OneDrive le brinda más espacio para crear, compartir y colaborar con hojas de cálculo de Excel.

Atrás quedaron los días en que editar y compartir documentos de Microsoft Excel requería infinitos hilos de correo electrónico e innumerables versiones de documentos guardadas en memorias USB. Hoy, al igual que todo lo demás en la web, se puede acceder, compartir, editar y cargar documentos de Microsoft Excel para que todos los vean con un solo clic, gracias a OneDrive.

¿Qué es OneDrive y cómo se usa?

OneDrive es el servicio en la nube de Microsoft que le permite almacenar, acceder, editar y compartir sus archivos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y una cuenta de Microsoft dedicada.

Está disponible para uso personal y uso laboral/escolar, llamado, en este caso OneDrive para el trabajo o la escuela.

Para crear una cuenta de OneDrive, todo lo que necesita hacer es crear una cuenta de Microsoft.

  1. Dirigirse a sitio web de microsoft.
  2. Localiza el Crea una cuenta botón y haga clic en él.
    3. instagram viewer
  3. Cree una cuenta nueva, que creará una nueva dirección de correo electrónico, o conecte una cuenta existente a Microsoft.

¡Estás listo! Ya sean viejos o nuevos, recuerde siempre estos consejos de seguridad para su cuenta de Microsoft. Una vez que haya creado su cuenta de Microsoft, inicie sesión y diríjase a su OneDrive almacenamiento en la nube.

Cómo crear y sincronizar una hoja de Microsoft Excel desde OneDrive

Es fácil crear y sincronizar una hoja de cálculo de Excel en línea directamente desde OneDrive. Así es cómo:

  1. Abre tu cuenta de OneDrive.
  2. Haga clic en +Nuevo > libro de excel.
  3. Ingrese los datos y edite su hoja de trabajo como desee.
  4. Vuelva a su cuenta de OneDrive para encontrar su hoja recién creada.
  5. Cambie el nombre de su archivo seleccionando su archivo y luego haciendo clic en Rebautizar.
  6. Escriba su nuevo nombre de archivo, luego haga clic en Rebautizar.
  7. Se cambia el nombre de su archivo, con una notificación en la esquina superior derecha de su tablero que confirma el cambio.
  8. Abra su archivo en Excel Web o Excel local haciendo clic en Abierto > Abierta en el navegador o Abierto > Abrir en Excel.
    • Abierta en el navegador: Esto abrirá Excel web en su navegador (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), lo que le permitirá realizar ediciones en línea.
    • Abrir en Excel: Esto abrirá su archivo en su software local de Excel, lo que le permitirá realizar ediciones localmente.

En ambos casos, su archivo está alojado y sincronizado en la nube. Es accesible en todos los dispositivos, se puede editar en cualquier momento y se puede compartir con cualquier persona con un enlace. Más sobre esto a continuación.

Cómo cargar y sincronizar una hoja de Microsoft Excel en OneDrive

Si necesita cargar una hoja de cálculo de Excel en OneDrive, esto es lo que debe hacer:

  1. Abre tu cuenta de OneDrive.
  2. Haga clic en Subir > archivos.
  3. Elija el archivo para cargar desde su computadora.
  4. Una vez que su archivo se haya cargado con éxito, aparecerá inmediatamente en su tablero. También aparecerá una ventana emergente en la esquina superior derecha de la pantalla.
  5. Nuevamente, abra su archivo seleccionándolo y luego haciendo clic en Abierto > Abierta en el navegador o Abierto > Abrir en Excel.
    • Abierta en el navegador: Esto abrirá Excel web en su navegador (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), lo que le permitirá realizar ediciones en línea.
    • Abrir en Excel: Esto abrirá su archivo en su software local de Excel, lo que le permitirá realizar ediciones localmente.

Como se mencionó anteriormente, su archivo está alojado y sincronizado en la nube. Es accesible en todos los dispositivos, editable en cualquier momento y se puede compartir con cualquier persona con el permiso de enlace correcto.

Cómo compartir su archivo OneDrive Microsoft Excel

Su hoja de trabajo ahora está creada y alojada en su OneDrive. Esto significa que su archivo se puede compartir y sincronizar: puede agregar colaboradores y realizar cambios en su archivo de forma instantánea y simultánea.

Para compartir su archivo y comenzar a colaborar, siga estos pasos:

  1. Seleccione su archivo y haga clic en Compartir.
  2. Elige entre dos opciones: Enviar enlace o Copiar link.Enviar enlace: le permite compartir el archivo por invitación. Se le pedirá que agregue el nombre de su(s) colaborador(es) (si están registrados en sus contactos), su(s) grupo(s) o su(s) correo(s) electrónico(s). También tiene la opción de agregar un mensaje que se mostrará junto con su invitación.Copiar link:Esto le permite copiar el enlace de acceso a su archivo haciendo clic en Copiar. Una ventana emergente le mostrará el enlace copiado. Luego podría comunicarlo a su (s) colaborador (es) por correo electrónico o cualquier otra herramienta de mensajería. Ahora que está familiarizado con las opciones para compartir, profundicemos en los permisos.
  3. Decide qué tipo de acceso otorgar a tus colaboradores antes de enviarles enlaces de acceso haciendo clic Cualquier persona con el enlace puede editar.
  4. Elige una de las opciones: Alguien o Gente especifica.
    • Alguien: Cualquier persona con el enlace tiene acceso a su archivo, ya sea que haya iniciado sesión o no. Si su colaborador comparte ese enlace con un tercero, ese tercero tendrá acceso al archivo.
    • Gente especifica: Las personas a las que hayas enviado el enlace deberán iniciar sesión en sus cuentas para acceder al archivo. Si se desconectan o inician sesión desde una cuenta diferente, no se otorgará acceso.
  5. A continuación, elija el tipo de acceso haciendo clic en Poder editar o Puedo ver bajo Más ajustes.
    • Poder editar: puede agregar y eliminar contenido, administrar permisos y compartir el archivo.
    • Puedo ver: solo puede ver el contenido del archivo, pero no puede realizar ningún cambio en el documento.
  6. Características opcionales:
    • Añadir una fecha de caducidad. Más allá de esa fecha, sus colaboradores no tendrán acceso al expediente.
    • Agregar una contraseña. Sus colaboradores deberán insertar una contraseña para acceder al archivo.

Dominar estos permisos es fundamental para garantizar que sus archivos permanezcan seguros y confidenciales. La buena noticia es que siempre puedes cambiar los permisos de enlace en OneDrive si es necesario.

OneDrive va más allá de Microsoft Excel solamente

Si bien analizamos cómo usar OneDrive con sus archivos de Excel, en realidad puede usarlo para mucho más: almacenamiento para sus documentos de correo electrónico, carpetas locales, documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y mucho más más. Inicie sesión en su cuenta y juegue para descubrir más formas de trabajar en la nube.