¿Tiene datos que se distribuyen en varias columnas? Aprenda a usar la función TOCOL para combinarlo todo en una sola columna rápidamente.

Microsoft Excel cuenta con una variedad de formas de convertir sus datos en información valiosa, y una vez que haya aprendido a hacerlo, puede ser fácil sumergirse en sacar el máximo provecho de su hoja de cálculo.

Pero, ¿qué sucede si sus datos no están listos para usarse de inmediato? ¿Qué pasa si te lo han dado en un desorden desorganizado? Afortunadamente, Excel ofrece funciones para reorganizar rápidamente sus datos, y una de estas herramientas es la función TOCOL.

¿Qué es la función TOCOL en Microsoft Excel?

La función TOCOL transforma un conjunto específico de datos, o una matriz, en una sola columna. Reorganizar conjuntos de datos en columnas sería una tarea desafiante y que llevaría mucho tiempo realizar manualmente, especialmente si está buscando limpiar espacios en blanco o errores, que esta fórmula tiene en cuenta.

Comprender la sintaxis de la función TOCOL

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La sintaxis completa de la función TOCOL se muestra de la siguiente manera:

=TOCOLO(formación, [ignorar], [escanear_por_columna])

La función TOCOL contiene tres argumentos. El formación El argumento especifica las celdas que se reordenarán en una columna.

Si bien no es obligatorio, puede especificar si las celdas se pueden omitir (y bajo qué criterios) a través de la ignorar argumento. El argumento ignorar permite cuatro criterios:

  • "0", el valor predeterminado, mantiene todos los valores.
  • "1" le dice a la función que excluya las celdas en blanco.
  • "2" indica a la función que excluya las celdas que contienen errores (como "¡#NOMBRE!" o "¡#VALOR!", por ejemplo).
  • "3" indica a la función que ignore tanto las celdas en blanco como las celdas con errores.

Puede instruir a Excel sobre cómo compilar la columna a través de la opción escanear_por_columna argumento. Si se incluye este argumento y se establece en VERDADERO, la función agregará los valores en orden vertical, columna por columna. Si el argumento se establece en falso o no se incluye en la función, TOCOL agregará valores en orden horizontal, fila por fila.

Aquí hay un ejemplo de la diferencia, como se muestra a través de una matriz de días calendario con celdas en blanco excluidas:

Las funciones que forman parte de una matriz se trasladarán a la nueva columna. Sin embargo, es una buena idea verificar dos veces y asegurarse de que se resuelvan correctamente, ya sea que se trate de un función lógica simple en Excel o algo más inusual, como una de las funciones CONTAR para análisis de alto nivel.

Uso de la función TOCOL en Microsoft Excel

Configuremos un ejemplo en el que tenemos una serie de datos desordenados que nos gustaría organizar mejor. En su mayoría son números, pero también incluye algunos espacios en blanco y errores que no nos son útiles.

Para convertir esta matriz en una columna, haga clic en la celda H2, y dentro de la celda o la barra de fórmulas, escriba la fórmula a continuación y presione Ingresar.

=TOCOL(B2:F5)

Vemos que nuestra matriz se ha convertido en una columna, pero notamos que los errores aún están presentes. Los espacios en blanco en la matriz original se han llenado con ceros. Sin embargo, podemos editar fácilmente la fórmula para eliminar esos problemas.

Haga clic en la celda J2, y dentro de la celda o la barra de fórmulas, escriba la fórmula a continuación y presione Ingresar.

=TOCOL(B2:F5,3)

Esta es la misma fórmula que la siguiente en H2, excepto que agrega el argumento "ignorar", establecido en el valor "3", "ignorar espacios en blanco y errores", para eliminar esas entradas de nuestro nuevo conjunto de datos. La única entrada alfanumérica que queda no es realmente un error; solo sirve como una forma de mostrar que esta fórmula funciona tanto con valores de texto como numéricos.

Organice fácilmente sus datos para mejorar la productividad

Los datos desordenados a veces pueden parecer un obstáculo inesperado para la productividad de su hoja de cálculo en Excel. Pero con funciones como la función TOCOL, no tiene por qué ser así. Puede reorganizar rápida y fácilmente sus datos para que sea más manejable trabajar con ellos, sin que esto lo retrase o lo aleje de otras tareas.

También hay muchas otras formas de organizar y limpiar su hoja de cálculo, potenciando su trabajo y haciendo que sus hojas sean ágiles y comprensibles.