Cómo usar el método Ivy Lee en Microsoft To Do

Es común mirar su lista de tareas pendientes y preguntarse por dónde empezar. Con tanto ahí, elegir un punto de partida cada mañana puede ser un desafío, sin mencionar que es estresante.

Usando el método Ivy Lee para planificar tus tareas pendientes, sabrás exactamente por dónde empezar cada día. Y al combinarlo con los diseños de listas de verificación simples en Microsoft To Do, terminará con un sólido proceso de administración de tareas. ¿Quieres aprender cómo? Primero, nos sumergiremos en una breve explicación del método Ivy Lee.

¿Qué es el método Ivy Lee?

El método Ivy Lee es una excelente manera de eliminar el estrés de la planificación diaria. Aquí hay una descripción general rápida de cómo funciona:

• Escriba seis tareas cada noche para concentrarse en el día siguiente.
• Enumérelos en orden, poniendo primero los elementos de mayor prioridad.
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• Al día siguiente, revise su lista y marque los elementos a medida que avanza.
• Si termina su lista, evite agregar más tareas; tal vez use el tiempo para ponerse al día con cosas más pequeñas o relajarse.
• Lo que quede en su lista, llévelo al día siguiente mientras escribe su nueva lista.

La idea es que sabrás exactamente por dónde empezar al día siguiente y qué tarea viene a continuación. Si usted compare los recordatorios de Apple, Google Keep y Microsoft To Do, notará que todos ofrecen un formato de lista de verificación. Pero este último parece que estaba destinado al método Ivy Lee, gracias a su Mi día y Tareas vistas de lista.

Quizás se pregunte qué sucede con todas sus otras tareas, las seis que no están en la lista diaria. My Day y Tasks trabajan juntos para evitar que las cosas se caigan por las grietas. My Day es su lista diaria y Tasks es para todo lo demás. Puede llamar a esto su acumulación.

Creación de un Backlog en Microsoft To Do

Un backlog es donde almacena todas sus tareas pendientes. Puede sonar un poco caótico, pero no hay necesidad de ser demasiado granular. Piense en las tareas laborales, los quehaceres y los proyectos que no son parte de su rutina diaria. Por ejemplo, revisar un informe o escribir una propuesta de marketing, no revisar sus correos electrónicos o lavar los platos.

Cuando se entera de la tarea, la agrega a su trabajo pendiente donde no se olvidará, no será una distracción y se puede acceder fácilmente en cualquier momento.

El lugar perfecto para su trabajo pendiente en Microsoft To Do es la pestaña Tareas. Lo encontrarás en la barra lateral de la izquierda. Crear una lista de tareas aquí es tan simple como escribir los elementos que desea incluir en el añadir una tarea campo y presionando enter.

Si desea agregar más detalles a las tareas, haga clic en la que desea ampliar y se abrirá una barra lateral derecha. Aquí puedes:

• Agregue la tarea a su lista Mi día.
• Crea recordatorios.
• Dale a tu tarea una fecha de vencimiento.
• Póngalo en repetición, convirtiéndolo en una tarea recurrente diaria, semanal, mensual, anual o personalizada.
• Categoriza tus tareas.
• Adjuntar un archivo.
• Escribe una nota.

No necesita ser demasiado detallado, pero querrá incluir suficiente información sobre la tarea para recordar los detalles más adelante. Esto es especialmente importante para los elementos que pueden permanecer en su cartera de pedidos por un tiempo.

Una vez que haya enumerado todas sus tareas pendientes, utilizará su trabajo pendiente para planificar su lista diaria de tareas pendientes.

Escribir su lista de tareas diarias en Microsoft To Do

Al igual que la cartera de pedidos, Microsoft To Do ofrece el lugar perfecto para su lista diaria, el Mi día pestaña. Puede encontrarlo en la barra lateral izquierda en la parte superior. Es importante recordar que su lista se borrará automáticamente una vez que cambie la fecha, por lo que no querrá mover elementos mientras elige lo que quiere hacer al día siguiente.

