Una guía para principiantes de Airtable

Si está buscando formas más fáciles, completas o convenientes de organizar su información, realizar un seguimiento de sus proyectos y ser más productivo en general, no está solo. Existe una amplia variedad de herramientas, cada una de las cuales busca acelerar su productividad y ayudarlo a hacer más.

Airtable es una herramienta única para esta tarea, pero es posible que no haya oído hablar de ella antes o que no sepa lo que puede hacer por usted. ¿Podría ser una valiosa adición a su flujo de trabajo?

¿Qué es Airtable?

Airtable es una herramienta de productividad que ofrece una variedad de formas de organizar, mostrar y utilizar sus datos. Está formateado como un cruce entre una hoja de cálculo y una herramienta de base de datos.

Su información comienza en la vista de "Cuadrícula", similar a una hoja de cálculo, y desde allí, puede agregar detalles y atributos adicionales para facilitar el seguimiento de todo lo que necesita saber.

También puede conectar su información a otros puntos de datos para rastrear procesos complejos y expandirse a diferentes vistas: una vista de calendario para planificar fechas, una vista de galería para echar un vistazo visual a sus ideas o incluso una vista de tablero "kanban", con la que puede estar familiarizado si ha ser creativo con Trello en el pasado.

Toda su información se actualiza y sincroniza en tiempo real, y Airtable puede integrarse con otras aplicaciones de oficina, incluidos Google Calendar y Slack.

Airtable está disponible a través de la web en airtable.com, y también tienen aplicaciones para Windows, macOS, iOS y Android. Puede comenzar con el plan gratuito, que ofrece la mayoría de las funciones y vistas disponibles. También se ofrecen planes pagos, con el nivel Pro desbloqueando funciones adicionales.

Descargar: Mesa de aire para iOS | Androide | Mac OS | ventanas (Compras gratuitas desde la aplicación disponibles)

¿Cuáles son las características principales de Airtable?

Airtable comienza con "registros", o entradas de datos, que se almacenan en tablas, ubicadas en "bases". Además de agregar detalles a sus registros con campos, también puede agregar comentarios y realizar un seguimiento del historial de revisiones. La información de cada registro se transmite a través de las vistas.

Puede haber varias tablas dentro de una base, y cada tabla puede contener sus propios registros y llevar su propio conjunto de vistas, para una versatilidad ilimitada en la visualización, organización y trabajo con sus datos.

Vistas en Airtable

Las vistas en Airtable ofrecen una variedad de formas de mostrar y organizar sus datos. La vista predeterminada es la vista de cuadrícula, que, en la superficie, parece similar a Microsoft Excel o muchas herramientas de hoja de cálculo alternativas.

En esta vista, puede ver todos sus datos u ordenar, filtrar, agrupar u ocultar partes de sus datos para concentrarse exactamente en lo que desea. Si bien puede ingresar o importar nuevos datos en cualquier vista, puede ser más sencillo para los nuevos usuarios trabajar primero en esta vista.

Las vistas adicionales incluyen:

• La vista Formulario, para crear formularios que puede enviar a otros para crear nuevos registros.
• La vista Calendario, para programar registros a través de fechas.
• La vista Galería, para centrarse en imágenes y archivos adjuntos dentro de sus registros.
• La vista del tablero Kanban, donde puede trabajar con sus registros como tarjetas.
• Una vista de lista para que sus registros se muestren simplemente en un formato de lista de varias capas.

El plan Pro también agrega una vista de línea de tiempo, para rastrear planes y hojas de ruta, y una vista de diagrama de Gantt para mapear interconexiones entre registros, además de poder dividir sus vistas en secciones para mejorar legibilidad.

Amplíe sus datos con campos

Los campos en Airtable ayudan a agregar información valiosa a sus datos. Hay disponible una variedad de formatos de entrada de texto, cuadros de selección y otros tipos. Incluso puede cargar imágenes y archivos, crear y ejecutar fórmulas de hojas de cálculo y vincular registros entre sí en diferentes tablas.

Aún más potencial con extensiones, automatizaciones e integraciones

Si necesita hacer aún más con sus datos, tiene un caso de uso complejo o ya usa otras herramientas de productividad o aplicaciones de oficina, Airtable puede incorporarse fácilmente a su flujo de trabajo.

Las extensiones ayudan a agregar funcionalidad adicional a los datos en su base. Hay extensiones para herramientas invaluables, como tablas dinámicas, gráficos, scripts interactivos y búsqueda, así como extensiones de terceros que se conectan a otras aplicaciones o agregan aplicaciones más especializadas funcionalidad.

Las automatizaciones le permiten acelerar tareas comunes, como actualizar otros registros, enviar correos electrónicos o exportar datos, según las acciones que suceden en su base.

Si se pregunta cómo Airtable puede conectarse con lo que ya usa, Airtable ofrece integraciones con más de 30 aplicaciones diferentes, que incluyen Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Asana, Slack, Trello, Salesforce y Jira, para asegurarse de que sus datos lleguen a donde deben estar sin un escándalo.

¿Para qué puedes usar Airtable?

Airtable es mejor para planificar y organizar tu vida y tus pasatiempos, y hacer un seguimiento de las cosas que debes hacer. Si hay mucha información involucrada, es probable que esta herramienta pueda ayudar.

Las posibilidades son numerosas, pero si tiene dificultades para establecer su primera base, Airtable ofrece una variedad de plantillas en su sitio web, tanto propios como de terceros, para estimular la inspiración o impulsar su flujo de trabajo. Aquí hay sólo unas pocas ideas:

Creación de calendarios de contenido

Si escribe un blog, filma videos de YouTube o crea publicaciones en las redes sociales, es importante saber qué está haciendo y cuándo. Puede usar Airtable para realizar un seguimiento de las ideas, programar publicaciones y realizar un seguimiento de su progreso a medida que crea.

Si está buscando conseguir un nuevo concierto o encontrar un nuevo lugar, Airtable puede servir fácilmente como una aplicación para rastrear sus aplicaciones y lo que mejor se adapte a sus criterios. Si está comprando en línea, también puede realizar un seguimiento de los precios en diferentes minoristas y comparar las características de los productos de una manera uniforme y organizada.

Planificación y listas de tareas pendientes

Si bien Airtable puede estar un poco sobrecargado para la lista ocasional de tareas, si está más interesado en planificar proyectos para el hogar o el trabajo, o necesita una aplicación para hacer frente a las listas de tareas frecuentes, manténgase encaminado y evite sentirse abrumado, Airtable es perfecto para administrar cada detalle.

Airtable es una herramienta de productividad única, poderosa y práctica que lo ayuda a administrar toda la información que necesita, luego la hace organizable, visible y accionable de la manera que desee. Y puede agregarlo a otras herramientas para crear un flujo de trabajo de productividad personal que funcione perfectamente para usted.

Pruebe Airtable, pero si cree que no es para usted y aún necesita organizar mucha información, hay otras herramientas y aplicaciones disponibles para ayudarlo a mantenerse productivo.