Si sus tareas se acumulan mientras se acerca la fecha límite y se siente abrumado, es posible que no esté administrando su tiempo de manera efectiva.
La mayoría de nosotros cometemos errores horribles en la gestión del tiempo que no solo nos cuestan nuestras preciosas horas, sino que también resultan en un aumento de la ansiedad, el estrés y un equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Veamos algunos de los errores de gestión del tiempo más comunes y cómo evitarlos para aumentar nuestra productividad:
1. No establecer metas
Trabajar sin rumbo y sin un objetivo en mente puede resultar en una falta de motivación y productividad. Cedes fácilmente a las distracciones y no administras bien tu tiempo.
¿Cómo evitarlo?
Establecer metas y comprometerse con ellas te da dirección y te motiva a completar tus tareas. Te vuelves más enfocado y administras mejor tu tiempo y recursos para lograr tus objetivos.
Pero recuerda, no todos los objetivos son iguales. Los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo) funcionan mejor que los objetivos no específicos. Varios estudios respaldan la afirmación. Uno de tales estudio realizado en el sector bancario de Cape Coast Metropolis descubrió que establecer objetivos específicos y desafiantes (pero alcanzables) ayudó a aumentar el rendimiento de los empleados.
Entonces, en lugar de tener como objetivo "completar mi primera novela", use su variante SMART, es decir, "completar al menos un capítulo de mi primera novela cada mes". Este último es más específico, te desafía y establece un límite de tiempo para tu objetivo.
2. no priorizar
Si no tiene una lista de tareas pendientes que lo ayude a mantenerse al tanto de las tareas, se encontrará saltando sobre ellas al azar. Al final del día, aún tendrá muchas tareas pendientes y frustración. No es que no haya suficiente tiempo, sino el hecho de que no estás administrando bien tu tiempo.
¿Cómo evitarlo?
Tener una lista de tareas te ayuda a priorizar tus tareas y administrar bien tu tiempo al asignar el tiempo en función de la importancia y la urgencia de tus tareas. Así es como se hace:
- Encuentre una aplicación para enumerar y priorizar sus tareas que se adapte a tus necesidades.
- Escriba todas las tareas que necesita hacer en un día o una semana en su lista de tareas pendientes.
- Clasifíquelos según su importancia y urgencia utilizando un sistema de clasificación.
- Clasifica las tareas más importantes y urgentes en la parte superior, mientras que las tareas menos importantes y urgentes permanecen en la parte inferior.
- Comience con las tareas más importantes y urgentes y avance hacia abajo en la lista.
3. No rastrear el tiempo
Si inicia un proyecto sin evaluar cuánto tiempo llevará, es posible que tome más tiempo del requerido. O puede volverse demasiado confiado y tomar más de lo que maneja, sin tener suficiente tiempo para completarlo. Con menos tiempo disponible, no solo no podrá cumplir con los plazos, sino que es probable que el trabajo producido sea insatisfactorio.
¿Cómo evitarlo?
Evalúe siempre cuánto tiempo debe tomar un proyecto en particular y esfuércese por completar el proyecto dentro de ese plazo (asegúrese de darse tiempo adicional para descansos breves). Debería use una aplicación de seguimiento de tiempo para rastrear cuánto tiempo pasa en un proyecto o tarea.
Una vez que sepa cuánto tiempo (en promedio) lleva una tarea en particular, puede programar sus tareas de manera más efectiva. Haga esto suficientes veces y obtendrá una hoja de registro detallada del tiempo dedicado a diferentes tareas en un día/semana/mes en particular.
Una vez que tenga eso, puede averiguar qué tareas recurrentes están tomando más tiempo y pensar en soluciones para hacerlas de manera más efectiva o automatizarlas para ahorrar más tiempo. Internet está repleto de aplicaciones gratuitas de seguimiento del tiempo puede utilizar para realizar un seguimiento de sus proyectos para una mejor gestión del tiempo.
4. procrastinando
La procrastinación es un gran impedimento para trabajar, especialmente cuando tienes que completar una tarea difícil o aburrida. Agregue a eso una combinación de distracciones convincentes, por ejemplo, su teléfono inteligente, y obtendrá la receta perfecta para la procrastinación.
