Cómo crear un tablero Kanban en Excel

El uso de tableros Kanban para sus proyectos es una excelente manera de optimizar el proceso y aumentar la productividad. Ya sea que trabaje en equipo o solo, los tableros Kanban representan visualmente su progreso, lo que lo hace más fácil de administrar.

Este artículo proporciona una guía paso a paso sobre cómo crear y usar un tablero Kanban en Excel.

Creación de una acumulación para su tablero Kanban

Comencemos abriendo un nuevo libro de Excel. Una vez abierta, encontrará una pestaña llamada Hoja1 en la parte inferior del libro de trabajo. Haga doble clic en la pestaña y obtendrá un Cambiar nombre de hoja surgir. Cambiar el nombre de la hoja a Reserva.

Usaremos esta hoja para configurar una tabla de trabajos pendientes de todas las tareas de flujo de trabajo que formarán la base de nuestro tablero Kanban.

Para crear un backlog, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione las primeras celdas de las dos filas superiores y combínelas haciendo clic en el Unir icono ubicado dentro de la barra de herramientas.
2. Ahora escribe Reserva dentro de las celdas combinadas para darle un título a su tabla.
3. Ajuste el tamaño de la fuente, el color de la celda y la alineación del texto del título según sus preferencias.
4. Dado que estamos creando un tablero Kanban simple, agregaremos dos columnas a nuestro trabajo pendiente (debajo del título): Título de la tarea y Descripción de la tarea. (Para una acumulación más detallada, simplemente agregue las columnas requeridas).
5. Para agregar bordes a la tabla, seleccione 12 filas (o tantas como necesite) debajo del Título de la tarea columna. Ve a la Fronteras icono (junto al Atrevido icono) y haga clic en la flecha desplegable. Selecciona el fuera de las fronteras opción.
6. Haga lo mismo con las filas debajo de la Descripción de la tarea columna.

Su tabla de trabajo pendiente está lista. Todo lo que necesita hacer ahora es llenarlo, y debería tener algo como esto:

Creación del tablero Kanban

Ahora que tenemos nuestro backlog, es hora de crear el tablero Kanban que usaremos en nuestro tablero Kanban. Para ello, haga clic en el más firme en la parte inferior de la hoja para crear y abrir una nueva hoja.

En la nueva hoja, creemos un tablero Kanban siguiendo los pasos que se detallan a continuación:

1. Cree el título del tablero fusionando las celdas superiores y escribiendo el título. Puede ajustar el tamaño de fuente y el color de la celda a su gusto.
2. Dado que nuestro objetivo es la simplicidad aquí, solo agregaremos tres secciones de tablero, es decir, Hacer, En curso, y Hecho. (Puede agregar más secciones si su flujo de trabajo tiene más fases).
3. Agregue bordes gruesos a las secciones del tablero Kanban usando el Fronteras icono.

El tablero Kanban está prácticamente listo, así que pasaremos a crear las tarjetas.

Creación de tarjetas Kanban

Siga los pasos que se indican a continuación para crear tarjetas Kanban:

1. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila y seleccione Altura de la fila.
2. Se abrirá una ventana emergente donde deberá ingresar la altura deseada; 25 en nuestro caso.
3. Del mismo modo, ajuste la altura de fila de la fila de abajo a 50 y la de abajo a 25.
4. Obtendrá una tarjeta que consta de 3 celdas con las alturas de las filas de la siguiente manera: 25:50:25
5. Seleccione cada una de las tres celdas de la tarjeta Kanban y agregue bordes yendo a la Fronteras icono y seleccionando Bordes exteriores gruesos.
6. Copie la tarjeta recién creada para crear tantas tarjetas como desee.
7. Notará que los tamaños de las celdas se establecerán en los valores predeterminados. Por lo tanto, tendrá que ajustar los tamaños de las celdas uno por uno.
8. Para hacerlo más rápido, presione Control y seleccione todas las celdas que deben tener una altura de fila de 25. Ahora haga clic derecho en cualquiera de los encabezados de las filas seleccionadas y ajuste la altura de la fila (como se mencionó anteriormente). Todas las filas seleccionadas ahora tendrán una altura de fila de 25.
9. Repita el mismo proceso para todas las celdas que necesitan una altura de fila de 50.
10. Coloque un borde grueso alrededor del área que rodea las tarjetas y rellénelo con un color de fondo para que sea estéticamente agradable.

