Cómo usar la herramienta de análisis rápido en Excel

La herramienta Análisis rápido en Excel le permite analizar y visualizar datos rápidamente en una hoja de cálculo. Le da acceso a funciones comunes de análisis de datos, sin necesidad de fórmulas o funciones complejas.

Al seleccionar los datos que desea analizar, puede acceder a la herramienta Análisis rápido haciendo clic en el botón Quick Ícono de análisis en la esquina inferior derecha de la selección o haciendo clic derecho y eligiendo Análisis rápido desde el contexto menú.

La herramienta Análisis rápido ofrece cinco (5) categorías con diferentes opciones de análisis. Profundicemos en cada categoría.

1. Formateo

Esta categoría ofrece barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Puede aplicar reglas de formato condicional para resaltar celdas según criterios específicos. Por ejemplo, puede resaltar valores por encima de un cierto umbral, identificar duplicados o enfatizar datos según reglas personalizadas.

2. Gráficos

Esto le permite crear varios tipos de gráficos, incluidos gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos agrupados y más. Recomienda varios tipos de gráficos en función de sus datos.

3. Totales

Esta categoría brinda opciones para calcular medidas estadísticas comunes para sus datos, como suma, promedio, conteo, mínimo, máximo, porcentaje total y más.

4. Mesas

La pestaña Tablas ofrece varias opciones para trabajar con tablas en Excel. Analiza automáticamente sus datos y sugiere configuraciones útiles de tablas dinámicas.

5. minigráficos

La herramienta de análisis rápido le permite crear pequeños gráficos en línea llamados minigráficos que representan visualmente tendencias y patrones en sus datos. La categoría Minigráficos ofrece opciones para crear minigráficos de líneas, columnas o ganancias/pérdidas.

Ahora, exploremos algunos escenarios en los que puede usar la herramienta Análisis rápido en Excel.

Obtener la suma de varias columnas o filas

Supongamos que tiene una hoja de cálculo de presupuesto con diferentes categorías de gastos, como alquiler, servicios públicos, comestibles y entretenimiento. Cada categoría tiene valores de gastos mensuales para diferentes meses. Desea obtener el gasto total para cada categoría. Estos son los pasos a seguir:

1. Seleccione todo el rango de celdas.
2. Clickea en el Análisis rápido icono en la esquina inferior derecha del rango seleccionado.
3. En el menú Análisis rápido, vaya a la Totales pestaña.
4. Seleccione el primero Suma opción (en azul). Esto agregará una nueva fila que muestra el gasto total para cada categoría.
5. Para calcular el gasto total por mes, seleccione el segundo Suma opción (en amarillo). Verá una nueva columna que muestra los gastos mensuales.

Cálculo del porcentaje total para filas/columnas

Usando la hoja de cálculo del presupuesto del ejemplo anterior, suponga que desea obtener el porcentaje total para cada categoría de gastos. Sigue estos pasos:

1. Seleccione el conjunto de datos.
2. Clickea en el Análisis rápido icono.
3. Ve a la Totales pestaña y seleccione la primera % Total opción.
4. Para obtener el porcentaje total de cada mes, seleccione el segundo % Total opción (en amarillo).

Formato de celdas que contienen texto específico

Supongamos que tiene un conjunto de datos que contiene una lista de empleados y sus respectivos departamentos. Desea utilizar la herramienta de análisis rápido para identificar empleados en el departamento de ingeniería.

1. Seleccione el rango de celdas que desea analizar.
2. Clickea en el Análisis rápido icono o presione Control + Q en tu teclado.
3. En el Formateo grupo, seleccione el El texto contiene opción.
4. En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese Ingeniería en el cuadro de texto y pulsa DE ACUERDO.

Las celdas que contienen el texto. Ingeniería ahora se resaltará con un estilo de formato predefinido.

Identificación de celdas con valores mayores que un valor especificado

Digamos que tiene una lista de estudiantes y sus puntajes de prueba correspondientes. Desea identificar y resaltar a los estudiantes que obtuvieron una puntuación superior 75. Siga los pasos a continuación:

1. Seleccione el rango de celdas que contienen los puntajes de las pruebas.
2. Clickea en el Análisis rápido icono o presione Control + Q en su teclado para abrir la herramienta Análisis rápido.
3. Haga clic en el Formateo pestaña y seleccione la Mas grande que opción.
4. En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese el valor del umbral (por ejemplo, 75) y especifique el formato.
5. Hacer clic DE ACUERDO para aplicar el formato. Esto resaltará todas las celdas con puntajes de prueba arriba 75.

Inserción de un gráfico (gráfico de líneas, agrupado, apilado o circular)

Consideremos un ejemplo en el que tiene un conjunto de datos que contiene datos de tráfico mensual del sitio web para diferentes canales de marketing. Puede usar la herramienta de análisis rápido para crear rápidamente un gráfico para visualizar las tendencias en el tráfico del sitio web a lo largo del tiempo. Así es cómo:

1. Seleccione el rango de celdas para el que desea crear un gráfico.
2. Clickea en el Análisis rápido icono.
3. Ve a la Gráficos pestaña. Verá los gráficos recomendados para sus datos.
4. Seleccionar Más Gráficos para ver todos los gráficos disponibles.
5. Obtenga una vista previa del gráfico y, una vez satisfecho, haga clic en DE ACUERDO para agregar el gráfico seleccionado.

Resaltar texto duplicado o único

Supongamos que tiene una hoja de cálculo con una lista de direcciones de correo electrónico de clientes en la columna A y montos de pedidos en la columna B. Desea identificar cualquier dirección de correo electrónico duplicada para garantizar la precisión de los datos. Use los pasos a continuación:

1. Seleccione la columna que contiene los datos que desea analizar (en este caso, el Correo electrónico del cliente columna).
2. Clickea en el Análisis rápido icono en la esquina inferior derecha del rango seleccionado.
3. Ve a la Formateo pestaña y seleccione la Valores duplicados opción. Esto resaltará todas las direcciones de correo electrónico que aparecen más de una vez.
4. Para resaltar las celdas con direcciones únicas, seleccione la Valores únicos opción. Esto resaltará todas las direcciones de correo electrónico que aparecen solo una vez en el conjunto de datos.

Deshacer formato condicional en un conjunto de datos

Estos son los pasos para eliminar formato condicional en excel utilizando la herramienta de análisis rápido:

1. Seleccione el rango de celdas que tienen aplicado el formato condicional.
2. Haga clic en el icono de Análisis rápido.
3. Clickea en el Formateo pestaña.
4. Dentro de la pestaña Formato, seleccione el Formato claro opción.

Estos son solo algunos ejemplos de casos de uso de la herramienta Análisis rápido en Excel. Explore las diversas opciones disponibles dentro de la herramienta para descubrir más formas de organizar tus hojas de cálculo en Excel.

La herramienta Análisis rápido proporciona una solución rápida para el análisis eficiente de datos en Excel. Con su interfaz intuitiva y funciones completas, puede generar gráficos rápidamente, aplicar formato y obtener información valiosa de sus datos. Si sigue los sencillos pasos y explora las diversas opciones dentro de la Herramienta de análisis rápido, puede ahorrar tiempo y mejorar la productividad.