Una guía completa de las más de 15 aplicaciones de Google Workspace

Google Workspace (anteriormente G Suite) es un conjunto integrado de aplicaciones web diseñadas para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la productividad de las personas, los equipos y las empresas.

Probablemente esté familiarizado con algunas de las aplicaciones populares de Google Workspace, como Gmail y Google Docs. Pero es posible que no sepa que actualmente hay 18 aplicaciones en este espacio de trabajo, cada una con un propósito único y ofreciendo una gran cantidad de funciones para aumentar su eficiencia y colaboración con los demás.

En este artículo, profundizaremos en cada una de estas aplicaciones, lo que hacen y discutiremos algunas de sus mejores características.

Gmail es una herramienta de correo electrónico que le permite crear direcciones de correo electrónico únicas (que terminan en at_gmail.com o un dominio personalizado) para enviar y recibir correos electrónicos. También puede usar funciones como bandeja de entrada prioritaria, filtros, favoritos y etiquetas para administrar sus correos electrónicos y reducir el desorden. Crear una cuenta de Gmail es gratis y, si aún no tienes una, puedes aprender a

configurar una nueva cuenta de Gmail para usted o para otros.

Las mejores funciones de Gmail:

• Deshacer el envío de un mensaje hasta 30 segundos después de hacer clic en "enviar".
• Se integra a la perfección con otras aplicaciones de Workspace como Drive, Calendar y Meet.
• Algoritmos avanzados de filtrado de spam para identificar y filtrar automáticamente los correos electrónicos maliciosos.
• Personalice su Gmail conectándose con aplicaciones externas del Marketplace de Google Workspace.

Google Meet (anteriormente Hangouts) es la versión de Google de Zoom, una herramienta de videoconferencia para organizar reuniones virtuales y seminarios web con amigos, compañeros de trabajo o clientes. Puede iniciar una reunión al instante, crear una para más tarde o programarla en Google Calendar. Si necesita ayuda sobre cómo hacer esto, consulte este guía completa para organizar reuniones en Google Meet.

Las mejores características de Google Meet:

• Funciones de interacción como levantar la mano, enviar emojis y chatear.
• Comparta documentos, presentaciones de diapositivas y otros documentos mediante la función de pantalla compartida.
• Proporciona subtítulos en tiempo real en más de 10 idiomas, incluidos inglés, francés e italiano, y se agregarán más.
• Una biblioteca completa de efectos visuales para aplicar filtros y desenfocar o cambiar el fondo.

Google Chat es una herramienta de mensajería que actúa como un centro centralizado para una comunicación y colaboración fluidas dentro del ecosistema de Google Workspace. Permite que los equipos se conecten, comuniquen y compartan archivos en tiempo real, fomentando debates eficientes sobre proyectos y mejorando la productividad.

Las mejores características de Google Chat:

• Se integra con Drive, Docs, Sheets y Slides para crear y compartir archivos.
• Una característica nativa de Tareas para crear y asignar tareas a los miembros del equipo.
• Tenga chats de video iniciando una reunión instantánea con la función Agregar reunión de video.
• Reciba notificaciones por correo electrónico cuando alguien lo mencione (usando @menciones) o le envíe mensajes directos.

Google Calendar es una herramienta que le permite programar eventos, coordinar reuniones y realizar un seguimiento de los plazos importantes. Puede crear varios calendarios para diferentes aspectos de su vida personal o profesional y alternar entre calendarios para ver eventos específicos o tener una visión general de todas sus actividades.

Las mejores características de Google Calendar:

• Comparta calendarios con otras personas para que puedan ver o programar citas.
• Configura recordatorios personalizados para recibir alertas (vía móvil o correo electrónico) antes de eventos o tareas.
• Se sincroniza perfectamente con la aplicación Calendario en su dispositivo móvil, para que pueda mantenerse conectado y actualizado.
• Acceda a calendarios prefabricados con días festivos nacionales para cada país y agréguelos fácilmente a su calendario.

