7 consejos de administración de tareas para mejorar su productividad

Sus tareas diarias son la base de su éxito y representan las acciones necesarias paso a paso para alcanzar sus metas personales y profesionales. En otras palabras, su lista de tareas aparentemente interminable es su hoja de ruta para ganar, por lo que administrar estas tareas de manera efectiva es vital.

Aunque puede apresurarse a usar la mejor aplicación de productividad para organizar sus tareas diarias, lo cual no es una mala decisión, perfeccionar sus habilidades de gestión de tareas es más sostenible y efectivo a largo plazo. Este artículo cubrirá algunos consejos de administración de tareas para mejorar su productividad.

1. Conozca su cronotipo

Eres un buho nocturno o un madrugador. ¿Le resulta más fácil concentrarse en la mañana o tarde en la noche? Todos tenemos una inclinación natural a quedarnos dormidos y estar alerta durante períodos específicos del día y la noche. Y aunque la cultura popular a menudo celebra que los madrugadores son más productivos, la realidad es que una talla no sirve para todos.

Esta es la razón por conocer tu cronotipo puede aumentar tu productividad, ya que te permite programar tus tareas cuando seas más productivo. Por lo tanto, crear un horario de trabajo personalizado según su cronotipo, le resultará más fácil mantenerse al tanto de sus tareas y alcanzar el máximo rendimiento.

Por ejemplo, si es un ave nocturna, debe planear abordar sus tareas más desafiantes en el noche cuando sus niveles de energía son más altos, colocándolo en la mejor posición para completar sus tareas en tiempo.

2. Crea tu lista de prioridades

Ahora que sabe cuándo es más productivo, es hora de priorice las tareas en sus listas de tareas pendientes utilizando la matriz de Eisenhower. Este sistema de administración del tiempo lo ayuda a priorizar las tareas clasificándolas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, no urgente pero importante, urgente pero no importante, y no urgente y no importante tareas.

La organización de sus listas de tareas en función de estas categorías facilita la identificación de las tareas que deben tener prioridad y las que se pueden delegar o aplazar. De esta manera, puede programar sus tareas más importantes y urgentes cuando sea más productivo, brindándole la mejor oportunidad de completarlas a tiempo.

Por ejemplo, como programador, puede programar sus tareas de codificación para cuando esté más alerta y responder correos electrónicos cuando sus niveles de energía estén bajos.

3. "¡Cómete esa rana!"

Eating That Frog es el próximo consejo de administración de tareas para ayudarlo a aumentar su productividad. ¡Y no, no estamos hablando de ranas literales! Brian Tracy popularizó esta frase en su libro del mismo nombre, y esta vívida metáfora describe cómo abordar la tarea más desafiante a primera hora de la mañana.

Esta es una de las mejores maneras de vencer la procrastinación, ya que a menudo puede sentirse estresado o abrumado cuando se enfrenta a su tarea más desafiante. Al comerse primero la rana más grande, ese sentimiento de pavor se convertirá en una sensación de logro. aumentando su confianza en sí mismo y brindándole la motivación y el impulso para impulsar el resto de su tareas.

Puedes usar el Método Eat That Frog usando Todoist. Sin embargo, aunque se recomienda abordar las tareas más desafiantes por la mañana, su mejor momento puede ser diferente según su cronotipo, como ya hemos comentado. Dicho esto, aún puede usar este método programando sus tareas más desafiantes cuando tenga más energía y sea más productivo.

4. Utilice la ley de Parkinson a su favor

La procrastinación es uno de los asesinos de productividad más comunes con los que la mayoría de las personas luchan en algún momento. Una de las principales razones por las que a menudo pospones las tareas hasta el último minuto es que no hay un sentido de urgencia o fecha límite. Esto se debe a que estas tareas pueden expandirse para llenar el tiempo que tiene disponible para ellas: la Ley de Parkinson.

La buena noticia es que puedes volverse más productivo usando la ley de Parkinson a tu favor ¿Cómo? Primero, divida siempre los proyectos grandes o complejos en tareas más pequeñas, para que parezcan menos abrumadores y más fáciles de abordar.

A continuación, establezca un plazo estricto para cada tarea. Esto crea una sensación de urgencia, lo que lo motiva a completar la tarea antes de la fecha límite y reduce la procrastinación. Este truco lo ayudará a administrar sus tareas de manera más efectiva y garantizará que no se quede atrás en sus listas de tareas pendientes.

5. Practica la monotarea

La multitarea, o más exactamente, el cambio de contexto, es uno de esos hábitos que parecen efectivos pero en realidad son muy agotadores e improductivos. Si bien la abrumadora cantidad de tareas en su lista de tareas pendientes puede hacer que sea tentador tratar de hacer varias tareas simultáneamente, solo tiene un enfoque y energía limitados que se pueden usar en una tarea determinada.

Esto aumenta la probabilidad de cometer errores, lo que lleva a una pérdida de tiempo y esfuerzo. Por otro lado, dominar la monotarea mejorará tu productividad, lo que le permite dedicar toda su atención a una tarea hasta su finalización. Esto minimiza las distracciones, lo ayuda a mantenerse enfocado y lo empodera para hacer su mejor trabajo.

Una de las mejores maneras de practicar la monotarea es establecer un límite de tiempo fijo para concentrarse en una tarea y luego tomar un descanso. Esta técnica de gestión del tiempo se llama método Pomodoro y es una forma eficaz de aprovechar al máximo el tiempo.

6. Automatice tareas mundanas

Entonces, ¿qué sucede con esas tareas de bajo valor que no llegaron a la parte superior de su lista de prioridades? Piense en tareas como programar reuniones o tomar actas durante las conferencias telefónicas; apostamos a que todavía necesita hacerlas, ¿verdad?

La mejor manera de administrar estas tareas es automatizarlas. Afortunadamente, hay varios aplicaciones que puede usar para automatizar tareas mundanas, como IFTTT o Zapier. Esto liberará tiempo y energía para tareas más valiosas y urgentes y lo ayudará a ser más productivo.

7. Utilice el software de gestión de tareas adecuado

Está muy bien aprovechar todos los consejos de administración de tareas mencionados anteriormente, pero aún puede tener dificultades para mantenerse productivo sin el software adecuado que lo ayude a administrar sus tareas. Teniendo en cuenta la multitud de herramientas de administración de tareas que prometen convertirlo en un motor de productividad de la noche a la mañana, elegir la opción correcta puede ser desalentador.

Entonces, ¿cómo puedes elegir la herramienta de gestión de tareas en línea adecuada? Lo primero que debe hacer es evaluar sus necesidades. Esto depende de su profesión, estilo y preferencias de trabajo, tamaño del equipo y más. Evaluar sus necesidades hace que sea mucho más fácil comparar diferentes herramientas de administración de tareas para encontrar la mejor opción para usted.

Haga más cosas en menos tiempo con estos consejos

Mejorar sus habilidades de gestión de tareas es la clave para llevar su productividad al siguiente nivel. Ya sea que sea un administrador de proyectos o un estudiante, el uso de las técnicas correctas de administración de tareas lo ayudará a lograr más en menos tiempo. Al incorporar estos consejos de administración de tareas en su rutina diaria, puede asegurarse de marcar todos los elementos de su lista de tareas pendientes.