Una guía para principiantes sobre el uso de bases de datos en Notion

¿Ha oído hablar de las bases de datos de Notion pero teme que sean demasiado complicadas? Las bases de datos son una herramienta poderosa para la gestión de proyectos y son fáciles de usar una vez que se comprenden. Te ayudan a mantenerte organizado y persistente mientras te esfuerzas por alcanzar tus metas. Esta guía lo guiará a través de los conceptos básicos para crear y administrar una base de datos en Notion.

Cómo crear una base de datos en Notion

Creación de una base de datos en Noción es un proceso fácil. Primero, debe crear una página para almacenar la base de datos. Para hacer esto, escriba el comando /page en el editor Alternativamente, seleccione Nueva pagina de la barra lateral. Debajo del cuadro de título de la página, hay una lista de opciones. Seleccionar Mesa. (Esta es la vista predeterminada para las bases de datos).

A continuación, puede seleccionar una fuente de datos (si tiene datos existentes) o presionar

Nueva base de datos para crear uno desde cero.

Agregar contenido a la base de datos

Ahora que la base de datos está configurada, puede comenzar a agregarle contenido. El Nombre El campo se utiliza para identificar cada elemento en la base de datos. Cada elemento actúa como una página normal en Notion y se le pueden asignar propiedades personalizadas. Para acceder a un elemento, coloque el cursor sobre el título y haga clic en el Abierto botón:

Las propiedades lo ayudan a refinar los elementos de la base de datos, brindándole la información necesaria de un vistazo. Para agregar propiedades a un elemento, vuelva a la vista de la base de datos y presione el botón más (+) en la columna más a la derecha de la base de datos.

Puede eliminar cualquier propiedad de la base de datos (incluida la predeterminada). Etiquetas propiedad) seleccionando el encabezado del título y presionando Eliminar propiedad. Tenga cuidado, ya que esto eliminará la propiedad de cada elemento de la base de datos.

Puede cambiar el tamaño de cada columna pasando el cursor sobre cada intersección. Para intercambiar rápidamente dos elementos en la base de datos, coloque el cursor sobre un elemento, haga clic y mantenga presionados los seis puntos al lado del campo de título, luego arrastre el elemento a la nueva posición deseada.

Campos de propiedad básicos en Notion

Hay una amplia variedad de tipos de propiedades para ayudarte administrar contenido en Notion. No solo hacen que su base de datos sea fácil de entender, sino que son esenciales para filtrar y ordenar su base de datos. Estas son algunas de las propiedades básicas más útiles que puede usar para organizar su base de datos de manera eficiente.

1. Texto

Esta es la propiedad más básica donde puede ingresar texto asignado a un elemento. Puede usar este tipo de propiedad para tomar pequeñas notas o agregar recordatorios. Esta opción es la mejor si no puede encontrar una forma de representar la información utilizando ningún otro tipo de propiedad. Para agregar una columna de texto a su base de datos, presione el botón más (+) y seleccione Texto.

2. Fecha

La propiedad de fecha lo ayudará a practicar una gestión de proyectos efectiva, especialmente si está lidiando con una sobrecarga de fechas límite. Para que no te pierdas ningún detalle clave, también puedes agregar recordatorios en el campo de fecha. Para agregar esta propiedad:

1. Seleccionar Fecha en el menú desplegable al agregar una columna.
2. Haga clic en cualquier campo para abrir una pequeña ventana de calendario y seleccione una fecha.
3. Si desea cambiar el formato de la fecha, haga clic en el encabezado de la propiedad y luego seleccione Editar propiedad.
4. Aquí puede editar el formato de la fecha y cambiar el formato de la hora entre 12 y 24 horas.

Debajo de la ventana del mini calendario hay opciones para crear un recordatorio. Seleccionar Recordar para acceder a una lista de sugerencias. También puede establecer un período de tiempo para un elemento de la base de datos haciendo clic en Fecha final. Esto mostrará las fechas de inicio y finalización de un elemento en el campo de fecha.

3. Seleccionar

El Seleccionar La propiedad le permite agregar atributos específicos a cada elemento de la base de datos. Los atributos ayudan a administrar grandes bases de datos y lo ayudarán a encontrar contenido más rápido. Usar el Seleccionar propiedad, elíjala del menú desplegable y asígnele un título. Ahora, haga clic en un campo en blanco para buscar una opción o crear una nueva.

Puede aplicar una opción a varios elementos seleccionando un campo y arrastrando hacia abajo. También puede cambiar el color de un atributo pasando el cursor sobre uno y seleccionando los tres puntos del lado derecho.

4. Selección múltiple

Puede haber instancias en las que desee asignar más de una opción a un elemento de la base de datos. Un ejemplo de esto es usar una base de datos para organiza tus recetas. Utilizando el Selección múltiple herramienta, puede asignar múltiples opciones como "Sin lácteos", "Vegano" y "Bajo en calorías". a un solo artículo.

Esta opción se encuentra debajo de la Seleccionar atributo en la lista de tipos de propiedad. Después de crear valores, puede asignar varios de ellos a un elemento o eliminar uno presionando el botón X botón. También puede reordenar los elementos de la lista haciendo clic y arrastrando.

Filtrado y clasificación de la base de datos

Una de las mejores formas de organizar la información en su base de datos es utilizando las opciones de filtrado y clasificación. Estos ofrecen una representación más práctica de los datos en función de sus circunstancias actuales.

Si está usando una base de datos para organizar su tarea, puede usar el Clasificar opción para organizar sus tareas en función de su fecha de vencimiento. Hacer clic Clasificar, seleccionar Fecha de vencimiento, luego asegúrese de que ascendente La opción se selecciona del menú desplegable. Esto ordenará todas sus tareas por fecha de vencimiento, para que sepa en qué trabajar primero. Del mismo modo, puede ordenar los elementos según su tema, tipo de tarea, nivel de prioridad o cualquier otro atributo que le resulte útil.

El filtrado es útil para bases de datos más grandes. Al eliminar la información irrelevante de su vista, evitará sentirse abrumado y mejorará su enfoque. Como herramienta avanzada, puede acceder a los filtros lógicos presionando el menú desplegable en la parte superior del cuadro de diálogo del filtro.

Modificación de la vista de la base de datos

Notion ofrece múltiples vistas para ver su base de datos en múltiples contextos. Para crear una nueva vista, presione el ícono más al lado del Mesa botón en la parte superior de la base de datos. Notion ofrece cinco vistas adicionales para cambiar la apariencia de su base de datos: Tablero, Línea de tiempo, Calendario, Lista y Galería.

El Calendario y Cronología Las vistas son útiles para administrar el tiempo y obtener una visión clara de los plazos. El Lista view ofrece una vista condensada de su base de datos. Para modificar una vista, haga clic en su nombre y presione Editar vista. Aquí puede cambiar el nombre de la vista, ocultar y mostrar propiedades y agrupar elementos.

Comience a usar las bases de datos de Notion hoy y domine cualquier proyecto

Como verá al seguir esta guía, las bases de datos de Notion son extremadamente flexibles. Puede personalizar su base de datos para que se ajuste mejor al proyecto en el que está trabajando. Filtrar, ordenar y cambiar la vista de la base de datos le permite acceder solo a la información que necesita, lo que le otorga una enorme ventaja. Utilice las bases de datos de Notion para mejorar sus habilidades de gestión del tiempo y multiplicar la eficiencia de su trabajo.