Crear una lista de tareas pendientes es un truco de productividad efectivo que lo ayuda a canalizar su atención a las cosas que importan. Sin embargo, puede considerar complementar esto con una lista de cosas que no debe hacer para mejorar su productividad.
Su lista de tareas pendientes debe consistir en tareas y hábitos de bajo valor en los que rara vez piensa conscientemente y que desperdician su tiempo y energía. Crear esta lista y evitar estos hábitos hará espacio para tareas más satisfactorias. Aunque su lista de cosas que no debe hacer en última instancia depende de usted, este artículo cubrirá algunos ejemplos comunes para que pueda comenzar.
1. Revisando sus correos electrónicos todo el día
Si no le gusta dejar mensajes sin leer o respondidos, probablemente tenga la costumbre de revisar sus correos electrónicos constantemente durante su jornada laboral. Pasar tanto tiempo en su bandeja de entrada puede parecer un hábito productivo, pero no lo es, a menos que eso sea lo que requiera su trabajo.
Un problema principal con este hábito es que lo pone en un modo reactivo, ya que permite que su bandeja de entrada determine sus tareas para el día en lugar de priorizar sus propias tareas. Esto le quita el tiempo y el enfoque que debe invertir en actividades más significativas.
Dicho esto, debe considerar ser más proactivo con su tiempo y su bandeja de entrada al agrupar su actividad de correo electrónico. Lotes de tareas implica agrupar tareas similares y trabajar en ellas de una sola vez, por ejemplo, revisar y responder a sus correos electrónicos en momentos específicos del día, dejando el resto del tiempo para tareas productivas.
2. multitarea
Otro hábito que se enmascara como un truco de productividad es la multitarea. Aunque pueda parecer contraintuitivo, multitarea o, más exactamente, cambio de contexto, puede llevar mucho tiempo y ser ineficaz. Esto se debe a que intentar varias cosas a la vez obliga a su cerebro a cambiar constantemente entre tareas, lo que puede ser agotador y provocar una disminución de la eficiencia y la precisión.
La tarea única, por otro lado, le permite concentrarse en una tarea y dedicar toda su energía a completarla. Esto minimiza las distracciones, mejora la concentración y lo ayuda a completar tareas individuales más rápido y con mejores resultados.
3. Decir sí a las reuniones innecesarias
El siguiente hábito que debes agregar a tu lista de cosas que no debes hacer es decir sí a las reuniones innecesarias. Aceptar cada reunión que se te presente llenará rápidamente tu agenda, dejándote poco tiempo para hacer las cosas.
Primero, trate de cuestionar el propósito de cada reunión y averigüe si es indispensable. Algunas reuniones se pueden reemplazar con llamadas rápidas, correos electrónicos o mensajes de chat. Si la reunión es necesaria, asegúrese de que tenga una agenda y un cronograma claros, y trate de que sea lo más breve posible. Ser selectivo con las reuniones que acepta le ayudará a liberar tiempo en su día y le permitirá concentrarse en tareas más significativas.
Las redes sociales son una gran herramienta para conectarse con sus compañeros y mantenerse informado, pero también pueden afectar su productividad cuando se encuentra constantemente en interminables agujeros de conejo de noticiero. Este es un hábito difícil de romper, considerando que es posible que no siempre te des cuenta de que lo estás haciendo hasta que hayan pasado unas horas.
A supera tu hábito de desplazamiento sin sentido, debe reconocer y eliminar lo que lo desencadena. Algunos de los culpables comunes son las notificaciones y la sensación de perderse algo. Una vez que identifique y elimine los desencadenantes, puede aprovechar las herramientas que pueden ayudarlo a minimizar su tiempo en aplicaciones de redes sociales como Tiempo de pantalla para reducir el uso de su iPhone o Modo de enfoque en Android.
5. Perder el tiempo en tareas mundanas/repetitivas
Las tareas mundanas consumen tiempo y recursos valiosos que podría usar para otras tareas más importantes, y son la siguiente entrada en nuestra lista de tareas pendientes. Estas tareas pueden pasar desapercibidas fácilmente, pero se suman rápidamente y pueden ser una gran pérdida de tiempo. Algunos ejemplos de tareas mundanas incluyen la entrada de datos, transcribir reuniones de videoy la programación manual de publicaciones en redes sociales, por nombrar algunas.
Hay varias formas de reducir la cantidad de tiempo que dedica a tareas mundanas, incluida la delegación de tareas a otra persona, la subcontratación a un servicio de terceros o el uso de herramientas de automatización para hacer frente a tareas repetitivas. Una o más de estas estrategias pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y liberar su energía para tareas más impactantes.
6. Usar su teléfono en la cama
Aunque no suene tan mal, usar el teléfono en la cama es una hábito de teléfono inteligente que puede obstaculizar su productividad. Usar su teléfono inteligente a primera hora de la mañana o a última hora de la noche puede tener varios efectos adversos.
Por ejemplo, la luz azul que emite tu teléfono puede interrumpir la producción de melatonina, una hormona que ayuda a regular los ciclos de sueño. Además, revisar las noticias o las redes sociales a primera hora de la mañana puede establecer un tono negativo para el resto del día.
Con esto en mente, crear una zona libre de teléfonos en tu dormitorio es esencial. Esto ayudará a mejorar la calidad de su sueño y le permitirá comenzar su día de manera más productiva. Puede recurrir a otras actividades como leer un libro físico, escribir un diario antes de acostarse y usar un despertador antiguo para despertarse.
7. No priorizar sus tareas
Está muy bien tener un plan para tu día al enumerar tus tareas en tu lista de tareas pendientes, pero si no las priorizas, es probable que no llegues a las más importantes a tiempo. Idealmente, debería intentar dedicar sus horas más productivas a sus tareas más desafiantes e importantes. Este enfoque garantiza que aproveche al máximo su día y no se pierda ninguna fecha límite importante.
Una de las mejores maneras de preparar sus listas de tareas está utilizando la matriz de Eisenhower. Este marco simple lo ayuda a determinar qué tareas priorizar en función de su urgencia e importancia. Una vez que haya identificado sus principales prioridades, puede concentrarse en abordarlas primero, y el resto de sus tareas pueden seguir.
Automatice las tareas de poco valor y elimine los hábitos improductivos para aumentar la productividad
Desarrollar una lista personalizada de tareas pendientes es una estrategia efectiva que puede ayudarlo a concentrarse en sus tareas más esenciales y potenciar su productividad.
Al delegar, subcontratar o automatizar tareas de bajo valor y deshacerse de hábitos improductivos, puede crear más espacio para las cosas que más le importan y aprovechar al máximo su día. Puede usar esta lista como inspiración para crear su lista de cosas que no debe hacer y comenzar a eliminar las pérdidas de tiempo de su rutina diaria.
