Quizás esté en una posición en la que necesite pedir ayuda a sus compañeros de trabajo o enviarles tareas, pero te sientes un poco incómodo al respecto, o simplemente no te importan todas las llamadas y correos electrónicos de vuelta y adelante. ¿Por qué no crear un tablero de solicitud de proyectos?
Si bien puede registrarse en una herramienta de administración de proyectos como ClickUp o Asana y hacer que sus compañeros de trabajo se unan a usted, es posible que ya tenga acceso a una solución simple y sin costo: Hojas de cálculo de Google. Siga este artículo para aprender cómo puede crear un tablero de solicitudes de proyectos utilizando esta herramienta de hoja de cálculo común.
Creación de un diseño de tablero de solicitud de proyecto en hojas de cálculo de Google
El objetivo de crear un tablero de solicitud de proyectos es doble. Sirve como una forma de superar la fricción causada por la delegación de tareas. Además, reduce la comunicación de ida y vuelta, ahorrándole tiempo.
Esencialmente, con cada tarea que agregue a la pizarra, trazará todo lo que su compañero de trabajo necesita saber para completarla. Por lo tanto, querrá ser coherente y crear un diseño que le solicite agregar detalles vitales cada vez. Detalles como:
- Fechas de vencimiento.
- Prioridad.
- Descripciones.
- Quién es responsable.
- Quién lo asigna.
Dado que cada lugar de trabajo es diferente, puede haber algunos detalles adicionales que puede incluir para adaptarlo a las necesidades de su equipo. Entonces, antes de comenzar, tómese un momento para reflexionar sobre eso. Si no puede pensar en ninguno ahora, puede agregarlos más tarde, pero recuerde, menos es más. No querrás agregar ningún paso innecesario.
Para comenzar con su tablero de solicitudes de proyectos, abra un documento en blanco en Hojas de cálculo de Google. Escriba los siguientes títulos, y cualquier extra que se le ocurra, en la parte superior de la hoja de cálculo:
- Tarea—aquí, le dará a la tarea un título único.
- Descripción—debajo de este título, escribirá un breve resumen de lo que necesita que hagan. Para mantener las cosas ordenadas, utilice Acortar en tus Ajuste de texto configuración para meter el texto debajo de la siguiente celda.
- Cesionario—aquí es donde etiquetará al compañero de trabajo al que le está entregando la tarea.
- Prioridad—aquí, puede mostrar la urgencia.
- Pendiente—esto comunicará la fecha límite de la tarea.
- Estado—su equipo usa esta columna para compartir el progreso.
- Creado por—el delegador pondrá su nombre aquí para que los asignados sepan de quién proviene la tarea y la información.
Haga que sus títulos se destaquen poniéndolos en negrita y agregando un color de fondo a la fila. Tú también puedes congela la fila superior de tu Hoja de Google resaltándolo y yendo a Vista en el menú superior, Congelar, y luego 1 fila.
Agregar botones de estado en hojas de cálculo de Google
Agregar un botón de estado a su tablero de solicitud de proyectos le brinda a usted y a sus compañeros de trabajo una forma rápida de compartir el progreso. También es una excelente manera de obtener una descripción general rápida de la carga de trabajo de todos e identificar si alguien podría necesitar una mano adicional. Algunos ejemplos de estado que puede utilizar son:
- Hacer.
- Haciendo.
- Hecho.
- Atascado.
- En espera.
- Para la revisión.
Puede crear un botón de estado de trabajo, muy parecido a los que encuentra en el software de gestión de proyectos como ClickUp y Asana, agregando un menú desplegable a su hoja. Para hacer esto:
- Resalte su columna de estado. Sostener CONTROL o CMD y haga clic en la celda del título para anular la selección.
- Ir a Datos en el menú superior.
- Hacer clic Validación de datosy se abrirá una barra lateral.
- Bajo Criterios, asegúrate de tener Desplegable seleccionado.
- Complete sus opciones en los campos de texto a continuación, usando el Añadir otro elemento botón para crear puntos adicionales.
- Asigne a cada uno el color de su elección.
- Golpear Hecho.
Ahora tendrá un menú que su equipo puede usar para mostrar el estado de una tarea. Hay un botón de edición en la parte inferior de la lista, pero eso solo funciona para la celda seleccionada. Para cambiar todos sus botones de estado, regrese al menú de validación de datos y elija la regla que desea editar en la barra lateral.
Repita estos pasos para agregar opciones rápidas a su Prioridad, Cesionario, y Creado por columnas si quieres.
Si simplemente etiqueta o menciona a alguien en la hoja, Google no enviará una notificación. Cuando asigne a alguien a un proyecto, puede avisarle siguiendo estos pasos:
- Selecciona el nombre de la tarea que te gustaría encomendarles.
- Haga clic con el botón derecho y elija Comentario o vaya al ícono de la burbuja de diálogo en la barra de herramientas.
- Escriba @ y luego su nombre o dirección de correo electrónico; si lo desea, también puede incluir un mensaje aquí.
- Haga clic en Asignar.
Ahora, si su compañero de trabajo tiene preguntas, puede agregarlas como un comentario en el mismo hilo. Al mantener todas sus comunicaciones sobre la tarea en el mismo lugar que la asignó, ambos sabrán exactamente dónde encontrar la conversación más tarde si alguien necesita un repaso.
Uso del historial de versiones en hojas de cálculo de Google
Dado que habrá más de una persona usando la hoja, es bueno que tenga una copia de seguridad, en caso de que alguien borre o escriba accidentalmente información importante. En la parte superior de su hoja, notará un hipervínculo que indica que ocurrió la edición más reciente. Haga clic aquí y verá copias de seguridad de sesiones de trabajo anteriores y los cambios que se produjeron.
Uso del historial de versiones en Hojas de cálculo de Google es útil porque puede ver sus proyectos y notas anteriores si necesita un registro de ellos. Pero también puede volver a una versión anterior si su hoja se desordena de alguna manera, sucede.
Nota: Si desea un registro más directo de las tareas completadas, agregue otra hoja a su documento usando el símbolo más en la parte inferior izquierda de su pantalla y corte y pegue sus filas allí una vez que cambie el estado a Hecho.
Colabore con Hojas de cálculo de Google
Crear un tablero de solicitud de proyectos en Hojas de cálculo de Google es una excelente manera de ahorrar tiempo al delegar y colaborar en tareas. No solo habrá menos ida y vuelta, sino que todos sabrán dónde encontrar la información para las tareas, teniéndolo todo en un solo lugar.
También le ayuda a evitar parte de la incomodidad que podría sentir al pedir ayuda o repartir tareas. Te sentirás más cómodo con eso a medida que avanzas.
