Una guía para principiantes sobre las automatizaciones ClickUp

ClickUp es una sólida herramienta de administración de tareas y proyectos, y puede hacerla aún más poderosa con automatizaciones de flujo de trabajo. Con esta característica, no necesita soportar tareas aburridas y repetitivas: ClickUp hará el trabajo pesado por usted.

Todo lo que necesita hacer es configurar instrucciones automáticas para llevar a cabo lo que necesita hacer. Esto eliminará errores, acelerará su flujo de trabajo y ahorrará tiempo para concentrarse en las cosas que realmente importan. ¿Y sabes cuál es la mejor parte? ¡No se requiere experiencia en codificación!

Entonces, profundicemos más en ClickUp Automations y veamos cómo puede elevar su juego de productividad.

¿Qué son las automatizaciones ClickUp?

El hacer clic La herramienta de automatización es un poderoso conjunto de características que le permiten automatizar tareas repetitivas y agilizar su flujo de trabajo. Cada automatización creada en ClickUp consta de tres componentes: un disparador, una condición y una acción.

1. Desencadenar

El evento que activa la automatización. Un disparador puede ser cualquier cosa, desde crear una nueva tarea hasta llegar a una fecha de vencimiento.

2. Condición (Opcional)

Se pueden agregar controles adicionales al activador, y se deben cumplir, para activar la automatización. Por ejemplo, es posible que desee automatizar una tarea solo si está asignada a un miembro del equipo en particular o si tiene una fecha de vencimiento específica.

3. Acción

Esto es lo que sucederá cuando se cumplan el disparador y las condiciones. Esto podría ser cualquier cosa, desde enviar una notificación por correo electrónico hasta actualizar el estado de una tarea. Puede configurar tantas acciones como desee.

Cómo activar las automatizaciones de ClickUp

Antes de que pueda configurar cualquier automatización en su espacio de trabajo de ClickUp, debe habilitar Automatizaciones en ClickAplicaciones. Puede acceder a ClickApps desde la navegación de la barra lateral principal o desde la navegación superior de su espacio de trabajo.

1. Haga clic en su icono de perfil en el panel de navegación lateral.

2. Seleccionar ClickAplicaciones del menú emergente.

Accede a ClickApps desde tu Área de Trabajo

1. Haga clic en la flecha desplegable de la personalizar en la esquina superior derecha de su espacio de trabajo.

2. Seleccionar ClickAplicaciones de la lista desplegable.

Cuando se abra la página de ClickApps, asegúrese de Automatización está habilitado. Luego haga clic en el ATRÁS botón para volver a la página anterior.

Cómo configurar una automatización básica de ClickUp

Antes de configurar una automatización ClickUp, asegúrese de estar dentro del espacio, la carpeta o la lista específicos donde desea que se aplique la automatización.

Si es nuevo en ClickUp y desea comprender la diferencia entre áreas de trabajo, espacios, carpetas y listas, este guía para principiantes sobre la terminología de ClickUp le ayudará a despejar cualquier duda y confusión.

Ahora que ha activado la automatización, el personalizar botón en su área de trabajo cambia a Automatizar, en el que puede hacer clic para abrir la página de automatizaciones.

En las opciones desplegables, haga clic en Agregar automatización.

Usar plantillas de automatización para crear una automatización

Al igual que cómo puedes agregue las plantillas de proyecto de ClickUp a su espacio de trabajo para iniciar rápidamente sus planes de proyecto, también puede elegir entre una biblioteca de plantillas de automatización para configurar su primera automatización. Estas plantillas se han agrupado en Categorías y integraciones en el panel izquierdo de la página Automatizaciones.

Si bien las automatizaciones enumeradas en Categorías son básicas y solo afectan los cambios internos, las de Integraciones le permiten realizar cambios directos relacionados con aplicaciones externas. Actualmente, ClickUp solo admite automatizaciones directas con las siguientes aplicaciones:

• enganche
• Calendario
• Correo electrónico
• GitHub
• hubspot
• Twilio

De modo que puede seleccionar cualquiera de los grupos de automatización del panel de la izquierda, luego elegir una automatización específica relacionada con el grupo de la derecha, personalizarla según sus necesidades y guardarla.

