El análisis de datos puede ayudarlo a mejorar sus procesos con métodos de informes eficientes. Pero a veces, necesita algo más que números en una hoja de cálculo para demostrar su punto. Entonces, ¿por qué no utilizar herramientas de visualización de datos como paneles interactivos?

Pueden ayudar a informar campañas, aumentar las conversiones, los análisis y más. En este artículo, veremos cómo crear un tablero interactivo con un ejemplo y también brindaremos consejos para diseñar hermosos tableros en Excel.

1. Organice sus datos de origen y cree un diseño

Un tablero bien diseñado es una poderosa herramienta de generación de informes que puede ayudarlo a visualizar y comunicar sus datos. El primer paso es asegurarse de que sus datos estén libres de errores y debidamente organizados en filas y columnas con encabezados apropiados.

Puede usar tableros en cualquier industria, pero son especialmente útiles en finanzas, ventas y marketing.

Al diseñar un tablero, debe recordar que debe ser fácil de navegar para los usuarios finales. El siguiente paso es decidir el tipo de diseño en función de la información que debe mostrarse.

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Para nuestro ejemplo, creemos un tablero que muestre la siguiente información en una hoja:

  • Celdas A3 - T5: Estado del proyecto
  • Celdas A7-T16: Descripción general y finanzas del proyecto.
  • Celdas A15- U25: Progreso del proyecto y mapa de calor.

Cree una nueva hoja de cálculo de Excel con la etiqueta "Tablero". Aquí es donde construirá su tablero agregando elementos. Usar estilos de texto y fuentes que se alineen con la voz, el tono y la personalidad de su marca también es una buena idea.

2. Cree tablas dinámicas para organizar sus datos

A la tabla dinámica facilita la organización de sus datos en Excel en grupos. Puede usar la herramienta para contar, resumir, multiplicar valores y realizar múltiples acciones en esos grupos.

Para demostrar cómo funcionan realmente estos tableros interactivos, crearemos un tablero interactivo de "Proyectos independientes" como ejemplo.

Deberá organizar sus datos en un formato tabular. Para hacer esto, use el atajo de teclado CTRL + T y seleccione los datos. Para este propósito, nuestros datos de origen se verán algo así:

  1. Una vez hecho esto, abra una nueva hoja de trabajo y etiquétela como Tabla dinámica.
  2. Dentro de la hoja de trabajo, crearemos una tabla dinámica yendo a la Insertar opción en la cinta. Seleccione el rango de datos para su tabla.
  3. Ahora es el momento de elegir los campos para su tabla dinámica.
  4. Siguiendo nuestro ejemplo anterior, seleccione los campos:Tarea, nombre del administrador, fechas de inicio y finalización del proyecto, duración, días hasta la finalización, Progreso, etc. para sus etiquetas de fila.
  5. Para las etiquetas de columna, asigne valores presupuestados y reales
  6. Una vez que los datos aparezcan en su hoja de trabajo, organícelos en un formato tabular. Para hacer esto, vaya a la sección de diseño en Diseño > Diseño de informe, y seleccione Mostrar en forma tabular de las opciones desplegables.
  7. Desagrupe los datos haciendo clic derecho en los campos de datos. También deberá desactivar los subtotales. Para hacerlo, dirígete a la Ficha Diseño > Subtotales > No mostrar subtotales. Ahora, su tabla dinámica se vería así:
  8. Para elegir un color de tabla dinámica, vaya a la Ficha Diseño > Estilos de tabla dinámica.
  9. Desactive los encabezados contraíbles yendo a Análisis de tabla dinámica > Mostrar (esquina extrema derecha). Apaga el Botones +/-.
  10. Para organizar aún más sus datos, vaya a Diseño > Diseño de informe > Repetir todas las etiquetas de elementos.

3. Aplicar fórmulas apropiadas

Es crucial asegurarse de que está utilizando las fórmulas correctas, de lo contrario, sus datos serán inexactos y engañosos.

Para nuestro ejemplo, comencemos contando la cantidad de proyectos en diferentes categorías: iniciados, en proceso o completados. Para hacer esto, necesitaremos usar el CONTAR.SI y COUNTIFS funciones

  1. Crear un nuevo "Cálculos" hoja de trabajo para trabajar con fórmulas y gráficos mientras crea su tablero.
  2. Ingrese el estado de los proyectos ("Trabajo en progreso", "Proyectos activos restantes", "Terminado antes de la fecha de vencimiento" y "Terminado") en filas consecutivas, como se muestra a continuación.
  3. A continuación, seleccione el Progreso (%) columna en su tabla dinámica. El número total de tareas resulta ser 32.
  4. Usando la(s) función(es) COUNTIF(S), puede calcular el número de proyectos categorizados bajo los subtítulos de la siguiente manera.
  5. Dependiendo de la naturaleza de los proyectos para los que esté usando filtros, asegúrese de incluir las columnas de datos apropiadas en su hoja de cálculo de tabla dinámica; para proyectos activos, tiene sentido usar el Progreso columna, mientras que para proyectos cancelados, use la columna Cancelado.

