Ya no necesita enviar un documento de Word por correo electrónico entre compañeros de trabajo para hacer las cosas. Podría, pero con los procesadores de texto basados en la web como Google Docs, colaborar y comunicarse es pan comido.
Dentro del software, encontrará varias herramientas y características que lo ayudarán a mantenerse actualizado y fuera del camino de los demás. En este artículo, encontrará una guía completa para usar estas herramientas en Google Docs.
Para agilizar los comentarios y la colaboración de su equipo, a continuación le mostramos cómo mencionar a otros y usar los comentarios de manera efectiva en Google Docs.
Mencionar a otros en sus documentos de Google
Para mencionar un contacto en cualquier parte de un documento de Google, escriba @ y continúe con su dirección de correo electrónico. Si lo ha guardado como contacto en su cuenta de Google, su nombre aparecerá en una lista mientras lo hace. Allí, puede hacer clic en su nombre para terminar de agregarlos.
Mencionarlos en el documento no les enviará una notificación, pero creará una etiqueta sobre la que puede pasar el mouse para ver una tarjeta de contacto con accesos directos para enviarles un correo electrónico, crear o programar una reunión o ver sus interacciones recientes con Google.
Si aún no le ha dado acceso a su compañero de trabajo, hay algunas formas de compartir sus documentos de Google, siendo el más rápido el Compartir botón en la esquina superior derecha. Una vez que haga clic en él, se le pedirá su dirección de correo electrónico y un mensaje opcional. Entonces, golpea Enviar.
Los comentarios harán ping a sus compañeros de trabajo, dirigiendo su atención a su documento compartido. Para usar comentarios:
- Resalta el texto o medio donde quieras dejar un comentario.
- Aparecerá una barra de herramientas en el lado derecho de su documento. Allí, seleccione el icono de voz azul con un símbolo más. Alternativamente, puede encontrar este símbolo en gris en la barra de herramientas superior o haciendo clic derecho para obtener una lista de opciones adicionales.
- Aparecerá un panel de comentarios. Escriba sus pensamientos en el campo, usando @ y una dirección de correo electrónico para agregar a sus compañeros de trabajo.
- Cuando esté listo para compartir, haga clic en Comentarioy su nota aparecerá en el documento. Cualquier persona etiquetada dentro recibirá una notificación. Cualquier persona con acceso al documento puede ver y agregar sus pensamientos.
Para evitar que los comentarios saturen su documento, puede resolverlos una vez que los haya leído o haya completado las tareas asociadas. Para hacerlo, haga clic en la marca de verificación en el encabezado del hilo. Esta acción ocultará la nota, pero puede acceder y recuperar comentarios resueltos en Google Docs accediendo a su historial. Puede encontrarlo seleccionando el ícono de voz en la esquina superior derecha de su pantalla.
Cómo usar Sugerir ediciones en Google Docs
A veces es beneficioso hacer sugerencias en lugar de cambios cuando se trabaja en colaboración. En lugar de hacer ping a su compañero de trabajo con un juego por juego o revisar el historial de versiones de su documento, puede sugerir cambios usando modo de sugerencia en Documentos de Google. Para hacerlo:
- Resalte el texto o los medios a los que se refiere.
- Aparecerá una barra de herramientas en el lado derecho de su documento. Allí, seleccione el icono de voz verde con un lápiz. Alternativamente, puede cambiar entre los modos haciendo clic en el icono del lápiz en la barra de herramientas o haciendo clic con el botón derecho para obtener una lista de opciones adicionales.
- Una vez que esté en el modo Sugerencias, cualquier edición que realice aparecerá como una sugerencia, y el texto que está reemplazando seguirá apareciendo con un tachado verde. Los cuadros de comentarios se mostrarán en el lado derecho, reflejando cualquier cambio sugerido.
- Cuando esté listo, etiquete al compañero de trabajo al que le gustaría sugerir cambios en uno o más hilos de comentarios y presione Reproducir para enviar una notificación.
Cuando esté listo para volver al modo de edición, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción de la lista, o haga clic en el icono del modo de sugerencia en el lado derecho de la barra de herramientas.
Si está revisando las sugerencias de otra persona, puede hacer clic en los cuadros de comentarios para revisarlas. Mientras lo hace, haga clic en la marca de verificación en la parte superior del hilo para aceptar y en la x para rechazar. Aceptar los cambios colocará las ediciones de su compañero de trabajo en el documento. También puede dejarles comentarios en el hilo para comunicarse de un lado a otro sobre elementos específicos.
Configuración de notificaciones para Google Docs
Una forma rápida de encontrar la configuración de notificaciones para documentos es mediante el icono de voz en la esquina superior derecha de la pantalla. Una vez que abra el panel, haga clic en el icono de la campana para abrir el menú de configuración. Aquí puede ajustar los tipos de notificaciones que recibe para ambos Comentarios y Ediciones.
Para los comentarios, puede optar por todos ellos, solo aquellos en los que otros lo mencionan o ninguno de ellos. Si selecciona ninguno, aún obtendrá un indicador visual, pero no recibirá una notificación o correo electrónico. Con esto, deberá prestar especial atención para asegurarse de no perderse una actualización de un compañero de trabajo.
Con las ediciones, puede optar por recibir notificaciones cada vez que alguien realice cambios en el documento o ninguno. Pero aún puede ver quién cambió qué en el historial de versiones de su documento.
Cómo usar el historial de versiones en Google Docs y por qué es útil
Dado que está colaborando con otros, es bueno que tenga una copia de seguridad del documento en caso de que alguien borre o escriba información importante accidentalmente. En la parte superior de la pantalla, hay un hipervínculo que indica cuándo se produjo la edición más reciente. Haga clic aquí y verá copias de seguridad de sesiones de trabajo anteriores y los cambios que se produjeron.
Usar el historial de versiones es útil porque puede ver lo que otros han cambiado si no está claro. Además, puede volver a una versión anterior si no está satisfecho con el documento actual o si algo salió mal.
Cómo saber si alguien más está trabajando en un documento de Google
Afortunadamente, Google lo tiene cubierto cuando se trata de saber si su compañero de trabajo está editando un documento o no. Si están en el espacio de trabajo contigo, su foto de perfil aparecerá en la parte superior de tu pantalla con un borde de color. Si están allí pero inactivos, aparecerá desvanecido.
También puede ver exactamente dónde están mirando su cursor en el color correspondiente. De esa manera, puede evitar la superposición o volver más tarde si prefiere trabajar solo.
Empezar a colaborar con Google Docs
Gracias a Google Docs, colaborar con tus compañeros de trabajo es pan comido. Puede contribuir a los documentos o sugerir ediciones. Además, hay muchas funciones, como configuraciones de notificación personalizadas, historial de versiones y actualizaciones en tiempo real, para mantener su flujo de trabajo fluido y estable.
