Probablemente abra Outlook y use algunas de sus ingeniosas funciones como banderas, categorizar y archivar a diario. Si bien estas funciones ya facilitan la administración de sus correos electrónicos, hay otras herramientas de Outlook disponibles que pueden llevar su organización de correo electrónico al siguiente nivel.
En esta publicación, le diremos siete consejos y trucos avanzados de Outlook que quizás desee consultar la próxima vez que abra su bandeja de entrada.
1. Responda correos electrónicos repetitivos con Quick Parts
¿Te encuentras escribiendo el mismo contenido de correo electrónico una y otra vez? Probablemente tus compañeros de trabajo te hacen la misma pregunta con frecuencia, o siempre haces el mismo anuncio todos los meses. En ese caso, Quick Parts será tu mejor amigo.
Una colección de piezas de contenido reutilizables, Quick Parts, es una de las mejores maneras de impulsar su flujo de trabajo en Outlook. Puede acceder a esta característica desde el Insertar pestaña cada vez que responda (o cree un nuevo) correo electrónico.
Para agregar un nuevo fragmento a Quick Parts, simplemente abra un nuevo correo electrónico, escriba su mensaje o frase y resalte el texto. Luego ve a Insertar > Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de elementos rápidos. Puede comenzar a usar este fragmento cuando lo desee.
2. Reutilice los mensajes frecuentes con la plantilla de correo electrónico
Al igual que Quick Parts, las plantillas de correo electrónico en Outlook lo ayudan a ahorrar tiempo al reutilizar mensajes redactados previamente. Ya no tiene que volver a escribir el mismo correo electrónico, ya que solo necesita abrir su plantilla de correo electrónico prefabricada. Su ventaja sobre Quick Parts es que también puede completar el asunto y los destinatarios, no solo el cuerpo.
Para crear una plantilla de correo electrónico, simplemente cree un nuevo correo electrónico y escriba su mensaje. Puede optar por dejar los destinatarios y las líneas de asunto en blanco. Luego ve a Archivo > Guardar como. Guarde el correo electrónico como un Plantilla de perspectiva en la carpeta predeterminada.
Para utilizar la plantilla, haga clic en Nuevos objetos de tu Hogar pestaña. Seleccionar Más elementos > Elegir formulario, y cambiar el Pase a ver campo a User plantillas en el sistema de archivos. Allí, puede elegir una plantilla de correo electrónico que haya creado previamente.
3. Simplifique las acciones frecuentes con pasos rápidos
Los Pasos rápidos son una bendición para las personas que constantemente realizan la misma serie de acciones en los correos electrónicos que reciben. Por ejemplo, cuando recibe un correo electrónico urgente de un colega después del horario laboral, lo marca, cambia el estado a alta importancia y luego envía una respuesta que dice: "Me pondré en contacto con usted mañana".
Esto puede ser demasiado tedioso si no te gusta pasar más de 30 segundos atendiendo correos electrónicos como estos. Entonces, en lugar de realizar los pasos anteriores manualmente, puede automatizar su acción con Pasos rápidos.
Puede encontrar fácilmente esta función en el Hogar pestaña de su aplicación de Outlook. Ya hay Pasos rápidos predeterminados disponibles aquí, como "Hecho" que marca el correo electrónico como completo, lo mueve a una carpeta y lo marca como leído. "al gerente" que reenvía el correo electrónico a su gerente; y "Responder y eliminar" que envía una respuesta y elimina el mensaje original. Sin embargo, también puede personalizar su propia serie de acciones.
4. Cree reglas para una mejor gestión del correo electrónico
Las reglas son algo similares a los Pasos rápidos, ya que también le permiten manejar los correos electrónicos entrantes (y salientes) de una manera específica. Por ejemplo, las reglas pueden mover correos electrónicos de John Doe a la carpeta Archivo y marcarlos como leídos. También puede usar Reglas para automáticamente CC o BCC usted mismo en Outlook.
Sin embargo, a diferencia de los Pasos rápidos, en los que debe elegir un Paso rápido determinado antes de que pueda aplicarse a un mensaje, las Reglas son automáticas. Tan pronto como reciba un correo electrónico que cumpla con las condiciones que estableció en la regla, las acciones que haya seleccionado se aplicarán automáticamente. Esto hace que organizar su bandeja de entrada sea mucho menos estresante. Puede crear su propia regla navegando a Inicio > Regla > Crear regla.
5. Envíe respuestas automáticas de fuera de la oficina mientras está fuera
A menos que sea un súper adicto al trabajo y tenga miedo de perderse algo, probablemente no le guste revisar su correo electrónico mientras está de vacaciones. Sin embargo, tampoco te gusta dejar colgados a tus compañeros de trabajo y clientes. Por eso es importante configurar Respuestas automáticas hasta que vuelva al modo de trabajo.
Las respuestas automáticas son exactamente lo que su nombre implica. Cuando se activa durante un período específico, las personas que le envíen un correo electrónico durante ese período de tiempo recibirán automáticamente una respuesta con el mensaje que redactó en su configuración de Respuestas automáticas. Para crear uno, vaya a Archivo > Información > Respuestas automáticas.
6. Ordene fácilmente a través de su bandeja de entrada con Clean Up
Lo último que desea ver después de regresar de vacaciones es una bandeja de entrada llena de cientos de correos electrónicos redundantes. Si bien no puede evitar que esto suceda, hay una forma en que puede hacer que Outlook distraiga menos: la función Limpiar.
Esto elimina los mensajes redundantes de los hilos de correo electrónico, por lo que puede leer menos mensajes pero aún así comprender toda la conversación. Por ejemplo, usted y Claire recibieron un correo electrónico de Louie. Claire respondió e incluyó el mensaje original de Louie en su respuesta. Limpiar luego eliminará el correo electrónico de Louie porque su contenido ya se puede encontrar en la respuesta de Claire.
Si le preocupa que esta función pueda eliminar correos electrónicos importantes, siempre puede dirigirse a la carpeta Elementos eliminados, donde se mueven los mensajes duplicados. Para usar Limpiar, vaya a la Hogar pestaña y haga clic Limpiar en el Borrar sección.
7. Utilice el formato condicional para resaltar mensajes importantes
Si eres alguien que recibe cientos de correos electrónicos en un día, es fácil perder de vista los más importantes, como los de tu jefe o tu cliente. Aquí es donde entra en juego el formato condicional.
Esta característica de Outlook le permite personalizar ciertos correos electrónicos para que salgan de su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede crear un formato condicional para cambiar la fuente de los correos electrónicos de su jefe a Comic Sans. También puede hacer que cualquier mensaje con "Reunión" en la línea de asunto se convierta en un tono rosa vibrante. Puede encontrar la configuración de formato condicional en Ver > Ver configuración.
Conviértase en un profesional de Microsoft Outlook con estos consejos y trucos
Estos siete consejos y trucos avanzados apenas rozan la superficie de las características de Outlook. Cuanto más use la aplicación, seguramente descubrirá características nuevas y útiles que pueden ayudarlo a potenciar su administración de correo electrónico.