Google Drive es una plataforma de almacenamiento en la nube que permite a las personas, los equipos y las empresas almacenar, acceder y compartir archivos desde cualquier dispositivo, siempre que tenga una conexión a Internet. Cualquier archivo que cree en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google se almacena automáticamente aquí. También puede cargar archivos desde su computadora y administrar todos sus documentos agrupándolos en carpetas y subcarpetas.

Las mejores funciones de Google Drive:

• Ofrece 15 GB de espacio de almacenamiento para usuarios gratuitos, que se comparte en Google Drive, Gmail y Google Photos.
• Vea y edite sus archivos sobre la marcha con la aplicación móvil de Drive, disponible en dispositivos Android e iOS.
• Ofrece acceso sin conexión a sus archivos, para que pueda trabajar en ellos sin una conexión a Internet; los cambios se sincronizan automáticamente cuando se vuelve a conectar a Internet.

Google Docs es la versión de Google de Microsoft Word, una herramienta de procesamiento de texto basada en la nube que permite a los usuarios crear, editar y colaborar en documentos en tiempo real. Tiene más de 50 plantillas que abarcan múltiples categorías, incluidos currículums, cartas comerciales, propuestas y planes de lecciones, lo que facilita comenzar con su documento en poco o nada de tiempo.

Las mejores características de Google Docs:

• Una interfaz simple e intuitiva que facilita a los usuarios de todos los niveles orientarse.
• Una amplia gama de opciones de formato, desde la personalización de estilos de texto hasta la generación de una tabla de contenido, para crear documentos de aspecto profesional.
• La función de historial de revisión facilita el seguimiento de cambios, la revisión de ediciones y la restauración de contenido anterior si es necesario.

Google Sheets es la versión de Google de Microsoft Excel, una aplicación de hoja de cálculo basada en la nube para editar y analizar datos de manera organizada y colaborativa. Puede ingresar datos manualmente o importar grandes conjuntos de datos desde múltiples formatos de archivo, incluidos CSV, TSV, XLSX, TXT, HTML y ODS.

Las mejores características de Google Sheets:

• Extensas fórmulas y funciones para realizar manipulaciones de datos, cálculos complejos y análisis estadístico.
• Tiene funciones de visualización de datos como gráficos, mapas de calor, minigráficos y tablas dinámicas.
• Vincule tablas y gráficos de Excel en Documentos y Presentaciones de Google y actualícelos con solo hacer clic en un botón a medida que cambian los datos de origen.

Google Slides es la versión de Google de Microsoft PowerPoint, una herramienta de presentación basada en la nube que le permite crear, editar y realizar presentaciones atractivas. Puede agregar notas del orador, que pueden ser útiles para organizar sus pensamientos o pistas durante una presentación. La vista de presentador proporciona una pantalla independiente que muestra las notas del orador, la diapositiva actual y las próximas diapositivas, lo que le ayuda a ofrecer una presentación fluida.

Las mejores características de Google Slides:

• Involucre a su audiencia realizando encuestas en vivo y sesiones de preguntas y respuestas.
• Exporte diapositivas en múltiples formatos, como PPTX, PDF, TXT, JPG, PNG, ODP y SVG.
• Tiene más de 20 plantillas (y más de otros sitios web) que abarcan múltiples categorías como presentación, propuesta, estudio de caso, planes de lecciones y tarjetas didácticas.

Google Forms es un generador de formularios versátil que le permite crear y distribuir encuestas, cuestionarios, cuestionarios, aplicaciones y formularios de comentarios en línea. Además del texto, puede agregar imágenes y videos a sus formularios, cambiar esquemas de color e incluso insertar su propio logotipo. Puede compartir el formulario a través de un enlace, incrustarlo en un sitio web o incluso enviarlo directamente a direcciones de correo electrónico específicas.

