Todos hemos estado allí. Trabajando durante los últimos días en una presentación de PowerPoint que no debería llevarte más de unas pocas horas. Y cada vez que crees que estás cerca de terminarlo, encuentras otra información o imágenes que debes agregar.
La verdad es que armar una presentación de PowerPoint no tiene por qué llevar tanto tiempo. Es por eso que hemos elaborado una lista de consejos para ahorrarle tiempo cuando trabaje en su próxima presentación.
1. Planifique su presentación
Puede empezar a ahorrar tiempo cuando trabaje en su presentación, incluso antes de abrir PowerPoint. Puede usar cualquier cosa, desde una aplicación de texto a voz hasta una simple hoja de papel para delinear el contenido y el diseño de sus diapositivas. Piensa en la idea general que quieres transmitir y quién es tu audiencia.
Incluso si ya ha hecho esto antes, planificar con anticipación lo ayudará a determinar si debe agregar una línea de tiempo, crear un gráfico circular o agregar un video.
2. Convierta documentos de Word en una presentación de PowerPoint
En lugar de trabajar en juntar la misma información dos veces, puede convertir un documento de Microsoft Word en una presentación de PowerPoint. La herramienta no es perfecta ya que necesita formatear correctamente el documento de Word, pero puede ahorrarle algo de tiempo mientras edita su presentación.
3. Usar plantillas de PowerPoint
Una de las formas más eficientes de ahorrar tiempo al trabajar en una presentación de PowerPoint es usar plantillas. De esta manera, su presentación tendrá un diseño cohesivo ya que las plantillas contienen fuentes, efectos, fondos, diseños e incluso contenido. Puede acceder a las plantillas de PowerPoint yendo a Archivo > Nuevo.
La mejor parte es que puede personalizar las plantillas y almacenarlas para usarlas en el futuro. Incluso puede incluir una plantilla de PowerPoint en su marca personal o comercial. Si no puede encontrar nada que le guste y desea que su presentación se destaque, puede encontrar plantillas de presentación de PowerPoint animadas gratuitas en línea.
4. Usar diapositivas maestras
El uso de la diapositiva maestra es un excelente método para garantizar que todas las diapositivas tengan un diseño uniforme. Y puede cambiar rápidamente el diseño general de su presentación editando la diapositiva maestra. Además, el slide master es una gran herramienta para crear presentaciones impresionantes.
Si a menudo tiene que usar el mismo comando, puede agregarlo a la barra de herramientas de PowerPoint para acceder a él más rápido. Así es como puedes hacerlo:
- Abre el Archivo menú e ir a Opciones.
- En la ventana Opciones de PowerPoint, haga clic en Acceso rapido a la barra de herramientas.
- Colocar Elija el comando de a Todos los comandos si no está seguro de en qué categoría está incluida la herramienta que necesita.
- Seleccione su comando preferido.
- Hacer clic Agregar> Aceptar para agregarlo a la barra de herramientas.
6. Objetos duplicados
La forma tradicional de duplicar un objeto en PowerPoint es seleccionarlo, presionar Control + C y luego pegarlo. La desventaja de este método es que no tiene control real sobre dónde coloca PowerPoint el objeto duplicado. Entonces, así es como puede controlar mejor los objetos duplicados.
presione y mantenga Control (o CMD) y seleccione el objeto que desea duplicar. Luego, arrástrelo donde debería estar la copia. Este método incluso funciona con múltiples objetos y diapositivas.
7. Mover objetos por un píxel
¿Cuántas veces tuvo problemas para cambiar la posición de un objeto, especialmente si era pequeño y tenía un mouse hipersensible? Si desea mover ligeramente un objeto, selecciónelo y presione una de las teclas de flecha. Esto moverá el objeto un píxel en la dirección seleccionada.
8. Aprenda a encontrar objetos rápidamente
Si ha agregado muchos objetos a su presentación de PowerPoint, es posible que tenga dificultades para encontrar uno de ellos. A medida que superpone, agrupa o envía objetos hacia atrás, solo se vuelve más difícil moverlos.
Si desea encontrar rápidamente un objeto, utilice el Pestaña clave para recorrerlos. Si el objeto que desea seleccionar está incluido en un grupo, seleccione primero el grupo y presione Pestaña. De esta manera, recorrerá solo los objetos incluidos en ese grupo.
9. Cambiar la vista predeterminada
La vista predeterminada de PowerPoint está configurada en Normal. Pero si está acostumbrado a usar una configuración diferente, es posible que le resulte difícil armar su presentación de PowerPoint. Así es como puede cambiar la vista predeterminada de PowerPoint:
- Abre el Archivo menú e ir a Opciones.
- En el menú de la izquierda, haga clic en Avanzado.
- En el Mostrar sección, abra la Abrir todos los documentos usando esta vista y seleccione su opción preferida.
- Hacer clic DE ACUERDO.
10. Usar atajos de teclado
No se puede negar que el uso de atajos de teclado acelerará el proceso, sin importar lo que estés haciendo. Incluso conocer algunos atajos para las herramientas más comunes le ahorrará tiempo, ya que no tiene que pasar por las pestañas de PowerPoint cada vez. Si eres un usuario de Windows, hay un montón de Atajos de teclado de PowerPoint que vale la pena conocer.
11. Usar complementos de PowerPoint
Los complementos son programas complementarios diseñados para agregar nuevas funciones o comandos a sus aplicaciones de Office. Hay muchos complementos gratuitos en línea que pueden ayudarlo a insertar imágenes rápidamente, crear códigos QR o hacer que la presentación sea más interactiva en general.
12. Repita el último comando
Hay una forma rápida de usar el último comando una y otra vez, y lo mejor es que funciona en todas las aplicaciones de Office.
Para usar el último comando, simplemente presione F4. Sin embargo, no permita que su memoria muscular anule su intención y presione accidentalmente Alt + F4 ya que es posible que tenga que recuperar su archivo no guardado.
13. Reciclar una presentación anterior
Si tiene poco tiempo y tiene que crear una presentación de PowerPoint atractiva, puede usar el trabajo anterior. En lugar de comenzar desde cero, puede editar una copia de una presentación anterior.
Sin embargo, esto no significa que su presentación será idéntica a la anterior. Puede cambiar la plantilla, establecer un nuevo tema de color y agregar algunas animaciones más para una apariencia nueva.
No pierdas el tiempo en PowerPoint
PowerPoint viene con muchas herramientas y trucos que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo mientras trabaja en sus diapositivas. Hay algunas herramientas, como diapositivas maestras, complementos o plantillas, que debe usar desde el principio.
Ahora que ha terminado su presentación y le queda mucho tiempo, puede usar el entrenador de oradores de PowerPoint para trabajar en sus habilidades de presentación.
