3 formas de organizar tu búsqueda de empleo con hojas de cálculo de Excel

Buscar trabajo en el mercado actual es un proceso a menudo complejo. Sin las estrategias organizativas adecuadas, la búsqueda de un trabajo puede convertirse rápidamente en un lío complicado. Combinar miles de resultados de trabajo en múltiples sitios web y enviar cientos de currículos por correo electrónico puede volverse confuso rápidamente.

Mantener una búsqueda de empleo organizada es esencial para quienes buscan empleo y buscan una nueva oportunidad profesional. Organizar los trabajos potenciales según la categoría, raspar la web para crear una lista de resultados filtrables y automatizar los correos electrónicos puede simplificar el proceso. Afortunadamente, Excel viene con varias funciones que pueden ayudarlo a administrar su búsqueda y mantener sus aplicaciones en orden.

1. Organización de trabajos por categoría en Excel

Si su búsqueda de trabajo requiere que busque en más de un tipo de industria, es imperativo mantenerlos ordenados por categoría. Enviar el currículum vitae incorrecto a una vacante podría significar no obtener una entrevista.

Para cada puesto al que se postula, agréguelo a una lista continua en una hoja de cálculo de Excel. Enumere el título del puesto, la empresa, la categoría del trabajo y su punto de contacto dentro de la empresa, si tiene uno.

Con los puestos categorizados, puede hacer varias cosas para asegurarse de no dar pasos en falso con otras aplicaciones. Cuando se trata de postularse para más de un tipo de trabajo, debe tener un currículum y una carta de presentación para cada uno.

Puede crearlos previamente y tener copias esperando para ser enviadas, o puede usar la función SUSTITUIR de Excel para generarlos automáticamente.

Si tiene varias copias de su currículum y carta de presentación prefabricadas, puede simplificar el acceso a la correcta en el momento adecuado. Unas pocas funciones IF anidadas, o una simple función SWITCH, pueden garantizar que no envíe las copias incorrectas.

=CAMBIAR(F2, "Redes", Lista de currículums! A1, "Desarrollo", Lista de currículums! A2, "Apoyo", Lista de currículums! A3, "TI general", Lista de currículums! A4, lista de currículums. A1)

Con una función como la anterior, puede obtener enlaces para currículums almacenados en otra hoja. Sin embargo, Excel facilita la creación de una sola plantilla y luego usa la función SUSTITUIR de Excel para hacer el trabajo pesado.

Anidar varias funciones de SUSTITUCIÓN en una sola fórmula le permite crear rápida y fácilmente comunicaciones de formulario. Encadenar varios SUSTITUTOS y condicionales SI o CAMBIAR puede transformar una plantilla o una serie de plantillas en correos electrónicos de introducción o de seguimiento.

Excel puede tomar una serie de plantillas como las siguientes y convertirlas en un correo electrónico completo y listo para enviar.

Usando una función rápida, puede combinar cada una de estas plantillas en una sola carta de presentación cohesiva.

Cada celda usa un conjunto de sustituciones simples como la siguiente de G2 para crear el texto:

=SUSTITUIR(Hoja4!A1, "{ nombre de contacto }", C2)

Aquí, el nombre de contacto para el puesto se almacena en C2. También puede usar condicionales para combinar diferentes plantillas según la categoría de cada puesto o palabras específicas en el título del rol.

El formato en el producto final se puede lograr usando la función CHAR(10) para producir saltos de línea. Puede envolver todos los párrafos en una función CONCAT para producir un correo electrónico terminado:

=CONCAT(G2, CARÁCTER(10), CARÁCTER(10), H2, CARÁCTER(10), I2, CARÁCTER(10), J2, CARÁCTER(10), CARÁCTER(10), Hoja4!A5, CARÁCTER(10), Hoja4!A6)

2. Uso de Excel para analizar datos web raspados

La mayoría de los sitios de trabajo le permitirán filtrar puestos con algunas opciones básicas, por ejemplo, según el título, la ubicación y las habilidades. La aplicación de filtros adicionales a esos resultados puede ayudarlo a aprovechar al máximo cada aplicación.