Las mejores funciones de los formularios de Google:

• Defina las preguntas requeridas, aplique formatos específicos (como direcciones de correo electrónico o URL) y limite las opciones de respuesta a un rango o patrón en particular.
• Cree bifurcaciones o salte la lógica en sus formularios, guiando a los encuestados a diferentes secciones en función de sus respuestas.
• Todas las respuestas se actualizan en tiempo real en la pestaña Respuestas de los formularios.
• Las respuestas se pueden exportar a Google Sheers (para un análisis más detallado) con solo hacer clic en un botón.

Google Sites es una herramienta de creación de sitios web que le permite diseñar y publicar sitios web fácilmente. Tiene una interfaz de arrastrar y soltar fácil de usar que facilita agregar y organizar diferentes elementos en su sitio web. Estos elementos incluyen cuadros de texto, imágenes, videos, archivos de Google Drive y contenido incrustado a través de URL o código.

Las mejores características de los sitios de Google:

• Los sitios web creados en Google Sites son responsivos.
• Tiene más de 15 plantillas personalizables en categorías como carpeta de estudiante, boda, salón y restaurante.
• Función de búsqueda integrada que permite a los visitantes buscar contenido específico dentro de su sitio web.
• Se integra con Google Analytics para rastrear y analizar el tráfico del sitio web y el comportamiento del usuario.

Google Keep es una aplicación para tomar notas que le permite anotar rápidamente notas, ideas o recordatorios. Puede crear notas de texto, agregar listas de verificación, agregar imágenes e incluso agregar dibujos y bocetos sobre la marcha. La simplicidad y la velocidad de esta aplicación la hacen conveniente para capturar información cuando llega la inspiración.

Las mejores características de Google Keep:

• Agregue etiquetas codificadas por colores a sus notas para categorizar y organizar sus notas visualmente.
• Establezca recordatorios basados ​​en la hora y la ubicación en sus notas y reciba notificaciones que lo ayuden a estar al tanto de sus tareas.
• Utilice la función Archivar para ocultar notas de la vista principal y minimizar el desorden.
• Sus notas se sincronizan automáticamente, lo que le permite acceder a ellas y editarlas desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Google Apps Script es una plataforma de secuencias de comandos basada en JavaScript que le permite ampliar la funcionalidad de las aplicaciones de Google Workspace. Esto le permite agregar nuevas funciones como menús personalizados, cuadros de diálogo, funciones personalizadas e incluso llevar a cabo la automatización de tareas para mejorar su experiencia de usuario.

También puede crear complementos para aplicaciones de Google Workspace y publicarlos en Workspace Marketplace para que otros los utilicen.

Las mejores funciones de Google Apps Script:

• Apps Script admite la colaboración, lo que permite que varios usuarios trabajen juntos en el mismo script o proyecto.
• Proporciona capacidades de prueba y depuración, incluido el registro, los puntos de interrupción y el manejo de errores.
• Una comunidad de desarrolladores activa que comparte fragmentos de código, tutoriales y mejores prácticas.

Google Cloud Search es una megaherramienta de búsqueda avanzada que permite a las empresas buscar y recuperar datos de todo Aplicaciones de Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sites, Keep, etc.) y aplicaciones de terceros, con una sola búsqueda consulta. Esto es mucho más fácil y rápido que ejecutar una consulta de búsqueda individual dentro de cada una de las aplicaciones de Workspace.

Las mejores funciones de Google Cloud Search:

• Es súper rápido e inteligente: puede encontrar rápidamente la información exacta que está buscando utilizando sugerencias de autocompletar e incluso si hay algunos errores en su consulta de búsqueda.
• Brinda una vista previa de los resultados de la búsqueda, lo que le permite ver rápidamente el contenido y encontrar lo que está buscando sin abrirlo en una aplicación separada.
• Opciones de filtro avanzadas (como rango de fechas, tipo de archivo, ubicación, etc.) para reducir rápidamente los resultados de búsqueda.

Google Jamboard es una herramienta de pizarra digital que permite a las personas y equipos tomar notas, dibujar diagramas, intercambiar ideas y colaborar visualmente desde cualquier lugar. Está equipado con herramientas de dibujo, notas adhesivas, formas, un cuadro de texto y un puntero láser, lo que facilita la expresión creativa de sus ideas.

