Cómo crear un mapa de tiempo para mejorar su productividad

¿Con qué frecuencia te encuentras perdido, incapaz de manejar el flujo interminable de tareas que se te presentan? Te acuestas en tu cama por la noche pensando en todo el trabajo que podrías haber realizado durante el día pero no pudiste.

Piensas en cómo podrías haber administrado mejor tu tiempo y haber hecho más. Pero el día está perdido. Si tan solo hubieras hecho toda esa planificación por adelantado. Si el escenario anterior describe su situación, debe considerar el mapeo de tiempo.

¿Qué es el mapeo de tiempo? ¿En qué se diferencia del bloqueo de tiempo?

El mapeo del tiempo se refiere al proceso de crear un marco que mapee sus actividades (trabajo, reuniones, compromisos personales) con respecto al tiempo. Es fácil confundir el mapeo del tiempo con la programación o los métodos convencionales de gestión del tiempo, como el bloqueo del tiempo. Sin embargo, hay una diferencia notable.

Un mapa de tiempo ofrece una vista holística de su día, semana o mes. Brinda claridad sobre cómo se supone que debe pasar sus días, qué debe hacer y cuándo. Una vez que tenga un esqueleto de cómo planea pasar su tiempo, puede comenzar a programar bloques de tiempo para tareas de alta prioridad (bloqueo de tiempo).

A diferencia de otros métodos de gestión del tiempo, el mapeo del tiempo no es solo asignar tiempo para el trabajo. Es el plan completo sobre cómo pasa su tiempo, desde el trabajo y los pasatiempos hasta el tiempo libre y la familia. Y una vez que adquieres el hábito de mapear el tiempo, sucede la magia.

Obtiene un mapa claro de lo que debe hacer, por lo que la fatiga de la decisión desaparece. Los días de hacer malabarismos entre varios proyectos desaparecen porque ya ha programado bloques de tiempo para tareas de alta prioridad. Sabes cuándo es hora de trabajar y cuándo es hora de dejar tus preocupaciones y tomar una taza de café caliente. Ya no tienes prisa y estás haciendo más trabajo.

Suena bien, ¿verdad? Hablemos de cómo crear un mapa del tiempo para aumentar la productividad y tomar el control de tu vida.

Cómo crear un mapa de tiempo para mejorar la productividad

No existe una forma estándar de crear un mapa de tiempo porque el mapeo de tiempo es personal. Las personas tienen diferentes objetivos, temperamentos y circunstancias. Lo que funciona para uno puede no funcionar para otro. Sin embargo, la siguiente guía ofrece un esquema de un proceso típico de creación de mapas de tiempo que puede seguir y moldear de acuerdo con sus circunstancias específicas.

Paso 1: Considere cómo pasa el tiempo

Antes de comenzar a crear un mapa de tiempo, es crucial preguntarse: ¿Por qué está creando un mapa de tiempo y qué espera lograr? Estas son preguntas importantes que impactan cuán efectivo será el mapeo de tiempo para usted. Por eso es crucial ser sincero al responder estas preguntas.

Puedes comenzar pensando en cómo pasas tu tiempo en un día normal. ¿Estás contento con tu rutina actual? Si no, piensa en lo que te gustaría mejorar. No olvides que estás creando un mapa del tiempo para ti.

Eso significa que debe tener en cuenta su personalidad, horas productivas máximas y hábitos al responder estas preguntas. Por ejemplo, si sabe que trabaja mejor a altas horas de la noche, puede establecer bloques de tiempo para sus tareas de mayor prioridad durante la noche para garantizar la máxima eficiencia.

Una vez que haya tomado una vista panorámica de su estilo de vida, considerado las fallas en su rutina, notado el cosas que quiere mejorar y se dio cuenta de lo que quiere lograr con su mapa de tiempo, pase al siguiente paso.

Paso 2: crea una lista de tareas pendientes

Haga una lista de las actividades que desea hacer en un marco de tiempo establecido. Para su primer mapa, es mejor ceñirse a un marco de tiempo más corto, preferiblemente una semana. Esto se debe a que un marco de tiempo más corto lo ayuda a establecer metas realistas y sentirse menos abrumado.

Al enumerar sus actividades para la semana, cree categorías para las diferentes áreas de su vida (trabajo, pasatiempos, salud, amigos y familia). Puede administrar fácilmente sus tareas una vez que las segregue en categorías relevantes. Pero no te excedas. Es mejor mantener sus categorías entre 3 y 5 para evitar el desorden.

Paso 3: Código de colores para diferentes actividades

Crear mapas de tiempo no tiene por qué ser aburrido. Puede (debe) agregar color a las diferentes categorías del mapa de tiempo. Hace que su mapeo de tiempo sea divertido, y los diferentes colores ayudan a visualizar su mapa de tiempo. Pero no agregue colores al azar. Los diferentes colores representan diferentes sentimientos, por lo tanto, codifique los colores en consecuencia.

El verde representa la naturaleza y la abundancia, por eso le hemos asignado un color verde a mi categoría de salud en Clockify.

Paso 4: Priorizar tareas

Al enumerar las actividades que desea completar en una semana, se dará cuenta de que no hay suficientes horas para completar todas las tareas. Aquí es donde tendrás que empezar a priorizar. Sin embargo, a la mayoría de las personas les resulta difícil priorizar. si ese eres tu use la matriz de Eisenhower para priorizar sus tareas.

