Cómo usar Zoom Breakout Rooms para reuniones enfocadas

En la era del trabajo remoto y la comunicación en línea, las plataformas de videoconferencia se han convertido en una herramienta esencial para las empresas y organizaciones de todo el mundo.

Una de las plataformas más populares y versátiles para videoconferencias es Zoom, que ofrece una amplia gama de funciones que pueden ayudar a facilitar una comunicación y colaboración efectivas.

Una de estas características es la sala de reuniones de Zoom, que permite a los anfitriones de la reunión dividir a los participantes en grupos más pequeños para discusiones o actividades enfocadas. Este artículo explora cómo usar las salas de reuniones de Zoom de manera efectiva para mejorar la productividad y el compromiso de sus reuniones virtuales.

Cómo configurar salas de reuniones en Zoom

Una de las características más útiles de Zoom es la capacidad de configurar salas de reuniones, que permiten a los participantes dividirse en grupos más pequeños para debates o actividades.

Esto puede ser especialmente útil en reuniones o clases grandes en las que es importante que todos tengan la oportunidad de participar y comprometerse. Para nuevos usuarios, necesita descargar la aplicación Zoom para su escritorio o dispositivo móvil para acceder a esta función.

1. Programe o inicie una reunión en Zoom.
2. Clickea en el Salas de descanso botón en la barra de herramientas inferior.
3. Elija la cantidad de salas para grupos pequeños que desea crear y cómo desea asignar participantes a esas salas (manualmente, automáticamente o dejando que los participantes elijan).
4. Si elige asignar participantes manualmente, puede arrastrar y soltar participantes en salas específicas.
   • Por otro lado, si elige asignarlos automáticamente, Zoom asignará aleatoriamente a los participantes a las salas.
5. Haga clic en Crear salas de reuniones para crear las salas y asignar participantes.
6. Si necesita cambiar las asignaciones de habitaciones más adelante, puede hacer clic en Recrear para recrear las salas de reuniones y reasignar a los participantes.
7. Para unirse a una sala de grupo, los participantes pueden hacer clic en el Únase a la sala de reuniones botón que aparece en su pantalla Zoom.

Una vez que haya configurado las salas de reuniones, puede usarlas para facilitar debates o actividades en grupos pequeños durante su reunión de Zoom.

Cómo asignar participantes a salas de reuniones en Zoom

Asignar participantes a salas de reuniones en Zoom es una forma útil de asegurarse de que todos estén debidamente organizados y comprometidos.

1. Comience programando su reunión de Zoom y habilitando la función de sala de reuniones yendo a la Ajustes menú en su cuenta de Zoom.
2. Una vez que haya habilitado las salas de grupos, puede establecer la cantidad de salas que desea crear y la cantidad de participantes que desea en cada sala.
3. Después de configurar las salas de grupos, puede asignar participantes manualmente a cada sala. Para ello, haga clic en el Asignar junto a cada sala y seleccione los participantes que desea asignar.
4. Alternativamente, puede dejar que Zoom asigne automáticamente participantes a salas según ciertos criterios, como asignación aleatoria o distribución equilibrada.
5. Antes de iniciar las salas para grupos pequeños, también puede enviar un mensaje a todos los participantes con instrucciones sobre cómo unirse a sus salas asignadas.
6. Durante la sesión de grupo, puede moverse entre las salas para controlar a los participantes y brindar apoyo según sea necesario.
7. Una vez que finaliza la sesión de grupo, Zoom finalizará automáticamente las salas y traerá a todos los participantes de regreso a la reunión principal.

Siguiendo estos sencillos pasos, puede asignar participantes a salas en Zoom y hacer que sus reuniones y clases virtuales sean más atractivas y productivas.

Reuniendo grupos en Zoom

Llevar a los grupos de regreso a la reunión principal desde las salas de reuniones en Zoom es relativamente fácil.

1. Como anfitrión, haga clic en el Cerrar todas las habitaciones en la parte inferior derecha de la pantalla para cerrar todas las salas de reuniones y llevar a todos de vuelta a la sala de reuniones principal.
2. Alternativamente, también puede optar por finalizar las salas de grupo de forma individual. Para ello, haga clic en el Salas de descanso y seleccione la habitación que desea finalizar. Luego, haga clic en Habitación final.
3. Antes de cerrar las salas de trabajo, dé a los grupos una señal clara o una advertencia de que la sesión de trabajo está llegando a su fin. Esto les dará tiempo para concluir sus discusiones y hacer los puntos finales.
4. Una vez que haya cerrado todas las salas de grupos, puede hacer un resumen rápido de los puntos clave o conclusiones de cada grupo. Esto ayudará a garantizar que todos estén en sintonía y que el grupo se mantenga enfocado.
5. Finalmente, puede reanudar la reunión principal y continuar con su agenda.

Las mejores prácticas para usar Zoom Breakout Rooms

Para aprovechar al máximo la función de sala de reuniones en Zoom, debe seguir las mejores prácticas para mejorar su experiencia:

• Planifique con anticipación: Asegúrese de tener un plan claro sobre cómo usará las salas para grupos pequeños en su reunión.
• Establecer objetivos claros: Comunique claramente los objetivos y las expectativas de cada sesión de la sala de trabajo.
• Asignar funciones: Asigne un facilitador para cada sala de trabajo, quien será responsable de dirigir la discusión y mantener al grupo encaminado. El facilitador tiene que ser organizado y seguro en las reuniones de Zoom.
• Supervisar las salas de reuniones: Durante las sesiones de la sala de trabajo, supervise las discusiones para garantizar que todos participen y que se cumplan los objetivos.
• Reunir a todos de nuevo: Al final de la sesión de la sala de trabajo, reúna a todos para compartir sus hallazgos y puntos de vista.
• Obtener comentarios: después de la reunión, solicite comentarios de los participantes para mejorar la experiencia de la sala de reuniones para futuras reuniones.

Desbloqueo de la colaboración y la productividad mejoradas en Zoom Meetings

Las salas de reuniones de Zoom son una característica valiosa que puede mejorar en gran medida la colaboración y la productividad en las reuniones. Al utilizar las salas de reuniones, los participantes pueden participar en discusiones enfocadas, sesiones de intercambio de ideas y trabajo en grupo de una manera más eficiente y efectiva.

Con un poco de planificación y organización, las salas de reuniones pueden ayudar a crear un entorno de reunión más inclusivo y atractivo que fomente la participación y la creatividad. Al aprovechar los muchos beneficios de las salas de reuniones de Zoom y otras características sorprendentes, los equipos pueden desbloquear todo su potencial y lograr un mayor éxito en sus reuniones y proyectos.