Para vincular los datos de nuestro backlog a las tarjetas Kanban, siga los pasos a continuación:

Adición de títulos de tareas a las tarjetas Kanban

Para obtener el título de la tarea de nuestra primera tarea de la Reserva hoja:

1. Seleccione la celda superior (B5) de la primera carta y escribe =.
2. Ve a la Reserva hoja y seleccione la primera celda (C4) bajo la Título de la tarea columna.
3. Regrese a la hoja del Tablero Kanban y verá la siguiente fórmula:

   =¡Retraso! C4

4. Presione e ingrese, y devolverá los datos en la celda (C4) de la hoja de Backlog (es decir, Investigación en nuestro caso).
5. Copia la fórmula =¡Retraso! C4 en las celdas superiores de las tarjetas Kanban restantes y cambie los números de celda para cada tarjeta. Entonces la fórmula sería =¡Retraso! C5 (correspondiente al título de la segunda tarea) para la segunda tarjeta y =¡Retraso! C6 para el tercer título de la tarea, y así sucesivamente. Las tarjetas Kanban deben tener el siguiente aspecto:

Uso del formato condicional para que las tarjetas sean visualmente agradables

Verá que las celdas superiores de todas las tarjetas ahora devuelven los valores de la Títulos de tareas columna de la Reserva hoja. Sin embargo, algunas tarjetas (en nuestro caso, las dos últimas) devuelven 0 en sus celdas superiores porque no hay valor en las celdas correspondientes en el Reserva. Para que las tarjetas sean visualmente agradables, vamos a usar formato condicional en Excel para formatear datos y quitar el 0s:

1. Seleccione todas las celdas superiores de las tarjetas Kanban y vaya a Formato condicional > Establecer nueva regla.
2. En el Formato condicional pestaña, seleccione el valor de la celda igual a 0, cambiar el color de fuente a blanco y haga clic en hecho.

Adición de descripciones de tareas a las tarjetas Kanban

Seguiremos un enfoque similar para devolver las descripciones de tareas del Reserva a las celdas del medio de las tarjetas Kanban. Sólo que esta vez las fórmulas serán =¡Retraso! D4, =¡Retraso! D5, etc. Al igual que con los títulos de las tareas, las celdas negras de la Reserva regresará 0, que puede corregir a través del formato condicional, como ya se mencionó.

Otro problema que notará al agregar descripciones de tareas a las tarjetas Kanban es que el texto se derramará fuera de las celdas. Para evitar esto, haremos envolver texto en Excel células:

1. Seleccione todas las celdas del medio de las tarjetas.
2. Haga clic en el Envoltura icono (junto al Alinear icono) en la barra de herramientas.

Agregar toques finales

Aunque las tarjetas Kanban están listas (y vinculadas a la cartera de pedidos), aquí hay algunos pasos adicionales para mejorarlas aún más:

1. Utilice la celda inferior de las tarjetas para agregar (manualmente) al encargado de la tarea.
2. Alinee los datos de la celda en el centro de la celda usando el Alinear icono.
3. Eliminar las líneas de cuadrícula: vaya a la barra de herramientas, haga clic en el Vista y desmarque la casilla junto a Líneas de cuadrícula para eliminarlos.

Creación de tarjetas Kanban móviles

Si has seguido los pasos hasta ahora, deberías tener listas las tareas pendientes, el tablero Kanban y las tarjetas Kanban. Pero no podrás mover fácilmente estas cartas por el tablero. Siga los pasos a continuación para hacer que las tarjetas Kanban sean móviles:

1. Copie la tarjeta Kanban que desea colocar en el tablero.
2. Haga clic derecho en el tablero donde desea colocar la tarjeta.
3. Ir a Pegado especial y seleccione el Imagen vinculada opción (que es la última opción en Otras opciones de pegado).
4. Siga el mismo procedimiento para otras tarjetas Kanban.

Maximice su eficiencia utilizando tableros Kanban

Ahora que tiene una estructura básica de su tablero Kanban, depende de usted personalizarlo para que se ajuste a los requisitos de su proyecto. Una excelente manera de maximizar el potencial de la técnica Kanban es combinarla con otra estrategia de productividad, como el método GTD.