Si tiene problemas con los plazos, tiende a procrastinar mucho o se distrae fácilmente con una notificación aleatoria; podrías ser víctima de la ley de Parkinson. La ley de Parkinson explica que cuanto más tiempo se nos da para una tarea en particular, más tiempo nos llevará completarla.
Esta es la razón por la cual la procrastinación es tan frecuente. Pero, ¿cómo se supera? Antes de que podamos hablar sobre cómo superar la ley de Parkinson, es importante comprender su naturaleza y por qué prevalece.
¿Qué es la Ley de Parkinson?
La Ley de Parkinson es un adagio acuñado por Cyril Northcote Parkinson, un historiador naval británico. Afirma:
Es un lugar común la observación de que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización.
Para comprender el concepto, considere a una persona encargada de escribir un ensayo dentro de un plazo de 48 horas. La persona, en el primer día, recogerá datos relevantes para la investigación y formará un esquema. Al siguiente, se pondrán manos a la obra y escribirán el primer borrador del ensayo.
A medida que se acerca la fecha límite, con unas pocas horas restantes, editarán, revisarán y finalmente enviarán el borrador. ¿Qué sucede si a la persona se le dio un plazo de 24 horas? Es muy posible que la persona haya escrito fácilmente el ensayo asignado dentro de las 24 horas, sin sacrificar la calidad.
Ahora piensa en la frecuencia con la que te has encontrado con circunstancias similares. Probablemente pueda pensar en varios casos en los que se le asignó una tarea con un plazo más largo. Pero en lugar de completar la tarea dentro del tiempo requerido para completar la tarea, tomó todo el tiempo disponible (de acuerdo con la fecha límite) para completar la tarea.
Uso de la ley de Parkinson para maximizar su productividad
Si bien la ley de Parkinson prevalece y aparentemente es inevitable, puede usarla a su favor controlando cómo pasa su tiempo. Aquí hay algunas estrategias que puede usar para superar la ley de Parkinson y ser más productivo:
1. Establecer objetivos INTELIGENTES
Las personas tienden a holgazanear y posponer las cosas más cuando no sienten que su trabajo es importante. Otra causa importante de la procrastinación es la incertidumbre sobre los próximos pasos. Si no sabe lo que hará una vez que termine un proyecto, es probable que retrase su finalización.
Por eso es importante establecer objetivos INTELIGENTES para superar la ley de Parkinson. Tener en mente un objetivo específico y limitado en el tiempo lo hace más ansioso por trabajar en él y usar su tiempo y otros recursos de manera más consciente.
2. Programar de manera efectiva
Todos sabemos la importancia de la programación. Nos ayuda a ser conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo, minimizando el impacto negativo de la ley de Parkinson. Para una programación y planificación eficaces, puede utilizar aplicaciones de calendarios para programar tareas.
Sin embargo, siempre debe incluir una hora límite en su horario. Una hora límite designada (para el día) le da una sensación de urgencia y se ve obligado a completar sus tareas del día dentro de ese período de tiempo.
Cuando no tiene un tiempo límite establecido, siente que tiene más tiempo y es probable que se distraiga o trabaje lentamente. Te dices a ti mismo que lo compensarás agregando más horas por la noche, por lo tanto, "ampliando el trabajo".
La ley de Parkinson golpea más fuerte cuando tienes un gran proyecto con una fecha límite larga. Una fecha límite más larga significa que tienes más tiempo para relajarte y distraerte. Para evitar eso, debe dividir el proyecto en tareas más pequeñas. Ahora establezca plazos intermedios para cada una de las tareas más pequeñas y prográmelos en consecuencia.
Dividir un proyecto grande en tareas más pequeñas lo hace menos abrumador y más factible; por lo que es menos probable que procrastines. Además, al darse plazos más cortos e inmediatos, no se está dando mucho tiempo. Como no hay mucho tiempo libre, siente una sensación de urgencia que lo motiva a completar las tareas.
4. Tiempo de seguimiento
Es probable que sus estimaciones sean inexactas inicialmente. Puedes darte 3 horas para un proyecto. Pero mientras trabaja en ello, descubre que necesitará otras 2 horas para completarlo. Si eso sucede, simplemente reajusta tu horario y date tiempo extra. Establecer plazos precisos para sus proyectos lo ayuda a planificarlos de manera efectiva. Para eso, puede comenzar a rastrear el tiempo que lleva completar cada proyecto.
Hay varios excelentes aplicaciones de seguimiento del tiempo por ahí que puede usar para rastrear cuánto tiempo toma un proyecto en particular. Al usar una aplicación de seguimiento del tiempo, puede acceder al registro de tiempo y ver cuánto tiempo le tomó completar diferentes proyectos. Esto ayuda a hacer mejores estimaciones y establecer plazos más realistas para sus proyectos y evita que pierda el tiempo.
5. Utilice la división de tiempo
Cuando necesitamos hacer algo, no pensamos en cuánto tiempo llevará completar el proyecto. En cambio, pensamos en cuánto tiempo nos dan para el proyecto. Ahí es donde entra en juego la ley de Parkinson. Si el tiempo dado para la tarea asignada es mayor que el tiempo requerido, tendemos a retrasar la tarea hasta el último minuto.
Para evitar que eso suceda, utilice timeboxing. Timeboxing implica pensar en cuánto tiempo llevará un proyecto en particular para completar una tarea, establecer una fecha límite autoimpuesta (una caja de tiempo) de acuerdo con el tiempo requerido para la tarea, y apegarse a él.
Digamos que tienes tres días para terminar un proyecto. Tras la evaluación, descubre que se puede hacer en tres horas. Establezca un plazo de 3 horas para el proyecto y esfuércese por completarlo dentro del plazo. Con el timeboxing, te vuelves más consciente de cómo y dónde estás usando tu tiempo. Cuando hay una fecha límite inminente en su mente, es menos probable que postergue las cosas.
6. Usa la Técnica Pomodoro
Al igual que el timeboxing, puedes Usa el método Pomodoro para ser más productivo. y vencer la ley de Parkinson. El método Pomodoro consiste en sesiones de trabajo breves pero intensivas, con breves descansos intermedios.
Cuando usa el método Pomodoro, no está pensando en la fecha límite real para la tarea, sino en los 25 minutos que se ha fijado. Esto elimina la posibilidad de que la ley de Parkinson actúe. Así es como puedes usar la técnica Pomodoro:
- Anota una lista de cosas por hacer, en orden de prioridad.
- Pon un temporizador a 25 minutos.
- Comience a trabajar en la tarea de mayor prioridad hasta que suene el temporizador.
- Toma un descanso de 5 minutos.
- Repita cuatro sesiones de 25 minutos.
- Toma un descanso de 30 minutos.
Si bien puede usar un temporizador en su teléfono o computadora portátil, hay aplicaciones para la tecnica pomodoro que lo hacen mucho más fácil y efectivo.
Haga más en menos tiempo
No tienes que empezar con todas estas estrategias desde el primer día; puede elegir uno o dos y hacerlos con la mayor eficacia posible. El truco está en tomar conciencia de cómo usas tu tiempo y evitar que la ley de Parkinson "expanda tu trabajo".
Una vez que lo domines, puedes incorporar más de estas estrategias en tu rutina. ¡Pero no te quedes ahí! Puede conocer más formas de aumentar su productividad y hacer más en menos tiempo.
