10 errores que hacen que su correo electrónico fuera de la oficina no sea profesional

Te encontrarás trabajando contrarreloj antes de irte de vacaciones. Como la mayoría de los empleados, debe delegar tareas, terminar entregas pendientes y organizar reuniones. Todas estas obligaciones podrían tomar una semana entera.

Teniendo en cuenta su agitada agenda, es posible que pase por alto tareas aparentemente menores pero críticas, como configurar correos electrónicos fuera de la oficina (OOO). Sí, tiene prisa, pero no copie y pegue las plantillas. Mantenga una imagen profesional y respetable incluso en su descanso evitando estos 10 errores en su correo electrónico de fuera de la oficina.

1. Abreviatura de fuera de la oficina como OOO

Use la abreviatura OOO con moderación. Si bien la mayoría de la gente sabe lo que significa, escribir "fuera de la oficina" parece más profesional. Mantiene un tono formal. Las personas conservadoras pueden incluso encontrar inapropiado el uso excesivo de abreviaturas en la comunicación comercial.

La misma regla se aplica a otras siglas. Siempre deletree su primera mención, solo use jerga después de definirlos explícitamente. Haz que sea lo más fácil posible entender tus correos electrónicos.

Puedes usar OOO en tu línea de asunto del correo electrónico si la frase completa es demasiado larga. Lo ideal es permanecer por debajo de los 60 caracteres.

2. Uso excesivo de chistes y juegos de palabras

Muchos empleados bromean en sus correos electrónicos de fuera de la oficina. Los comentarios ingeniosos sobre no responder porque están bebiendo margaritas o nadando con delfines son comunes. Es posible que incluso haya recibido algunos antes.

Si bien el humor eleva la moral y fomenta la camaradería, debe expresarlo con cuidado. Hay un momento y un lugar para las bromas en el lugar de trabajo. Y el envío masivo de juegos de palabras a través de mensajes de fuera de la oficina puede causar malentendidos, especialmente entre aquellos que apenas conoces.

Abstenerse de utilizar bromas en los correos electrónicos de fuera de la oficina. Puede enviarlas a compañeros cercanos, pero evite las bromas ofensivas sobre su empleador y compañeros de trabajo. Use bromas seguras para el trabajo o ninguna.

3. No indicar cuándo volverá a la oficina

Aunque es poco común, algunas personas olvidan mencionar su fecha de regreso en los correos electrónicos de fuera de la oficina. Usan plantillas genéricas o se enfocan en información innecesaria. Es un error poco profesional y costoso. Sus colegas incluso podrían pensar que no es confiable por pasar por alto detalles tan cruciales.

Para garantizar la claridad, desglose su disponibilidad. Indique sus fechas de ausencia y regreso, luego establezca períodos en los que se conectará para responder mensajes de trabajo. Los horarios detallados minimizan el riesgo de correos electrónicos no solicitados o mal dirigidos.

4. No especificar qué constituye una situación de emergencia

Defina explícitamente lo que constituye una emergencia si adjunta números de contacto alternativos en su correo electrónico de fuera de la oficina. Decir: "¡Envía un mensaje de texto en caso de emergencia!" es vago Algunos destinatarios pueden traspasar los límites y bombardearlo con solicitudes relacionadas con el trabajo, interrumpiendo su descanso.

Para mayor claridad, proporcione ejemplos de incidentes que probablemente sucedan. Especifique los canales apropiados para inquietudes y protocolos que no sean urgentes cuando le envíen mensajes directamente. Y no dude en ignorar a los compañeros de trabajo que ignoren estas instrucciones.

5. Informar a todos sobre su número de emergencia

Deje de adjuntar sus números de contacto a todos sus correos electrónicos fuera de la oficina. Algunas personas seguirán sobrepasando los límites incluso si establece protocolos e instrucciones claros. Desafortunadamente, no todos respetan los descansos de sus compañeros de trabajo.

En lugar de discutir con estas personas, limita por completo tu interacción con ellas. No les des tus datos de contacto. Confíe su número a algunas personas cuidadosamente seleccionadas con las que se lleva bien dentro y fuera de la oficina.