4. Usar elementos visuales, tablas y gráficos

Con la ayuda de las fórmulas adecuadas y el formato visual, puede crear cuadros o gráficos significativos que lo ayuden a comprender mejor sus datos. En este ejemplo, intentemos agregar un gráfico para proyectos completados; siga los pasos que se indican a continuación:

  1. En su hoja de Cálculos, mire la celda B7 como se muestra arriba.
  2. Para trazar su gráfico, comience seleccionando las celdas D7 y E7.
  3. A continuación, vaya a Insertar > Todos los gráficos > Gráfico Sunburst o Donut.
  4. Una vez que aparezca el gráfico, haga clic en el más (+) símbolo a la derecha para acceder a las opciones de formato. Elegir Elementos del gráfico como desees.
  5. Haga clic en diferentes partes del gráfico para que aparezcan opciones de formato como Formato de serie de datos, área de trazado, etc. Usando estos; puede personalizar fácilmente los colores, títulos, bordes y otros atributos de su gráfico.
  6. Una vez hecho esto, puede copiar y pegar el gráfico en la parte superior de su tablero y alinearlo en consecuencia.

Para las otras filas, seleccione los datos deseados en el Cálculos hoja y repita el proceso anterior para cualquier otra tabla o gráfico que desee incluir.

5. Agregar configuraciones y pestañas interactivas

Puede agregar fácilmente elementos como mapas de calor, íconos, segmentaciones y barras de desplazamiento a su tablero para que sea más interesante, informativo y atractivo para su audiencia. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de ellos.

Insertar segmentaciones para interactividad

Las segmentaciones son pestañas cortas que le permiten filtrar los datos en su tablero en tiempo real. Aquí le mostramos cómo agregarlos a su tablero:

  1. Seleccione las celdas que contienen sus datos.
  2. Navegar a la Insertar pestaña > Filtros > Cortador.
  3. Elija el tipo de cortadora que desea en el menú desplegable, luego haga clic en DE ACUERDO.
  4. Para alinearlos horizontalmente, haga clic en el Sección de botones en una pestaña separada de Slicer. También puede dejarlos como están, dependiendo de cómo desee que se vea su tablero.

Para nuestro tablero, agregaremos segmentaciones para los encabezados:Gerentes y Proyectos. Así es como se hace esto:

  1. Seleccione los datos en su Cálculos hoja y seleccione estas opciones en el menú desplegable.
  2. A continuación, deberá vincular las segmentaciones a sus tablas dinámicas. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la cortadora y haga clic en Informe de conexiones.
  3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione todas las tablas dinámicas y gráficos dinámicos y haga clic en DE ACUERDO.

Las barras de desplazamiento le permiten ver datos actualizados, lo que resulta útil si observa algo que cambia con el tiempo.

  1. Para agregar una barra de desplazamiento, vaya a la Desarrollador pestaña. Tenga en cuenta que esta opción no está habilitada de forma predeterminada.
  2. Para activar la pestaña Desarrollador, vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta.
  3. Bajo la Principal pestaña, verifique la Desarrollador caja.
  4. Para insertar la barra de desplazamiento, vaya a la Pestaña Desarrollador > Insertar > Controles de formulario. Pase el mouse sobre las opciones y seleccione el Barra de desplazamiento.
  5. Arrástrelo y colóquelo en la fila o columna de su elección en su Tablero

Agregar una pestaña de descripción general rápida (proyecto)

Para obtener una vista rápida de los detalles del proyecto, puede importar los datos de la tabla dinámica a su tablero. Usaremos la función ÍNDICE, como se muestra a continuación. Nuestra matriz de datos consta de las celdas B8 a K40 en la pestaña Tabla dinámica.

Para mostrar los datos de nuestra tabla dinámica, ingresaremos la función:

=ÍNDICE('Tablas dinámicas'!$B$8:$K$40,'Tablas dinámicas'!$B$6 + FILAS(Panel!$A$13:F17)-1,COLUMNAS(Panel!$A$13:F17))

Ahora, nuestro tablero se ve así:

Aplicar formato condicional

Ahora que hemos creado una pestaña de descripción general rápida del proyecto, es posible que desee resaltar los porcentajes de actualización del proyecto. Tu puedes fácilmente usar formato condicional para aplicar escalas de color o barras de datos para hacer esto. Esto le permitirá ver de un vistazo qué proyectos se completaron y cuáles necesitan más trabajo.

Aquí, hemos utilizado una escala de tres colores para resaltar el progreso de los proyectos individuales, como se muestra a continuación:

Agregar mapas de calor para ver valores entre fechas

Los mapas de calor son herramientas de visualización que pueden ser útiles para resaltar patrones dentro de sus datos. Por ejemplo, podría usar un mapa de calor para mostrar la cantidad de veces que los visitantes hicieron clic en diferentes partes de su página web.

Primero, deberá crear una tabla con los datos que desea ver en el mapa. En nuestro ejemplo, hemos calculado el número de proyectos entre dos fechas mediante la función CONTAR.SI, como se muestra a continuación.

Puede usar el formato condicional para aplicar reglas a diferentes partes de su tabla. El tablero completo se vería así:

Tableros interactivos de Excel: analice y comunique métricas clave

Los tableros de Excel son una excelente manera de visualizar datos, y esperamos que esta guía pueda ayudarlo a crear uno específico para sus necesidades. Interactivas y dinámicas, estas útiles herramientas pueden ayudar a los responsables de la toma de decisiones en un análisis rápido y sencillo de los datos relevantes.

Con solo una pizca o dos de creatividad, las hojas de cálculo de Excel pueden ir mucho más allá de la norma y puede crear algo verdaderamente atractivo y presentable.