Vagará, cederá a las distracciones y perderá el tiempo hasta que se acerque la fecha límite. Los procrastinadores siempre tienen poco tiempo, están atrasados en sus plazos y tienen poco o ningún equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
¿Cómo evitarlo?
Una excelente manera de evitar la procrastinación es dividir un gran proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Por ejemplo, si necesita escribir un artículo de 2000 palabras, en lugar de temer escribir el artículo completo, dividirlo en subtareas: esquema, introducción, subtítulo 1, subtítulo 2, subtítulo 3 y conclusión.
Ahora asígnese espacios de tiempo para cada una de estas tareas más pequeñas y comprométase con ellas. Te sentirás más motivado para completar estas tareas más pequeñas y será menos probable que procrastines. Otro gran método para superar la procrastinación es utilizar la técnica Pomodoro. La técnica Pomodoro sigue un concepto similar.
Así es como puedes usa la tecnica pomodoro:
- Dividir un proyecto en tareas más pequeñas
- Obtenga un temporizador y configúrelo en 25 minutos.
- Date 25 minutos y trabaja en una sola subtarea
- Tome un descanso de 5 minutos, una vez que suene el temporizador (después de 25 minutos)
- Complete cuatro ciclos de 25 minutos y luego tome un descanso de media hora
5. Programar de manera ineficaz
¿Has notado que algunos días no son tan productivos como otros? Eso es porque nuestros niveles de energía varían a lo largo de la semana. No solo eso, diferentes personas tienen diferentes niveles de energía a lo largo del día.
Si no está considerando sus horas productivas máximas mientras programa, existe la posibilidad de que se encuentre con las tareas más importantes pendientes, con poco tiempo y energía.
¿Cómo evitarlo?
Eres un buho nocturno o un madrugador. Evalúe cómo trabaja y descubra sus horas pico productivas. Una vez que sepa las horas en las que es más productivo, programe sus proyectos en consecuencia.
Asigne sus horas más productivas a las tareas más importantes (e intensivas) mientras mantiene menos tareas importantes (o menos intensivas), por ejemplo, responder correos electrónicos o programar reuniones, para el resto Horas laborales. Existen varias aplicaciones de calendario que pueden ayudarlo a programar de manera efectiva; encuentra el que mejor se adapte a tus necesidades.
6. Ceder a las distracciones
A Encuesta de junio de 2020 de Statista reveló que el 53,7 por ciento de las personas que trabajan desde casa pensaban que su teléfono inteligente era la mayor causa de distracción. ¿Cuántas veces te has encontrado trabajando y, de repente, tu teléfono empieza a vibrar? Te distraes y ahora te ves obligado a revisar tu teléfono.
Ya sea un correo electrónico de un cliente, un mensaje de su colega o una notificación aleatoria de Facebook, Twitter o Instagram; las distracciones pueden costarle una buena parte de sus horas de trabajo.
¿Cómo evitarlo?
Todo se reduce a una programación eficaz. Establece franjas horarias para el trabajo, consultar el correo electrónico, ocio, etc. Cuando sea el momento de trabajar, deja tu teléfono a un lado (en modo avión), preferiblemente en otra habitación, y ponte a trabajar.
Dado que la mayor fuente de distracción ahora está fuera del camino, se vuelve mucho más probable y fácil concentrarse en su trabajo. Dado que está poniendo todo su enfoque y atención en una sola tarea, es menos probable que cometa errores y es más probable que realice la tarea de manera efectiva.
¿Qué pasa si poner tu teléfono en modo avión no te ha funcionado? ¿Qué sucede si su mente se desvía hacia las redes sociales y se ve obligado a levantar su teléfono para revisar los correos electrónicos o desplazarse por su feed de Facebook directamente en su computadora portátil? Si ese eres tú, prueba usar la aplicación Freedom para deshacerse de las distracciones, superar la procrastinación y lograr más.
Libere todo su potencial
Mientras se enfoca en cómo administrar mejor su tiempo, es fácil perder la noción de por qué está administrando su tiempo en primer lugar, es decir, para hacer más trabajo.
Navegar por una multitud de aplicaciones de productividad todos los días sin hacer más trabajo no tiene sentido. Descubra lo que funciona para usted y manténgalo, sin perder de vista el panorama general. Pero para descubrir qué funciona para usted, es importante comprender sus necesidades de gestión del tiempo.