Asigne una persona de contacto temporal en lugar de enviar su información de contacto personal en masa. Pídales que manejen sus mensajes durante su licencia. Deben organizar las tareas pendientes para que puedas empezar a trabajar rápidamente al volver a la oficina.

En casos como estos, contratar a un asistente personal es conveniente. Si no puede obtener uno, pregunte a sus compañeros de trabajo si podrían responder sus mensajes de trabajo temporalmente. Sólo asegúrese de seguir el proceso adecuado. Volcar su carga de trabajo en subordinados al azar es abusivo e injusto.

7. Compartir demasiados detalles sobre por qué está de baja

La transparencia en el lugar de trabajo es admirable, pero compartir demasiado en correos electrónicos fuera de la oficina lo hace parecer poco profesional. Mantén tu vida personal en privado. La mayor parte de su mensaje debe comprender su fecha de regreso y el punto de contacto temporal, no la razón por la que se ausenta.

Además, no le debes una explicación a tus compañeros. Mantenga en secreto la razón por la que se toma un descanso, a menos que afecte las operaciones comerciales. Digamos que su pareja se somete a una cirugía. Simplemente diga que tiene algunos asuntos personales que atender en lugar de contarles a todos sobre la emergencia médica.

8. Decir que revisará su bandeja de entrada de forma intermitente

Evite decir que revisará sus mensajes. Ofrecer disponibilidad continua fuera de consideración anula el propósito de enviar correos electrónicos de fuera de la oficina. Es posible que los destinatarios ni siquiera respeten su permiso. Pensarán que está bien llamarte y enviarte un mensaje como lo hacen regularmente.

Cíñete a la fecha de regreso especificada. Por supuesto, puede revisar su bandeja de entrada, responder mensajes críticos y administrar tareas, pero nunca garantizar su disponibilidad. Sus compañeros de trabajo no tienen control sobre sus asuntos personales.

9. Reciclaje de las mismas plantillas genéricas de fuera de la oficina

Los trabajadores ocupados tienden a reciclar sus correos electrónicos de fuera de la oficina. Simplemente copiarán y editarán sus mensajes antiguos, ahorrándoles la molestia de escribir desde cero. Aunque conveniente, parece perezoso. Algunos destinatarios pueden incluso sentir que les enviaste un mensaje como una ocurrencia tardía.

En su lugar, demuestre profesionalismo redactando nuevos correos electrónicos OOO cada vez que se vaya de licencia. Escribir no requiere tanto tiempo como podrías temer. Incluso podría inspirarse en plantillas en línea o ChatGPT al escribir correos electrónicos difíciles—Simplemente no los copie y pegue.

10. Solo envío de correos electrónicos de fuera de la oficina a través de una plataforma de comunicación

Configure mensajes de fuera de la oficina en todas sus plataformas de trabajo. Con las empresas modernas maximizando las herramientas digitales, hoy en día es común que los trabajadores de oficina hagan malabarismos con múltiples canales de comunicación. Usan diferentes aplicaciones para correos electrónicos, mensajes instantáneos y videollamadas. Cubra todas estas plataformas para comunicar su licencia de manera eficiente; de lo contrario, es posible que algunos no reciban su nota.

Además, varíe sus mensajes de fuera de la oficina. Los correos electrónicos requieren una redacción formal, pero puede seguir un enfoque informal en las aplicaciones de mensajería instantánea. Digamos que su oficina usa Slack. En lugar de pegar el mismo correo electrónico de fuera de la oficina, redacte un mensaje breve y relajado y actualice el estado de su perfil a "Ausente".

Administrar múltiples aplicaciones de trabajo es ineficiente. Mayoría los trabajadores pierden horas alternando entre plataformas—optimice su sistema de gestión de tareas.

Nunca envíe otro correo electrónico no profesional de fuera de la oficina

Esfuércese por obtener un correo electrónico personalizado fuera de la oficina. Debe responder a las preguntas que puedan formular sus supervisores, socios y compañeros. De esa manera, su ausencia no afectará las operaciones comerciales.

E intente usar nuevas líneas de cierre para que sus correos electrónicos fuera de la oficina sean aún más profesionales. Decir: “¡Espero saber de usted!” suena distante. Sus destinatarios de correo electrónico apreciarán una salida personalizada pero apropiada para el trabajo.