Si desea que sea más fácil compartir y almacenar su presentación de PowerPoint, conviértala en un archivo PDF. Así es cómo.
Es posible que desee convertir su presentación de PowerPoint (PPT) en un archivo PDF por muchas razones. Tal vez necesite compartir sus diapositivas con otras personas que no tienen PowerPoint instalado en sus dispositivos, o desea asegurarse de que su presentación conserve su estructura y formato el tablero.
O tal vez esté buscando una forma de proteger su contenido y controlar quién puede acceder a él o editarlo. Sea cual sea el motivo, convertir una presentación de PowerPoint a PDF sin necesidad de una aplicación de terceros es fácil. ¡Vamos a sumergirnos!
1. La opción de exportación
Primero, haga clic en el Archivo pestaña en el menú principal.
Luego haga clic Exportar en la barra lateral izquierda, asegúrese Crear documento PDF/XPS está seleccionado, luego haga clic en Crear PDF/XPS.
En el cuadro emergente que aparece, puede hacer clic en Opciones para personalizar la apariencia del documento PDF final.
El Rango La sección del cuadro Opciones le permite configurar las diapositivas específicas que desea agregar al archivo PDF. Por defecto, Todo se selecciona para incluir todas las diapositivas en el documento PDF.
Puedes cambiar esto a Diapositiva actual para guardar solo la vista de diapositiva actual, Diapositivas para especificar un rango de diapositivas, o Selección para guardar las diapositivas específicas que ha seleccionado.
Para guardar diapositivas específicas, también puede mantener presionada la tecla Control en su teclado y seleccione las diapositivas que desea agregar (desde las miniaturas de diapositivas en la barra izquierda) antes de navegar a la opción Exportar.
El Opciones de publicación le permite elegir la apariencia de sus diapositivas en el archivo PDF. Puede elegir publicar como:
- Diapositivas (predeterminado): Cada diapositiva aparece como una página en sí misma.
- Folletos: Coloque varias diapositivas en una página.
- páginas de notas: Incluya el texto en la sección de notas debajo de cada diapositiva.
- Vista exterior: Extrae el texto de las diapositivas y preséntalo en un esquema.
También puede incluir diapositivas ocultas, enmarcar todas las diapositivas e incluir comentarios en su documento PDF. Cuando haya terminado, haga clic en DE ACUERDO.
Puedes elegir Optimizar para estándar (mayor calidad y mayor tamaño de archivo) o tamaño mínimo (ligeramente menor calidad y menor tamaño). Luego, especifique la ubicación (p. ej., Escritorio) para guardar el archivo PDF, ingrese un Nombre de archivo y haga clic en Publicar.
2. La opción Guardar como
En lugar de usar la opción de exportación, puede usar el comando Guardar como. Primero, navegue a la Archivo pestaña. Luego seleccione Guardar como en la barra lateral izquierda, ingrese su nombre de archivo, seleccione PDF como tipo de archivo y haga clic en Navegar para elegir una ubicación para guardar el archivo.
En el cuadro de diálogo que aparece, puede configurar los ajustes de PDF utilizando el cuadro Opciones (como hicimos anteriormente en la sección Exportaciones).
En lugar de navegar a la sección Guardar como, puede presionar Ctrl+Mayús+S en su teclado para abrir directamente el cuadro de diálogo Guardar como.
3. La opción de impresión
Otra forma de guardar su PPT como PDF es usar la opción Imprimir. Navegar a la Archivo pestaña y seleccione Imprimir de la barra lateral izquierda. Alternativamente, puede presionar Ctrl + P en tu teclado.
Bajo la Ajustes grupo, puede especificar el diseño de las diapositivas (establecido en FDiapositivas de página completa por defecto) y también elija las diapositivas específicas para incluir en el documento PDF final (establecido en Imprimir todas las diapositivas por defecto).
Estas configuraciones son muy similares a las disponibles en el cuadro Opciones que vimos en los métodos anteriores. La única diferencia es que este método le brinda una vista previa del resultado final.
Configure la impresora para Microsoft Imprimir a PDF y haga clic Imprimir.
En el cuadro de diálogo que aparece, ingrese el nombre del archivo, especifique la ubicación para guardarlo y haga clic en Ahorrar.
4. Correo electrónico como archivo adjunto
Este último método le permite enviar directamente por correo electrónico su PPT como PDF con un solo clic. Pero primero, debemos agregar este comando a la barra de herramientas de acceso rápido.
Así que haga clic en el flecha hacia abajo de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Más comandos del menú desplegable.
Asegurar Todos los comandos es seleccionado. Luego seleccione Correo electrónico como adjunto en PDF de la lista de comandos, haga clic en Agregar, entonces DE ACUERDO.
Ahora que tienes la Correo electrónico como adjunto en PDF en su barra de herramientas de acceso rápido, solo necesita hacer clic en él para adjuntar su PPT como PDF en un nuevo correo electrónico.
Su cuenta de Outlook se abre automáticamente con la versión PDF adjunta de su conjunto de diapositivas. Ahora todo lo que necesita hacer es agregar las direcciones a las que desea enviar el archivo, agregar un mensaje y presionar Enviar.
Las limitaciones de convertir un archivo PPT a PDF
La conversión de PPT a PDF funciona como una forma de reducir el tamaño de archivo de su presentación de PowerPoint. Sin embargo, viene con sus limitaciones.
Todas las transiciones y animaciones geniales que has agregado a tu presentación no se aplicará al documento PDF. Además, cualquier contenido que esté fuera del marco de una diapositiva no aparecerá en el documento PDF final. Así que asegúrese de que todo el contenido relevante que desea tener en el PDF esté en el marco de la diapositiva.
Convierta de PPT a PDF como un profesional
Si ha llegado a este punto, debería poder convertir fácilmente y con confianza sus archivos PPT a PDF. Ya sea que necesite colaborar con colegas, distribuya sus diapositivas a los clientes o archive su trabajo para referencia futura, el formato PDF garantiza la compatibilidad y la accesibilidad en diferentes plataformas y dispositivos.
También puede convertir su presentación de PowerPoint a Presentaciones de Google para obtener lo mejor de ambos mundos.