La matriz de Eisenhower ayuda a clasificar las tareas en cuatro cuadrantes según su importancia y urgencia. Las tareas más importantes y urgentes obtienen la máxima prioridad, mientras que las tareas menos importantes y menos urgentes se programan para más tarde, se delegan o se eliminan de la lista de tareas pendientes.

Paso 5: programar bloques de tiempo

Una vez que haya priorizado las tareas, el bloqueo de tiempo es el siguiente paso. Aquí le mostramos cómo crear bloques de tiempo en su calendario:

1. Cree bloques de tiempo para tareas de máxima prioridad.
2. Después de eso, cree bloques de tiempo para las reuniones.
3. Si le quedan suficientes espacios de tiempo, cree bloques de tiempo para otras tareas o proyectos importantes.

Si bien el proceso parece simple, al principio cometerás errores. Pero no te preocupes, eventualmente mejorarás. Sin embargo, para facilitarle el proceso y minimizar las posibilidades de error, aquí hay algunos consejos que debe tener en cuenta:

• Mantenga sus bloques de tiempo lo suficientemente flexibles para dejar espacio para llamadas inesperadas y distracciones inevitables.
• Establezca un horario fijo para las tareas rutinarias (desayuno, trote matutino, cena).
• Programe reuniones (si es posible) en un solo bloque de tiempo porque las reuniones dispersas a lo largo del día pueden impedir la productividad.
• No olvides crear bloques de tiempo para el descanso.
• Deje bloques de tiempo en blanco para eventos repentinos e inesperados.

Paso 6: revisar y revisar

Ahora que ha creado su mapa de tiempo, es hora de revisarlo. Vea si su mapa de tiempo semanal representa perfectamente cómo quiere pasar su semana. Si no, modifíquelo. Por ejemplo, si ha acumulado una gran cantidad de trabajo intensivo los lunes y martes, mientras tiene tiempo considerable de sobra el miércoles; puede agregar parte del trabajo el miércoles para equilibrar tus dias

Su mapa de tiempo no es una orden judicial, así que no dude en modificarlo y hacer los ajustes que considere oportunos. Pero hágalo antes de comenzar a seguirlo porque cambiar su mapa de tiempo a mitad de camino puede alterar el horario de toda la semana.

Mientras sigue su mapa de tiempo, vea qué tan bien funciona. Pregúntate a ti mismo: ¿Pudiste seguirlo? ¿Aumentó su productividad? ¿Hay áreas que necesitan mejoras adicionales? Con base en sus respuestas, haga los ajustes necesarios a sus mapas de tiempo futuros.

El software de mapeo de tiempo no es una necesidad, pero hace que el proceso sea más eficiente. Todo lo que necesita es lápiz y papel para crear un mapa de tiempo enumerando y priorizando las actividades semanales y creando bloques de tiempo para la semana.

Pero hay un problema con esto. No puedes hacer cambios. El software de mapeo de tiempo hace que el mapeo de tiempo sea más fácil y eficiente. Además, su mapa de tiempo siempre está accesible en su teléfono.

Clockify es uno de los mejores software de gestión del tiempo. Ofrece una interfaz ordenada y fácil de navegar y muchas funciones que ayudan a crear mapas de tiempo completos.

Puede crear fácilmente bloques de tiempo en la aplicación vista de calendario. Haga clic en cualquier período de tiempo (que aún no esté bloqueado) y aparecerá un Agregar entrada de tiempo aparecerá una ventana emergente. Ahora complete los detalles y haga clic en el AGREGAR botón. Repita el proceso durante tantos bloques de tiempo como desee.

Puede utilice TimeCamp para ahorrar tiempo y aumentar la productividady crear mapas de tiempo. Después de agregar bloques de tiempo para la semana (o el mes), integre Google Calendar en su TimeCamp.

Los bloques de tiempo de su Google Calendar aparecerán automáticamente en su hoja de tiempo de TimeCamp a la hora asignada. Además, TimeCamp ofrece seguimiento automático del tiempo, un salvavidas para las personas que a menudo se olvidan de agregar entradas de tiempo.

Planyway le permite integrar Trello, Jira, Google Calendar y Microsoft Teams. Si administra proyectos en Trello y programa reuniones en Google Calendar, puede ser difícil saber qué hacer y cuándo.

Planyway lo reúne todo en un solo lugar, lo que facilita la creación de un mapa del tiempo. Puede arrastrar bloques de tiempo por el calendario de Planyway, lo que facilita la realización de ajustes de última hora.

Desde escribir artículos y hacer presupuestos hasta crear una lista de observación de mis películas favoritas, puede hacer mucho con el paquete de editores de Google Docs. Crear un mapa de tiempo no es diferente.

Hojas de cálculo de Google ofrece todo lo que necesita para crear el mapa de tiempo perfecto. Lo que diferencia a Google Sheets de otros programas de mapas de tiempo es la libertad que te brinda. Puede crear su mapa de tiempo como desee sin limitarse a la interfaz de la aplicación.

Pero si no quiere la molestia de crear un mapa de tiempo desde cero, aquí hay un Plantilla de mapa de tiempo de Google Sheets que puedes usar y personalizar.

La procrastinación es el enemigo

El mapeo de tiempo lo ayuda a administrar mejor su tiempo. Te da dirección y una pista a seguir. Pero debes comprometerte con él para que muestre sus maravillas. Y el mayor obstáculo que enfrentará en el camino es la procrastinación.

Mucha gente lucha con la procrastinación y usa diferentes métodos para lidiar con ella. Si bien todos estos métodos tienen sus ventajas, la regla de los cinco minutos es una de las más efectivas.