3 formas efectivas de usar ChatGPT en Excel

Excel es una herramienta increíblemente útil para trabajar con grandes cantidades de datos. Sin embargo, encontrar e implementar las fórmulas correctas a veces puede ser una experiencia compleja y frustrante. Afortunadamente, ChatGPT puede ser un excelente recurso para ayudar a superar estos desafíos.

Con la ayuda de este modelo de lenguaje de IA, puede buscar ayuda con problemas relacionados con Excel, crear fórmulas y recibir respuestas en tiempo real para ayudarlo a aprovechar Excel al máximo. En este artículo, exploraremos algunas formas efectivas de usar ChatGPT en Excel y descubriremos cómo puede mejorar su experiencia de análisis de datos.

1. Use ChatGPT para crear e implementar fórmulas

Crear o encontrar las fórmulas de Excel correctas puede ser intimidante y consumir mucho tiempo. Además, si la fórmula contiene un error, puede producir resultados incorrectos, lo que puede ser aún más complicado de corregir.

Para evitar todas estas molestias, puede pedirle a ChatGPT que cree fórmulas para usted, en función de los detalles específicos de lo que desea que haga su fórmula. Puede pedirle al chatbot que sugiera fórmulas basadas en las tareas en cuestión, o puede buscar orientación sobre una fórmula que ya tiene.

Para comenzar, enumere sus requisitos básicos para la fórmula. Esto puede incluir una muestra de su hoja de cálculo y una descripción de la tarea que desea completar. Una vez hecho esto, puede pedirle a ChatGPT que cree la fórmula. Esto puede incluir el uso de un generador de fórmulas/funciones o agregar manualmente la fórmula a la hoja de cálculo.

Este es un ejemplo: teníamos una hoja de cálculo que contiene datos sobre las ventas de diferentes productos en diferentes ciudades y queríamos calcular las ventas totales de cada producto. Ingresamos todos los detalles necesarios en ChatGPT y le pedimos que calculara las ventas del producto A.

Así es como respondió:

Seguimos los pasos exactos en nuestra hoja de cálculo de Excel y la fórmula calculó las ventas totales con precisión.

Cuando le pida a ChatGPT que cree fórmulas para usted, hay algunas cosas que debe tener en cuenta:

• Cuanta más información des, mejor. Asegúrese de que sus instrucciones sean claras y específicas. Si la hoja de cálculo no es demasiado larga, puede copiar su contenido y dárselo al chatbot para obtener una respuesta más precisa. También hemos hablado de cómo escribir avisos efectivos de ChatGPT para obtener las mejores respuestas en nuestra guía anterior, a la que puede consultar para este fin.
• Vuelva a verificar el formato y la sintaxis de las fórmulas creadas por ChatGPT. Si alguno de estos es incorrecto, Excel devolverá un error.
• Siempre verifique dos veces los resultados para garantizar la precisión. Si bien ChatGPT puede crear fórmulas para usted, también tiene ciertas limitaciones. Lo mejor es probar la fórmula en una pequeña muestra de datos para asegurarse de que está produciendo resultados precisos.

Al tener en cuenta estos puntos, puede usar el chatbot de manera más efectiva y con mayor confianza para superar cualquier temor que pueda tener sobre el trabajo con hojas de cálculo.

2. Use ChatGPT para crear macros

Las macros son un conjunto de instrucciones que le indican a Excel que realice determinadas tareas en un orden determinado. Esto significa que las macros le permiten grabar un conjunto específico de acciones y luego ejecutarlo más tarde con un solo clic, sin tener que escribir manualmente el código cada vez.

Sin embargo, crear macros en Excel puede ser un poco desalentador, especialmente si no está familiarizado con la programación o VBA. Afortunadamente, ChatGPT puede ayudarlo con este proceso brindándole orientación y consejos útiles.

Echemos un vistazo a un ejemplo. Tenemos una hoja de cálculo de datos de ventas con las siguientes columnas:

• Nombre de empleado
• Región
• Cuarto
• Ventas totales

Queremos crear un filtro que muestre las ventas totales realizadas en el primer trimestre para la región Norte. Le describimos esto a ChatGPT y creamos una macro para esto, como se muestra a continuación:

Una vez que tenga la macro requerida, implementémosla y ejecútela:

1. presione el alternativa + F11 teclas de su teclado para abrir el Editor de Visual Basic.
2. En la siguiente ventana, navegue hasta Insertar > Módulo.
3. Aquí, ingrese el código que copió de ChatGPT anteriormente.
4. Cierre el cuadro de diálogo y haga clic en Archivo > Guardar como.
5. Expanda el menú desplegable Guardar como tipo y elija Libro de Excel habilitado para macros.
6. Hacer clic Ahorrar para guardar el archivo de macros.
7. Ahora, regrese a su hoja de trabajo y diríjase a la Desarrollador pestaña.
8. Haga clic en macros y elige FilterData de la lista.
9. Finalmente, golpea Correr.

Esta macro ahora filtrará sus datos para mostrar solo las ventas de la región objetivo.

3. Use ChatGPT para automatizar el envío de correos electrónicos

Al administrar un equipo grande, la automatización de tareas como el envío de correos electrónicos puede ser un salvavidas. Excel proporciona varios métodos para automatizar el envío de correos electrónicos, lo que es especialmente útil cuando se envía un correo electrónico a un grupo de personas con detalles similares de manera regular. Además, la incorporación de ChatGPT puede optimizar aún más el proceso de automatización del correo electrónico para lograr la máxima eficiencia.

La forma más fácil de hacerlo es pedirle a ChatGPT que cree una macro VBA relevante. Este método es bastante similar a los pasos que ya hemos descrito anteriormente. Echemos un vistazo rápido a un ejemplo.

Supongamos que tenemos una lista de las direcciones de correo electrónico de la alta dirección de nuestra empresa y necesitamos enviarles el informe de ingresos del primer trimestre por correo electrónico. Así es como le pediremos a ChatGPT que cree una macro VBA.

Una vez que tengamos la macro, guardaremos el módulo y lo ejecutaremos siguiendo los pasos descritos anteriormente. ¡Tan sencillo como eso! Además de estos tres métodos que hemos enumerado para usar ChatGPT en Excel, también puede usar el chatbot para analizar y visualizar datos en Excel con la ayuda de herramientas como gráficos y análisis de datos Paquete de herramientas. Puede pedirle a ChatGPT que le explique cómo usar estas herramientas de manera efectiva.

Además, puede usar ChatGPT para solucionar problemas en Excel brindándole los detalles del error que está encontrando. Si bien hay una serie de cosas que ChatGPT no puede hacer en Excel sin embargo, es una gran herramienta que puede ayudarlo a convertirse en un profesional de las hojas de cálculo.

ChatGPT al rescate

ChatGPT es un recurso valioso para aprovechar al máximo Excel. Puede usarlo para crear nuevas fórmulas, obtener ayuda con cualquier error en la hoja de cálculo e incluso aprender nuevas habilidades pidiéndole que explique cómo funcionan ciertas funciones. Si se usa correctamente, puede ayudarlo a maximizar su productividad de Excel y superar cualquier temor a las hojas de cálculo que pueda tener.