Crear automatizaciones desde cero

También puede optar por crear automatizaciones personalizadas desde cero. Para comenzar, haga clic en el + Animación personalizada en la esquina superior derecha de la página de automatización.

Bajo la Cuando sección, debe configurar un evento desencadenante (marcado como "1" en la imagen a continuación). Algunas de las opciones de activación disponibles incluyen:

• Tarea creada,
• cambios de cesionario,
• cambios de estado,
• Cambios de prioridad,
• Cambios en la fecha de vencimiento,
• Cambios en la fecha de inicio, etc.

Puede optar por especificar cualquier condición (marcada como "2" en la imagen de arriba) que se debe cumplir (en este caso, ninguna) para iniciar la(s) acción(es).

y bajo el Entonces sección, agregue las acciones (marcadas como "3") que deben ocurrir una vez que se cumplan el evento desencadenante y las condiciones. Algunas de las acciones que puede elegir incluyen:

• Crea una tarea,
• Crear una subtarea,
• Cambiar prioridad,
• Cambiar asignatarios,
• Añadir un comentario,
• Eliminar tarea, etc.

Cuando haya terminado, haga clic en el Crear botón para guardar y activar la automatización.

Debe tener en cuenta que los planes gratuitos e ilimitados de ClickUp no le permiten agregar condiciones y más de una acción a su configuración de automatización. Deberá comprar el plan Business, Business Plus o Enterprise para eliminar esta restricción.

Cómo administrar sus automatizaciones ClickUp

Mientras que la configuración de nuevas automatizaciones tiene lugar bajo el Navegar pestaña, la gestión de sus automatizaciones se realiza bajo la Administrar pestaña.

Cuando esté aquí, puede agregar una descripción a su automatización (marcada como "1") para explicar su función o proporcionar contexto a cualquier otra persona que pueda estar viendo su espacio de trabajo. También puede deshabilitar la automatización (marcada como "2") para pausarla sin eliminarla.

Cuando pasa el cursor sobre la automatización, puede duplicarla, editarla o eliminarla.

Si está trabajando con largas listas de automatizaciones, ClickUp facilita la ubicación de cualquiera de ellas al proporcionar múltiples opciones de filtro.

Primero, puedes filtrar por Activo y Inactivo automatizaciones. Cuando deshabilita cualquier automatización activa, pasa a la sección inactiva.

También puede filtrar las automatizaciones por los espacios, carpetas o listas en las que se crearon.

Finalmente, puede filtrar por el activador, la condición o la acción de las automatizaciones y también por la última persona que actualizó o realizó algún cambio.

Cómo rastrear su uso de automatización

Si bien puede crear automatizaciones ilimitadas en ClickUp, la cantidad de veces que se ejecutarán es limitada. Por lo tanto, cada vez que se lleva a cabo una acción automatizada en segundo plano, cuenta para su uso, que se puede rastrear en el Uso pestaña.

El plan gratuito se limita a ejecutar 100 acciones automatizadas cada mes. No puede comprar automatizaciones adicionales mientras está en el plan gratuito, por lo que primero debe comprar un plan pago. Aquí está la cantidad máxima de acciones automatizadas permitidas en cada plan pago.

• Ilimitado: 1,000/mes
• Negocio: 10,000/mes
• Negocios Plus: 25, 000/mes
• Empresa: 250.000/mes

Para ayudarlo a mantenerse al tanto de su uso, ClickUp envía alertas de uso a los propietarios y administradores del espacio de trabajo por correo electrónico cuando el uso del espacio de trabajo alcanza el 90% y el 100%. Si alcanza su límite de uso y desea comprar automatizaciones adicionales, cuesta $ 19,99 por 1000 acciones adicionales por mes, $ 99,99 por 10,000 adicionales y $ 299,99 por 100,000 acciones adicionales.

Trabaje de manera más inteligente, no más difícil, con las automatizaciones de ClickUp

ClickUp Automations es una característica simple pero poderosa que ayudará a eliminar las tareas repetitivas y aumentará la productividad general. Si sigue los pasos descritos en esta guía para principiantes, estará bien encaminado para dominar las automatizaciones de ClickUp y transformar su trabajo. Y si desea llevar esto al siguiente nivel, las plantillas ClickUp son una excelente manera de hacerlo.