Las mejores características de Google Jamboard:

• Interfaz súper simple e intuitiva que es fácil de navegar incluso para usuarios nuevos.
• Cambie el fondo del lienzo utilizando cualquiera de las plantillas prefabricadas o cargando una imagen personalizada.
• Descargue cada cuadro a su computadora como una imagen o archivo PDF.

Google Admin es un portal administrativo para administrar usuarios y dispositivos registrados en su cuenta comercial. Puede agregar nuevos usuarios, actualizar la información de los usuarios y organizar a los usuarios en unidades organizativas para facilitar la administración.

Las mejores características de Google Admin:

• Administre el almacenamiento de datos y la configuración para compartir dentro de Google Drive a nivel organizacional.
• Controle el acceso a las aplicaciones de Workspace habilitando o deshabilitando aplicaciones específicas para los usuarios y administrando la configuración de las aplicaciones y los permisos de acceso.
• Configure los ajustes de la organización, como la personalización de logotipos y colores comerciales, la configuración del inicio de sesión único (SSO) y la administración de aplicaciones de terceros.

Google Endpoint es la función de gestión de seguridad de la aplicación Google Admin que protege los datos y los dispositivos que se utilizan en su empresa frente a las ciberamenazas. Garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información y le permite borrar datos de forma remota cuando sea necesario.

Las mejores funciones de Google Endpoint:

• Bloquee o elimine de forma remota los datos de los dispositivos empresariales perdidos o robados.
• Asegure los dispositivos en sus negocios sin importar su sistema operativo.
• Aplique políticas de seguridad y controles de acceso, como establecer requisitos de contraseña y habilitar la autenticación de dos factores.

Google Vault es una herramienta de almacenamiento y retención de datos que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y ayuda a facilitar los procesos de descubrimiento electrónico cuando surge la necesidad. Además de la retención, los administradores pueden buscar o exportar datos de las aplicaciones de Google Workspace, incluso cuando dichos datos hayan sido eliminados por usuarios individuales.

Las mejores funciones de Google Vault:

• Establezca políticas de retención para retener automáticamente los datos durante un período de tiempo específico.
• Coloque retenciones legales en cuentas de usuario o unidades organizativas específicas, asegurándose de que los datos asociados con esas cuentas no se puedan eliminar.
• Opciones de búsqueda avanzada, incluida la búsqueda por criterios específicos como remitente, destinatario, intervalo de fechas, palabras clave y etiquetas.
• Exporte datos de Google Vault en formatos estándar como PST (para correos electrónicos) y MBOX (para chats).

Google Work Insights es una herramienta de análisis que le permite realizar un seguimiento de cómo los usuarios de su empresa utilizan las aplicaciones de Workspace. Esto le brinda información sobre la actividad de los usuarios, el uso de aplicaciones y los patrones de colaboración, para que pueda optimizar la productividad y las estrategias de colaboración en su empresa.

Las mejores características de Google Work Insights:

• Filtre la información por unidades organizativas específicas (también conocidas como departamentos, grupos o equipos) y períodos de tiempo.
• Realiza un seguimiento de si los usuarios utilizan activamente las aplicaciones de Google Workspace fuera del horario laboral y los fines de semana.
• Visualizaciones interactivas que presentan métricas clave con gráficos coloridos, lo que facilita la identificación rápida de tendencias y patrones de usuarios.

Trabaje de forma más inteligente, rápida y eficiente con las aplicaciones de Google Workspace

Ahora que está familiarizado con las funciones de las 18 herramientas incluidas en Google Workspace suite, puede aprovechar todo el potencial de cada herramienta para elevar tanto el personal como el equipo productividad.

A medida que la tecnología evoluciona, Google Workspace se mantiene a la vanguardia y lanza periódicamente nuevas funciones y actualizaciones, por lo que es esencial mantenerse actualizado y adaptarse a los últimos avances. Y si aún encuentra que Google Workspace no es su taza de té, hay otras alternativas que vale la pena explorar.