La escritura técnica comunica información técnica sobre una habilidad o producto a los lectores. Es comúnmente utilizado en campos técnicos y ocupacionales. Como escritor técnico, a menudo escribe documentos como guías de usuario, documentación de la interfaz de programación de aplicaciones (API) y manuales de reparación y productos.
Al igual que otros nichos de escritura, la escritura técnica tiene pautas específicas de nicho. Seguir estas pautas lo ayudará a escribir documentos bien estructurados y optimizar la forma en que los lectores entienden su trabajo. Aquí hay algunas reglas a seguir para convertirse en un buen escritor técnico.
1. Defina su audiencia
El análisis de la audiencia es un factor indispensable en un buen documento técnico. Conocer a tu audiencia te ayuda a determinar el tipo de información sobre la que escribir, cómo debes estructurarla y el tecnicismo de tu lenguaje. Hay cuatro audiencias principales para la redacción técnica: ejecutivos, expertos, técnicos y no especialistas.
Los ejecutivos son personas que financian el producto y toman las decisiones políticas, administrativas y económicas que lo gobiernan. Los técnicos son las personas que construyen, operan y reparan estos productos. Los expertos diseñan, prueban y conocen todo sobre el producto, mientras que los no especialistas son los usuarios finales de los productos. Debe considerar a su audiencia para determinar el mejor tono y estilo de escritura a emplear.
2. Identifique las necesidades de su audiencia
Además de conocer y definir a tu audiencia, es crucial que entiendas sus objetivos, intereses y necesidades. Completar el análisis de su audiencia es clave en la preparación de documentos, ya que es menos probable que escriba sin contratiempos y conozca bien las necesidades de su audiencia.
Para llevar a cabo un análisis completo de la audiencia, debe considerar los antecedentes de su audiencia, el conocimiento existente de el producto, la experiencia, las necesidades, los intereses, las características demográficas, la cultura y las preferencias de comunicación, y objetivos. Esta información le ayudará a presentar sus ideas de la manera más eficaz y eficiente.
3. Conozca el límite del conocimiento de su audiencia
Como técnica de análisis de audiencia, puede utilizar encuestas y cuestionarios para conocer el límite del conocimiento de su audiencia. También puede obtener opiniones y estereotipos populares, experiencias personales, lluvia de ideas y comentarios de la audiencia del departamento de marketing.
Si utiliza correctamente las herramientas enumeradas anteriormente, sabrá cuánto entiende su público objetivo la información que pretende transmitir. Esta información determinará en gran medida la estructura, los límites y el alcance de su documento, brindándole un sentido de dirección.
4. Mantenga su lenguaje simple
Se supone que la escritura técnica presenta un tema demasiado complicado. Lo hace mediante el uso de una guía de estilo de escritura sencilla. Debe asegurarse de que el lector promedio pueda entender fácilmente su escritura.
Sin embargo, debe tener en cuenta que comprender a su audiencia también es clave para el estilo de lenguaje que elija. Por ejemplo, la jerga profesional en un documento sobre interfaces de programación de aplicaciones (API) puede ser apropiado para los técnicos, pero no para los usuarios finales. En consecuencia, debe utilizar un lenguaje fácil de entender para ayudar a la comprensión de la audiencia. También puede querer aprender cómo usar una herramienta como Microsoft Editor para revisar su trabajo y asegurarse de que la escritura esté en punto.
5. Usar contornos
Los esquemas les dan a sus lectores una idea de qué esperar en el documento. Un documento sin esquema abruma a los lectores, ya que los obliga a leer el texto completo cuando solo les interesa adquirir conocimientos específicos.
Como escritor técnico, resumir su documento también le da un sentido de dirección al escribir. Lo mantiene encaminado y asegura que no se pierda o menosprecie los puntos relevantes. Además, mejora la estructura de su documento y sirve como retroalimentación sobre lo que pretende cubrir.
6. Use gráficos cuando sea necesario
La atención de la mayoría de los lectores se dirige naturalmente a los gráficos en comparación con el texto. En los documentos técnicos, los gráficos adecuados pueden mejorar la comprensión del texto por parte de los lectores al presentar la información de manera clara y enfática.
Sin embargo, como redactor técnico, debe tener cuidado de no utilizar gráficos para decorar documentos. Las tablas, los gráficos, las tablas, las fotografías y las ilustraciones son gráficos de uso común y pueden mejorar la estructura general del documento y atraer a los lectores. Dicho esto, si eres nuevo en Google Docs, aquí tienes cómo crear y editar tablas en Google Docs.
7. Involucre a sus lectores
Si bien puede estar tratando de transmitir información técnica a sus lectores, es importante que también los involucre. Todo documento técnico está centrado en el lector y debe escribirse al gusto del lector y no del escritor. La curiosidad intelectual de su lector debe estar satisfecha para que su documento sea útil.
Puede involucrar activamente a su lector escribiendo para expresar, no impresionar, e ir directamente al grano. Evite las abreviaturas y la jerga, use mucho espacio en blanco para mejorar la presentación visual y use titulares para guiar a su lector.
8. No haga referencia a información sensible al tiempo
Siempre es preferible evitar referencias a información sensible al tiempo, especialmente aquellas de un período comparable. Es más seguro y más inteligente usar un análisis que haya resistido la prueba del tiempo, lo que lo hace perenne y siempre adecuado para aquellos que leerán su documento en el futuro.
También debe tener en cuenta que adjuntar años específicos, como "2019", para enfatizar su punto puede reducir la utilidad de su documento con el tiempo, excepto en casos específicos. Puede evitar esto utilizando un marco de tiempo más amplio como "En los últimos siete años", lo que le da a su trabajo un nivel de credibilidad.
9. Use ejemplos relevantes
Al escribir un documento técnico, use instancias en vivo para enfatizar sus puntos. Dado que su audiencia lee su escritura para adquirir una habilidad, resolver un problema o aprender algunas pautas, debe proporcionarles ejemplos prácticos y relacionados.
Estos ejemplos mejoran la legibilidad de su trabajo y comunican información compleja a su lector, brindando contexto a los productos y procesos. De esta manera, es más probable que usen los productos de manera intencional y segura.
10. Obtenga una revisión de terceros antes de publicar
Un documento técnico siempre debe pasar por un proceso colaborativo que involucre al escritor y al revisor. Una revisión de un tercero ayuda a generar un documento centrado en la audiencia, sin errores e impactante.
Como autor original del documento, es posible que haya escrito muchos borradores antes de crear el documento final. Sin embargo, no importa cuán bueno parezca su documento, no dependa solo de su ingenio.
Conviértase en un escritor técnico profesional hoy
Comprender las reglas esenciales que guían la redacción técnica lo hará más competente y altamente buscado. Muchas organizaciones saben lo importante que es que sus productos o servicios se comercialicen bien entre los usuarios finales, y ayudarlos a lograrlo es su objetivo como redactor técnico.
