8 consejos para aprovechar al máximo su aplicación para tomar notas

Tomar notas es una habilidad esencial que lo ayuda a organizar sus pensamientos y tareas, y a progresar en el trabajo de manera eficiente. Y con su teléfono inteligente o computadora portátil como su compañero diario, tomar notas sobre la marcha es más fácil que nunca.

Si bien hay varias aplicaciones para tomar notas disponibles, cada una con funciones únicas, la mayoría de estas herramientas también comparten características similares. Independientemente de la aplicación para tomar notas que utilice, aquí hay algunos consejos para ayudarlo a aprovecharla al máximo.

Siempre habrá momentos en los que necesite anotar rápidamente una idea o información importante. Sin embargo, su aplicación para tomar notas puede volverse desordenada rápidamente si no tiene una forma de organizar sus notas, y ¿de qué serviría si no pudiera encontrar la información cuando la necesita? La mayoría de las aplicaciones para tomar notas ofrecen varias formas de organizar sus notas, incluidas carpetas y etiquetas.

Las carpetas son excelentes para agrupar notas o temas relacionados y mantenerlos separados de otras notas. Por ejemplo, puede crear carpetas para el trabajo, la escuela, la lectura o las películas, y almacenar todas las notas relacionadas en cada carpeta. Si usa carpetas específicas más que otras, puede darles un asiento de primera fila marcándolas como favoritas o agregándolas a la barra lateral de la aplicación.

Las etiquetas son otra forma útil de organizar sus notas, ya que le permiten agregar palabras clave a cada nota que luego puede usar para buscar y ordenar sus notas. Por ejemplo, si etiqueta varias notas con una fecha específica, puede recuperar rápidamente todas las notas relacionadas con esa fecha, independientemente de sus carpetas.

2. Use una convención de nomenclatura consistente

Está muy bien ordenar sus notas usando carpetas y etiquetas, pero si no tiene una convención de nomenclatura consistente para sus notas, será difícil diferenciarlas.

¿Con qué frecuencia ha buscado una nota basándose en el nombre que pensó que tenía, solo para encontrar varios documentos con títulos similares o nada? La mejor manera de evitar esto es usar un sistema de nombres simple y consistente.

Algunas mejores prácticas para nombrar sus notas incluyen:

1. Use un formato simple y consistente (por ejemplo, AAAAMMDD_Título).
2. Incluya palabras clave cortas y significativas en el título para que sea fácil buscarlas más adelante.
3. Evite caracteres especiales como !, ?, o * ya que pueden ser difíciles de buscar.
4. Use una versión abreviada y común del tema si es largo (por ejemplo, "Fin_Strat" ​​para "Estrategias financieras").

Al seguir estas prácticas recomendadas o crear las suyas propias, puede desarrollar un sistema de nombres predecible que hace que sea mucho más fácil encontrar las notas que necesita cuando las busca. Lo más importante es ser constante y utilizar un sistema que funcione para usted.

3. Aproveche la grabación de voz

Algunos de las mejores aplicaciones para tomar notas ofrecen funciones de grabación de voz que le permiten grabar notas de audio, lo que le permite capturar ideas incluso cuando no tiene tiempo para escribirlas. Esta característica podría ser útil durante reuniones o conferencias en las que desea capturar todos los detalles pero no puede escribir tan rápido como habla el orador.

Del mismo modo, si, por alguna razón, no puede escribir sus notas, tal vez porque sus manos están ocupadas con otra cosa, luego puede aprovechar la función de voz a texto de su teléfono para dictar rápidamente ideas en su toma de notas aplicación Ambas características pueden ahorrarle tiempo y hacer que sea más fácil capturar sus pensamientos sobre la marcha.

4. Proteja sus notas con un código de acceso

Su aplicación de notas probablemente contenga información personal y profesional confidencial, como contraseñas, detalles de contacto o registros financieros. Para garantizar que estos datos permanezcan seguros y aprovechar al máximo su aplicación para tomar notas, es importante proteger sus notas con un código de acceso seguro.

De esta manera, incluso si alguien más puede acceder a su teléfono inteligente, no podrá acceder a esta información. Debería encontrar esta función en la configuración de la mayoría de las aplicaciones para tomar notas.

5. Sincronice sus notas entre dispositivos

Una de las características más importantes para aprovechar su aplicación para tomar notas es la capacidad de sincronizar sus notas en múltiples dispositivos y plataformas. Por ejemplo, cada vez que tenga una idea, puede anotarla rápidamente en su aplicación para tomar notas en su teléfono inteligente y luego acceder o revisar la nota desde su computadora portátil o tableta.

De esta manera, puede realizar fácilmente un seguimiento de todas sus ideas y tareas pendientes sin perder el ritmo. Si bien la mayoría de las aplicaciones para tomar notas guardan y sincronizan datos automáticamente, es posible que a veces quieras hacerlo manualmente si no estabas conectado a Internet cuando creaste una nota.

Además, como precaución adicional, es posible que desee exportar sus notas y guardar una copia en su computadora o solución de almacenamiento en la nube. De esta manera, si hay un problema con su dispositivo o la aplicación, siempre puede restaurar sus notas y asegurarse de que sus notas más importantes estén seguras.

Conectar su aplicación para tomar notas con otras herramientas en su kit de herramientas es una excelente manera de ahorrar tiempo y maximizar la eficiencia. Por ejemplo, uno de los mejores trucos para sacarle el máximo partido a Evernote es conectarlo a su cuenta de Google Calendar. Esto le brinda una vista panorámica de sus notas y eventos del calendario, lo que le permite planificar su día de manera más efectiva.

Esta es solo la punta del iceberg, ya que puede conectar su aplicación para tomar notas a Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook y Gmail, por nombrar algunos. éste es uno de elementos esenciales a tener en cuenta antes de elegir su próxima aplicación para tomar notas.

7. Usar plantillas

Las plantillas son una característica útil que ofrecen muchas aplicaciones para tomar notas, ya que te ayudan a ahorrar tiempo. Son particularmente útiles para tareas recurrentes que requieren el mismo tipo de información, como planificar la agenda de una reunión, escribir un diario o tomar notas durante una sesión de lluvia de ideas. Estas plantillas suelen ser personalizables, lo que le permite ajustarlas a sus necesidades.

8. Agregue recordatorios a sus notas

Una de las mejores maneras de aprovechar al máximo su aplicación para tomar notas es agregar recordatorios a sus notas, ya que elimina la necesidad de recordar cada elemento de su lista de tareas pendientes. Esto es particularmente útil si su aplicación para tomar notas se duplica como su administrador de tareas o aplicación de lista de tareas pendientes. Por lo tanto, si desea asegurarse de estar al tanto de sus tareas o recordar revisar una idea que anotó, agregar recordatorios es una excelente manera de hacerlo.

Aumente su productividad con estos consejos para tomar notas

Su aplicación para tomar notas es una pieza importante de su rompecabezas de productividad, similar a un "segundo cerebro". La implementación de los consejos que hemos mencionado lo ayudará a aprovechar al máximo sus aplicaciones para tomar notas, así como el contenido que guarda en ellas. La combinación correcta de herramientas y estrategias es la clave para construir su segundo cerebro y organizar su digital.