Las funciones de Excel facilitan la aplicación de filtros avanzados a una lista de posibles resultados laborales. Puede eliminar automáticamente cualquier trabajo con un salario por debajo de un umbral específico o incluir solo trabajos que requieran habilidades específicas. Excel le permitirá aplicar tantos filtros como desee a un conjunto de datos para obtener los resultados más relevantes.

Lo primero que necesitará es una lista de trabajos de los diversos sitios en los que está tratando de buscar. La forma más rápida de obtener esa lista es usando un extensión de raspado web de Google Chrome o aplicación. Hay muchas opciones excelentes disponibles en línea que son rápidas de configurar y fáciles de usar.

Si está buscando una opción gratuita, Google Sheets ofrece una función IMPORTXML incorporada que se puede usar para extraer datos web.

Una vez que haya extraído un conjunto de datos, deberá importarlo a Excel. Excel incluye un importador XML incorporado que puede simplificar la extracción de grandes conjuntos de datos extraídos. Utilice la funcionalidad de importación disponible después de haber desbloqueó esta pestaña de Desarrollador oculta en la cinta

Mientras importa, se le pedirá que configure su nuevo conjunto de datos. Para obtener los mejores resultados, intente normalizar sus datos tanto como sea posible durante la importación. Asegúrese de que los mismos datos de cada sitio terminen en la misma columna, preferiblemente con el mismo formato.

Una vez que sus datos se hayan importado por completo, puede usar la funcionalidad de filtro de Excel para ordenar rápidamente su lista de prospectos. Esto le dará un control detallado sobre los resultados de su búsqueda, lo que le permitirá postularse solo a las posiciones más relevantes.

3. Enviar comunicaciones automáticamente desde Excel

En el mercado laboral actual, es imposible conseguir un trabajo sin poder enviar cientos de correos electrónicos. Ser capaz de automatizar el proceso es esencial. Generar comunicación de forma es un gran primer paso. Sin embargo, su mejor opción es enviar correos electrónicos directamente desde Excel.

Hay dos formas diferentes de lograr esto en Excel. La forma más compleja es usando VBA para crear una macro que pueda enviar correos electrónicos desde Excel. Sin embargo, la forma más sencilla de hacer esto es usando la función HIPERVÍNCULO incorporada de Excel.

HYPERLINK permite a los usuarios crear enlaces que abrirán su aplicación de correo predeterminada y rellenarán previamente un mensaje. La función puede completar el correo electrónico de envío, el asunto, el cuerpo del correo electrónico y, si es necesario, una CC para el correo electrónico.

Crear un enlace de correo electrónico automático es fácil de lograr con una función como la siguiente:

=HIPERVINCULO("correo a:" y A2 y "?sujeto=" & E2 & "&cuerpo=" & F2, "Enviar correo electrónico")

La función será crear un enlace en Excel que, cuando se hace clic, abre su cliente de correo electrónico con todo el correo electrónico que necesita enviar ya completado. Todo lo que le quedará por hacer será hacer clic en el botón enviar.

Con la función HIPERVÍNCULO y la correspondencia generada automáticamente desde arriba, puede enviar fácilmente correos electrónicos masivos.

Excel es la forma ideal de mantener organizada su búsqueda de empleo

Las herramientas de Excel pueden mantener organizada su búsqueda de empleo y aumentar las posibilidades de que sus solicitudes lleguen a las manos adecuadas. Desde la personalización rápida de las comunicaciones de formulario para cada puesto hasta el envío automático de correos electrónicos, Excel puede ayudarlo fácilmente con su búsqueda de trabajo.

Puede mantener sus solicitudes organizadas y filtrar posibles ofertas de trabajo para asegurarse de que solo se postule a los puestos más aplicables con la versión más específica de su currículum.