Automatiza tus proyectos y trabaja de manera más inteligente con las Reglas de Asana. Aquí se explica cómo configurarlo y usarlo a diario para su equipo.
Asana tiene muchas características para optimizar tu flujo de trabajo y aumentar la productividad. Una de estas características poderosas es la función Reglas de Asana, que te permite automatizar tareas repetitivas y ahorrar tiempo.
Con las Reglas de Asana, puedes optimizar tu flujo de trabajo configurando acciones automatizadas basadas en disparadores, reduciendo el esfuerzo manual y eliminando la necesidad de tareas repetitivas. Entonces, aquí te mostramos cómo aprovechar la función Reglas en Asana para potenciar tu productividad y concentrarte en lo que más importa.
¿Qué es una regla de Asana?
Reglas de Asana es una potente función de automatización que te permite establecer disparadores y acciones correspondientes para automatizar tareas dentro de tus proyectos. La configuración de estos activadores y acciones condicionales con Reglas elimina el trabajo manual repetitivo y garantiza que las acciones específicas se ejecuten automáticamente.
Puedes usar las reglas de Asana para optimizar varios aspectos de tu flujo de trabajo, como asignar tareas, actualizar fechas de vencimiento, enviar notificaciones, agregar colaboradores y más. Por ejemplo, puede crear una regla con la que pueda automáticamente agrega un miembro del equipo a tu proyecto de Asana cuando se actualiza el estado de una tarea. También puede configurar una regla para notificar a un miembro del equipo cuando una tarea vence pronto o vence. La automatización de estas acciones rutinarias ahorra tiempo, reduce los errores humanos y mantiene la coherencia en todos sus proyectos.
Las Reglas de Asana solo están disponibles en el plan Premium de Asana y superior. Compara las características entre Plan gratuito de Asana vs. plan premium para saber cuál se adapta mejor a tus necesidades.
Cómo crear una regla de Asana
- Abra el proyecto en el que desea crear una regla y haga clic en el personalizar botón en la parte superior derecha de la pantalla.
- Bajo la Regla sección, haga clic en + Agregar regla.
Aparecerá una ventana emergente en su pantalla, brindándole una amplia gama de reglas preestablecidas para ayudarlo con el proceso de automatización. Estas reglas preestablecidas se segregan en dos categorías:
- Según tu actividad en Asana
- Basado en las herramientas de integración de Asana
Cómo crear una regla de Asana personalizada
La creación de una regla personalizada en Asana te permite establecer activadores y acciones condicionales según tus requisitos específicos. Además, puede optar por aplicar estas reglas incluso para subtareas. Para crear su propia regla personalizada desde cero:
- Haga clic en Crearregla personalizada (la primera opción en la ventana emergente)
- Haga clic en + Agregar activador para establecer una condición para iniciar la acción y seleccionar un activador de la lista.
- Haga clic en + Añadir acción para establecer la actividad que debe ocurrir al cumplir la condición y seleccionar una acción de la lista.
Cómo editar o eliminar una regla de Asana
La flexibilidad de Asana te permite cambiar tus proyectos sobre la marcha. Tu puedes fácilmente usa Asana para hacer un seguimiento de tu progreso y lograr tus objetivos mientras se realizan las actualizaciones y cambios necesarios del proyecto.
Editar o eliminar una regla es tan simple como crear una. Puedes hacerlo con los siguientes pasos:
- Clickea en el personalizar en la parte superior derecha de su pantalla y seleccione cualquier regla de la lista.
- Haga clic en el activador o en los botones de acción y cambie los criterios para editar la regla.
- Para eliminar la regla por completo, haga clic en Eliminar regla en la parte inferior izquierda de la ventana emergente.
Cómo establecer reglas basadas en secciones en Asana
Asana ofrece diferentes vistas con las que puedes administrar y manipular las actividades de tu proyecto. Cada vista proporciona información en un estilo diferente pero organizado. Puede cambiar entre diferentes vistas en cualquier momento sin que sus datos se vean afectados.
Asana también te permite crear reglas para secciones individuales para ayudarte con la automatización específica. Para hacer esto, puede seguir los siguientes pasos:
- Cambiar a la Junta vista.
- Haga clic en el icono de puntos suspensivos (tres puntos) en la esquina superior derecha de la sección deseada.
- Seleccionar Agregar regla a la sección.
Gobierne su camino hacia una mejor productividad
La automatización de tareas repetitivas y la configuración de reglas personalizadas le permiten concentrarse en aspectos más críticos y estratégicos de su trabajo. Con las reglas de Asana, puedes optimizar tu flujo de trabajo, reducir el esfuerzo manual y garantizar la coherencia en todos tus proyectos.