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Tomar notas es una parte vital de cada reunión. A veces puede ser difícil descubrir la forma más efectiva de tomar notas.
Si bien existen muchas aplicaciones para tomar notas, a veces es un inconveniente tener demasiadas aplicaciones en su dispositivo. Esto es especialmente cierto si desea compartir sus notas y no está seguro de si sus colegas usan las mismas aplicaciones para tomar notas.
Afortunadamente, Microsoft Excel facilita tomar y ordenar las notas de la reunión. Le ayuda a organizar sus notas de reunión y garantiza que casi cualquier persona pueda abrir y leer sus notas. Así es como puedes hacerlo.
1. Establezca su agenda
Para comenzar con las notas de la reunión, primero mire la agenda de la reunión. Si no tiene una agenda de reunión preestablecida, haga una lista de los temas que pueden surgir en la reunión para usar en el siguiente paso.
Una vez que haya enumerado los elementos de su agenda, agregue cada elemento en una celda separada dentro de cada función o columna. Elegir filas o columnas está bien, pero debe asegurarse de elegir solo un formato para que todos los elementos enumerados estén en línea recta.
2. Lista de los asistentes
A continuación, haga una lista de todos los asistentes a la reunión. Tome esa lista de asistentes y agregue cada nombre a cada celda en una fila o columna.
El uso de filas o columnas depende de lo que haya elegido en el paso anterior. Si ha elegido usar una columna para los puntos de la agenda, use una fila para los nombres. De manera similar, si eligió filas para los elementos de la agenda, use una columna para los nombres.
Durante la reunión, agregue sus notas a cada celda relevante. Por ejemplo, si el asistente 2 comenta sobre el tema 3 de la agenda, agregue una nota en la celda correspondiente.
3. Organiza tus notas
Continúe agregando notas a lo largo de la reunión. Mientras escribe, asegúrese de utilizar técnicas efectivas para tomar notas. Una vez concluida la reunión, es el momento de organizar las notas. Si bien puede copiar y pegar notas en otro documento para ordenar las notas, es mucho más fácil ordenarlas dentro de Excel.
Para ordenar sus notas después de la reunión, cree un sistema de archivo codificado por colores para sus notas. Por ejemplo, es posible que desee utilizar el verde para las notas que pueden convertirse en elementos procesables.
Cuando desarrolle un sistema para organizar sus notas, comience el proceso de codificación por colores de sus celdas. Para hacer esto, seleccione una celda con una nota, elija el cubo de pintura y elija el color deseado.
Una vez que haya codificado por colores sus notas, puede ordenarlas aún más. Para hacerlo, utilice formato condicional en excel para ordenar las notas por color. Esto le permitirá clasificar notas similares juntas. Cuando todas sus notas estén ordenadas, será más fácil determinar qué próximos pasos debe tomar.
Mantenga un registro de sus notas en Excel
Hay muchas maneras de tomar notas de la reunión. Una de las formas más efectivas de tomar notas es hacerlo usando Excel. Este método es particularmente útil cuando necesita realizar un seguimiento de las notas según el tema de la agenda con el que se relacionan y quién presentó la idea.
Este estilo de toma de notas también facilita la organización de sus notas después de la reunión. Pero sea cual sea el método que elija, asegúrese de dar seguimiento a las ideas de la reunión.
