Ser un asistente virtual puede ser abrumador, especialmente cuando tienes un conjunto de tareas diferentes o similares para varios clientes. Y dado que opera de forma remota, es necesario automatizar la mayoría de sus actividades utilizando herramientas de software para aumentar la productividad.
Este artículo destaca 10 herramientas y aplicaciones básicas que todo asistente virtual debería tener en su arsenal. Estas herramientas agilizarán su flujo de trabajo y enriquecerán su experiencia como asistente virtual avanzado o en ciernes. Pero antes de revelarlos, repasemos brevemente el concepto de asistencia virtual.
1. Flojo
Mantener una comunicación efectiva con tus clientes es esencial como asistente virtual, y Slack hace un buen trabajo con eso. Es una de las mejores plataformas de mensajería instantánea para equipos remotos que le permite comunicarse en tiempo real con clientes y miembros del equipo cuando trabaja en un proyecto.
Puede distinguir entre proyectos utilizando "canales" y hacerlos accesibles solo a personas autorizadas. Además, Slack tiene una función de llamada en la aplicación y divertidos emojis personalizados para conversaciones más relajadas. También puede compartir diferentes archivos con una o más personas, incluidas grabaciones de audio e imágenes.
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2. Espacio de trabajo de Google
Google Workspace, también conocido como G-Suite, es una colección de varias herramientas de software con diferentes características y modos de operación. Sin embargo, solo necesita unas ocho de estas herramientas como asistente virtual. Incluyen:
- Documentos de Google: puede usar esto para crear, editar y formatear documentos de texto.
- Correo de Google: Esta herramienta es ideal para mensajería y marketing por correo electrónico.
- Presentaciones de Google: Esta herramienta gratuita satisface todas sus necesidades de presentación.
- Hojas: Puede utilizar esta herramienta para la entrada de datos y la elaboración de presupuestos.
- Reunión de Google: Ideal para videoconferencias y mantenerse conectado con su clientela.
- Formularios de Google: Puede usar esto para realizar encuestas y obtener respuestas en tiempo real.
- Google Drive: éste es uno de proveedores de almacenamiento en la nube más baratos para archivos personales y relacionados con el trabajo.
- Calendario de Google: Le ayuda a programar y mantenerse al día con los proyectos.
3. Calendario
Calendly es una herramienta de programación para la gestión de eventos. Sin embargo, no es suficiente como calendario independiente. Debe integrar una aplicación de calendario como Google Calendar o iCloud Calendar en la aplicación para automatizar y optimizar sus reuniones. También dispone de diferentes franjas horarias listas para usar: 15, 30 y 60 minutos.
Puedes programar una reunión con diferentes fechas y horas, y tus invitados pueden indicar su disponibilidad en el calendario. No obstante, los invitados aún pueden elegir un tiempo disponible preciso independientemente de los intervalos de tiempo, pero dentro del rango de fechas que proporcione.
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4. Canva
En la mayoría de los casos, parte de sus responsabilidades administrativas como asistente virtual incluiría el diseño gráfico. Por lo tanto, sería mejor tener una herramienta de diseño. Canva es tu aplicación favorita para todo lo relacionado con el diseño y la infografía. Puede usarlo para diseñar pancartas de redes sociales, volantes, publicaciones de carrusel, tarjetas, etc.
Lo más importante es que puedes jugar con el fuentes Canva gratis, plantillas, imágenes y elementos para crear diseños impresionantes.
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5. Hootsuite
Hootsuite es una aplicación de administración de redes sociales y comunidad que le permite monitorear y navegar diferentes plataformas de redes sociales desde un solo lugar en lugar de abrir varias pestañas. Es compatible con Twitter, Facebook, Instagram, Pinterest, LinkedIn, etc.
Puede crear, editar, formatear y programar contenido para cada plataforma, verificar información y administrar de manera efectiva la audiencia de sus clientes. Aunque la versión gratuita es excelente, la versión pro le brinda acceso a funciones más completas, especialmente si tiene una base de clientes exigente.