En su lugar, mientras revisa los elementos de su trabajo pendiente, haga clic en la estrella de los seis elementos en los que desea trabajar.

Por la mañana, haga clic en las tareas que desea mover y seleccione agregar a mi dia para hacerlo También permanecerán en su trabajo pendiente o en la pestaña Tareas con la etiqueta Mi día. Cuando Microsoft To Do borra los elementos sin terminar, puede volver a encontrarlos rápidamente, gracias a las estrellas que colocó en ellos anteriormente.

Ciertamente, sería más fácil si su lista no se borrara todas las noches, pero esto le da tiempo para revisar sus tareas por la mañana y también un nuevo comienzo cada día. dentro de tu Mi día pestaña, puede hacer clic y arrastrar los elementos aquí para priorizarlos. También puede echar otro vistazo a algunos de los elementos de su trabajo pendiente haciendo clic en Sugerencias en la esquina superior derecha.

Cuando marca una tarea, puede encontrarla en el Terminado sección de la pestaña Tareas. Además, puede activar el Terminado lista inteligente en su configuración, el engranaje en la esquina superior derecha de su pantalla, para mostrar sus tareas terminadas en la barra lateral.

Puede encontrar un número diferente de tareas que funcione para usted. No se preocupe si no puede encontrar seis todos los días, especialmente si sabe que no completará tantos.

Listas inteligentes para usar junto con el método Ivy Lee en Microsoft To Do

Hay muchas formas productivas de usar Microsoft To Do. Además de sus sencillos diseños de lista de tareas pendientes, Microsoft To Do ofrece listas inteligentes para ayudarlo a mantenerse organizado y hacer las cosas. Estos son especialmente útiles si desea mantener listas adicionales para recordatorios, ideas o cosas aleatorias para evitar que saturen su lista de Tareas o el trabajo pendiente.

Esto es lo que hacen:

• Importante: al hacer clic en la estrella junto a cualquier elemento, se califica como importante. Microsoft To Do luego redondea estas tareas en la pestaña Importante de la aplicación, para que pueda encontrarlas todas en un solo lugar. Esto es especialmente útil si su cartera de pedidos es larga y desea encontrar sus elementos destacados rápidamente.
• Planificado—Microsoft To Do también reúne los elementos a los que asigna una fecha en la pestaña Planificado. Aquí encontrarás tus tareas en grupos como Hoy, Mañana, La próxima semana, y Más tarde.
• Asignado a mí: si colabora con otras personas en Microsoft To Do o Microsoft Planner, también puede consultar aquí las tareas que le han delegado.
• Todo: esta lista inteligente muestra todas las tareas pendientes que crea en Microsoft To Do.
• Terminado—un lugar para todas tus tareas terminadas. Una vez que marca un elemento, puede encontrarlo aquí o en el Terminado sección de su lista.

Si no desea que uno o ninguno de estos aparezca en su barra lateral, puede desactivarlos en su configuración debajo del ícono de ajustes en la esquina superior derecha. Además, puede ocultar automáticamente las listas inteligentes vacías y ocultar los títulos de la barra lateral de las aplicaciones conectadas:Planificador y Correo electrónico marcado.

La capacidad de ocultar lo que no usa le da más enfoque a las funciones que sí usa. De esa manera, solo presta atención a lo que es más importante y es menos probable que las tareas se pasen por alto u olviden.

Evite que las tareas caigan en el olvido con Microsoft To Do

Microsoft To Do casi parece que sus desarrolladores tenían en mente el método Ivy Lee. Sus pestañas Tareas y Mi día se combinan para brindarle una lista diaria perfecta que ayudará a que la planificación sea muy sencilla. Si necesita llevar su lista de tareas sobre la marcha, simplemente descargue la aplicación móvil. Mejor aún, Microsoft To Do está disponible sin costo con una cuenta de Microsoft.