativo durante muchos años. En cambio, han comenzado a adoptar la facilidad que pueden ofrecer los seminarios virtuales o webinars.

Los seminarios web le permiten reunirse con colegas en muchos lugares diferentes y son relativamente más fáciles de organizar que las reuniones físicas. Se adaptan a industrias con lugares de trabajo en gran parte remotos o híbridos. Antes de programar su primer o próximo seminario web, debe tener en cuenta algunas cosas para asegurarse de que sea un éxito rotundo.

1. Resalte el objetivo del seminario web

Solo puede organizar un seminario web fluido describiendo primero el propósito de la reunión virtual. Los seminarios web cumplen muchas funciones, como sesiones de intercambio de ideas en equipo, reuniones con clientes, presentaciones e incluso seminarios virtuales.

Resaltar los objetivos clave de su seminario web lo ayudará a seleccionar el mejor y más relevante contenido para la audiencia que asiste. También lo ayudará a realizar un seguimiento de la estructura general de su seminario web.

Debes delinear claramente tu objetivo; de lo contrario, su seminario web podría descarrilarse a medida que avanza. Esto es especialmente crucial si está organizando un seminario web por primera vez y quiere asegurarse de que funcione sin problemas y de manera efectiva.

2. Recopilar conocimientos sobre los asistentes para la relevancia

Saber con quién va a hablar es crucial, por lo que debe investigar y recopilar información sobre las personas que asistirán a su seminario web. Le ayudará a crear una conexión más personal con ellos y le permitirá saber qué partes de su presentación pueden o no resonar con ellos.

No basta con configurar una cámara web y hablar con ellos; usted también tiene que entender a sus asistentes. Del mismo modo, lo ayudará a interactuar con ellos y los alentará a participar con usted durante su seminario web.

Hay muchas herramientas disponibles para usted si está buscando organizar la agenda de su seminario web. Algunas herramientas divertidas podrían ayudar a que su seminario web sea mucho más interactivo.

La mayoría de las plataformas como Zoom, Google Meet y otras software alternativo de alojamiento de seminarios web tienen funciones que le permiten programar invitaciones con anticipación, y casi todos tienen una herramienta de chat a mano que brinda a sus asistentes una espacio para hacer comentarios, dar retroalimentación útil y hacer cualquier pregunta que puedan tener sin alterar el flujo de su presentación.

Estas y otras características, como la transcripción y herramientas para compartir pantalla, puede contribuir a que su seminario web sea más interactivo y mejor organizado.

4. Cree atractivas diapositivas de presentación

En general, las personas tienen períodos de atención cortos, por lo que definitivamente querrá evitar aburrir a los asistentes durante su seminario web. Puede hacer esto involucrándolos con diapositivas visualmente atractivas.

Tus diapositivas deben ser coloridas y concisas, para que sean más fáciles de seguir. También puede utilizar una amplia gama de ayudas visuales para ilustrar sus puntos, como gráficos y diagramas.

Otra excelente manera de mantener el atractivo de sus diapositivas es evitar fuentes innecesariamente pequeñas y agregar imágenes relevantes para su discusión en cada etapa de la presentación. Para su seminario web, puede compartir sus diapositivas utilizando la herramienta para compartir pantalla en su plataforma de seminario web preferida. Considere editarlos usando herramientas de presentación de diapositivas para el mejor impacto.

5. Hágalo interactivo con una sesión de preguntas y respuestas

A la gente le gusta sentirse vista y escuchada. Una excelente manera de conectarse con esto y aprovechar al máximo ese deseo es animar a sus asistentes a hacer preguntas y luego responderlas adecuadamente.

Esto no solo les da espacio para aclarar cualquier confusión que puedan estar experimentando con respecto al seminario web, sino que también los mantiene involucrados activamente. Puede programar su sesión de preguntas y respuestas durante breves descansos entre sus presentaciones o manejarlas después de concluir su seminario web.

Alternativamente, puede abordar cualquier pregunta que sus asistentes tengan para usted a medida que avanza en sus diapositivas. Sin embargo, esto podría interrumpir su flujo general.

6. Mantenga el contacto visual con la cámara de manera óptima

Se dice que los ojos son las ventanas del alma. Mantener un buen contacto visual con la cámara les da a los asistentes la impresión de que está hablando de manera más directa e íntima con ellos y les ayuda a mantener su atención durante el seminario web.

Configure su cámara para que pueda presentar sus diapositivas en una posición cómoda, lo que le permite mirar directamente a su cámara y no a su pantalla. Si usted es organizar un seminario web en un teléfono inteligente, deberá tener aún más cuidado al colocar la cámara.

7. Organice el seminario web en un espacio sin distracciones

Incluso las cosas aparentemente más intrascendentes podrían convertirse rápidamente en distracciones destructivas. Organizar un seminario web en un espacio de trabajo abarrotado o en un entorno abarrotado solo lo distraerá a usted y a sus asistentes.

Planifique dónde realizará su seminario web con anticipación, declutter cualquier espacio desordenado, tome nota de las posibles perturbaciones que puedan surgir y manéjelas antes de iniciar su sesión. También debe recordar silenciar cualquier dispositivo que no necesite durante su seminario web y apagar la función de notificaciones en su computadora personal.

8. Realice una ejecución de prueba antes del día del seminario web

Incluso si cree que su plan es perfecto, hacer una prueba antes de comenzar su seminario web no le hará daño. Una ejecución de prueba lo ayudará a detectar y eliminar cualquier cosa que pueda interrumpir el flujo de su presentación, asegurando que su seminario web se desarrolle sin problemas.

Puede compartir el enlace a su seminario web con un puñado de personas que pueden unirse como asistentes suplentes y brindarle comentarios sobre cosas como la calidad de audio y video, su entorno e incluso el atractivo general de su presentación.

También sería una excelente oportunidad para revisar su equipo y asegurarse de que funciona correctamente. No querrá que su cámara se incline en un ángulo extraño en medio de su presentación.

Organizar un seminario web impactante

Cualquiera puede realizar con éxito un seminario web impactante si considera estos consejos esenciales de alojamiento. Le permitirán organizar y estructurar su seminario web, alentar a los asistentes a participar activamente, evitar intrusiones o distracciones previsibles y aprovechar al máximo su equipo.

Siempre puede aplicar estos consejos en cualquier software de videoconferencia que utilice para su seminario web. Lo ayudarán a instalarse en la plataforma correctamente y garantizarán que el proceso se desarrolle sin problemas.