6. ásana
Asana te permite colaborar y administrar proyectos sin problemas. Si trabajas con un equipo, puedes agregar miembros a tu lugar de trabajo en Asana, donde puedes monitorear su flujo de trabajo. También puede integrar Google Calendar y Google Drive en esta herramienta para permitirle configurar recordatorios para tareas y eventos.
Además, Asana te permite distinguir entre proyectos o información específica usando códigos de colores y agregar archivos adjuntos cuando sea necesario. Por ejemplo, puede usar el rojo para indicar proyectos de alta prioridad, el amarillo para proyectos en curso, el azul para los que están en revisión y el verde para proyectos terminados.
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7. TiempoDoctor
La gestión del tiempo es una habilidad superior que todo asistente virtual debe poseer. Sin embargo, aún necesita una herramienta que lo ayude a mantenerse enfocado, especialmente si su pago es por hora. TimeDoctor le permite realizar un seguimiento de su trabajo y tiempo libre y ver sus logros diarios. Crea informes del tiempo dedicado a cada proyecto y tarea.
TimeDoctor también lo ayuda a manejar las distracciones. Supervisa la duración del uso de la web y la aplicación cuando trabaja. Y cuando excedas el tiempo estipulado, te avisa con pop. También le avisa cuando su PC permanece inactiva durante más tiempo del habitual. No obstante, puede editar manualmente la hora cuando sea necesario.
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8. MailChimp
MailChimp le permite administrar y comunicarse con las audiencias y clientes de sus clientes. Cuando sus clientes lanzan un nuevo producto o servicio, puede usar MailChimp para presentar estos productos a su clientela o público objetivo mediante boletines o campañas publicitarias.
La herramienta le permite segmentar sus boletines, enviar correos electrónicos masivos y analizar el rendimiento de cada campaña publicitaria. También puede integrar otras herramientas, como Shopify y Stripe, en la plataforma.
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9. en el puerto
Ontraport es otra plataforma de marketing y CRM que lo ayuda a coordinar las actividades comerciales de sus clientes desde un solo sistema. En otras palabras, puede usar Ontraport para presentar productos al público objetivo de un cliente y administrar las interacciones con los clientes simultáneamente.
Puede importar y exportar contactos, crear embudos de ventas y automatizar campañas de marketing para la optimización comercial. Además, la interfaz no es intuitiva para principiantes. No obstante, puedes solucionarlo con un poco de práctica. También está disponible como plataforma web y aplicación móvil.
10. gramaticalmente
Como asistente virtual, siempre debe estar al tanto de su juego de contenido, y usar esta herramienta lo ayudará a lograrlo. Grammarly es una amplia plataforma de edición basada en la web que revisa el contenido del texto en busca de errores gramaticales, verbosidad, ortografía, puntuación, plagio y entrega de calidad.
La plataforma utiliza inteligencia artificial para garantizar que su contenido sea casi perfecto y comprensible. Puede verificar si su contenido es atractivo y la categoría de personas que mejor se adapta. Sin embargo, la versión gratuita es limitada y deberá suscribirse a la versión paga para aprovechar todas las características interesantes.
También puede guardar sus documentos y volver a ellos cuando sea necesario.
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Destaca en tu carrera como asistente virtual
La asistencia virtual es una industria de rápido crecimiento; por lo tanto, podemos esperar un buen nivel de saturación en el futuro cercano. Adquirir habilidades básicas de asistente virtual es imprescindible para seguir siendo relevante en la industria. Sin embargo, combinar estas herramientas que hemos enumerado con su conjunto de habilidades lo ayudará a sobresalir en su carrera.
Finalmente, si es nuevo en la industria, primero debe aprender cómo convertirse en un asistente virtual antes de comenzar a buscar herramientas. Consumir información fundamental sobre la trayectoria profesional te ayuda a no hacer un mal uso de estas herramientas a largo plazo.