Cómo usar ChatGPT para escribir correos electrónicos difíciles en el trabajo

Los correos electrónicos difíciles son inevitables en algún momento de tu carrera. Ya sea que se trate de decir no a asumir proyectos adicionales o pedir tiempo libre, escribir el correo electrónico y luego encontrar el coraje para presionar enviar puede provocar ansiedad.

Se sabe que ChatGPT ayuda a las personas a escribir cartas de presentación y currículums, por lo que puede preguntarse si también puede ayudarlo a escribir correos electrónicos difíciles. Si proporciona a la IA la información adecuada, puede obtener contenido para usar como base para su correo electrónico. ChatGPT puede ayudarlo a concentrarse en el mensaje sin ninguna de las emociones que está experimentando.

Paso 1: abre ChatGPT

Está listo para comenzar si ya tiene una cuenta con ChatGPT. Si es nuevo en ChatGPT, puede crear una cuenta usando su correo electrónico o cuenta de Google. Si se está registrando para obtener una nueva cuenta, debe tener su teléfono móvil cerca, ya que la plataforma le enviará un mensaje de texto con un código de confirmación para comenzar.

Paso 2: Preséntese y su papel en la organización

Antes de pedirle a ChatGPT que escriba correos electrónicos relacionados con el trabajo, debe presentarse, presentar su trabajo y sus responsabilidades en la plataforma. ChatGPT utilizará la información que proporcione para elaborar los correos electrónicos que ofrece.

Cuando envíe su presentación, la plataforma responderá y le informará la información vital que obtuvo de su presentación. Si es la primera vez que trabaja con la plataforma, apreciará los comentarios positivos que le brinda cuando se presenta.

Aquí hay un ejemplo de introducción:

Aquí está la respuesta de ChatGPT:

Paso 3: solicite a ChatGPT que escriba el correo electrónico que desea

Una vez que haya informado a ChatGPT sobre su trabajo y para quién trabaja, estará preparado para crear los correos electrónicos desafiantes que necesita ayuda para escribir. Te sorprenderá gratamente la rapidez con la que la IA crea correos electrónicos con los que puedes trabajar.

Correo electrónico de renuncia

Ya sea que esté entusiasmado con la próxima etapa de su carrera o que renuncie porque está harto de sus circunstancias actuales, escribir un correo electrónico de renuncia puede ser difícil. No quieres quemar ningún puente, así que quieres irte positivamente.

No olvide que es posible que necesite referencias en el futuro, y desea tener confianza al proporcionar los nombres de las personas con las que ha trabajado. Su carta de renuncia no es el momento para desahogarse sobre la administración, las políticas de vacaciones o quejarse de sus compañeros de trabajo; se trata de dar aviso a su empleador.

Arriba, verá una carta de renuncia generada por ChatGPT que se despide y le informa a la gerencia que trabajará con ellos para que la transición sea lo más fluida posible. ¿Quieres renunciar a tu trabajo? Aquí están algunas consideraciones financieras para prepararse para.

Correo electrónico para informar a su supervisor que no va a cumplir con la fecha límite

Si tiene dificultades para cumplir con una fecha límite, es mejor informar a su supervisor o gerente lo antes posible. Cuando la gerencia sabe que no puede cumplir con la fecha límite, es posible que puedan hacer ajustes que le permitan cumplir con la fecha límite.

Cuando otras personas o el siguiente paso dependen de que usted cumpla con la fecha límite, todo puede detenerse hasta que su tarea esté completa. Permitir que las personas que confían en usted sepan que no cumplirá la fecha límite más temprano que tarde puede ayudarlo a preservar las relaciones con la gerencia y su equipo.

Correo electrónico para solicitar licencia de emergencia

Ya te sientes estresado por la situación que provocó la necesidad de la solicitud de licencia y lo último que tienes en mente es concentrarte en escribir un correo electrónico. Para hacer frente a su emergencia, debe escribir un correo electrónico a su gerente o supervisor solicitando la licencia.

Incluso si ya ha discutido la licencia con su gerente, es posible que deba enviarles algo por escrito. Sea realista sobre cuánto tiempo necesita y establezca expectativas razonables para su empleador sobre cuándo espera volver al trabajo.

Dado que existe la probabilidad de que se trate de una solicitud de última hora, es posible que desee indicar cómo podemos comunicarnos con usted si planea estar fuera de la ciudad. También puede asegurarle a su gerente o supervisor que revisará sus correos electrónicos y mensajes de voz regularmente para estar al tanto de sus responsabilidades.

Correo electrónico para decir "No" a un proyecto

Si bien es posible que desee responder a una solicitud para asumir otro proyecto con un “¿Me estás tomando el pelo?”, puede ser mejor si respondes con tacto. Debes enviar el correo rápido, especialmente si tiendes a decir que sí a todo.

Si espera demasiado para enviar el correo electrónico, puede encontrar razones que lo convenzan de decir que sí, incluso cuando su intuición le dice que no es una buena idea y ya tiene mucho en su plato. Debe asegurarse de que el correo electrónico no parezca como si simplemente no quisiera hacer el trabajo.

Modifique el correo electrónico que genera ChatGPT para alinearlo con las políticas de la organización y adaptarse a la persona que realizó la solicitud. Un correo electrónico a su supervisor será más formal que un correo electrónico a un compañero de trabajo. Si necesitas trabajar en esto, te puede interesar aprender Cómo decir "no" en el trabajo educadamente.

Correo electrónico para obtener claridad sobre las prioridades de la organización

A veces podemos sentirnos abrumados con nuestros deberes y no saber por dónde empezar. En lugar de tratar de resolverlo de forma independiente, lo más productivo que puede hacer es preguntarle a su gerente o supervisor en qué quiere que se concentre.

Pedir ayuda puede dar miedo, ya que no queremos parecer que no sabemos lo que estamos haciendo. Es mejor pedir liderazgo que asumir. Puede pensar que algo debería ser una prioridad, pero eso podría no ser lo crítico para la organización.

En lugar de perder el tiempo en un proyecto que no es una prioridad para la organización, es mejor buscar confirmación. Si necesita ayuda para priorizar, puede estar interesado en las mejores aplicaciones que puedes usar para priorizar tareas en el trabajo.

Paso 4: revise y edite los correos electrónicos que crea ChatGPT

Una vez que ChatGPT crea un correo electrónico usando su solicitud, debe revisarlo y realizar las modificaciones necesarias. Es posible que algunas de las cosas mencionadas en el borrador no se apliquen a usted, y la IA puede perder información crítica que desea incluir.

Paso 5: envíe el correo electrónico

Esta es probablemente la parte más desafiante de escribir un correo electrónico difícil. ¡Deja de preocuparte por la reacción y envíala! Antes de presionar enviar, es posible que desee aprender el errores que hacen que un correo electrónico comercial parezca poco profesional.

Los correos electrónicos difíciles deben enviarse

Enviar correos electrónicos de naturaleza negativa puede ser un desafío, pero es necesario hacerlo. Evitar temas complejos puede causar más problemas que abordarlos. Aunque redactar un correo electrónico difícil puede provocar ansiedad, te sentirás mejor una vez que presiones enviar.

Es posible que su gerente o supervisor no esté contento con el mensaje, pero apreciarán que les informe lo que está sucediendo con suficiente antelación. Lidiar con un conflicto puede no ser lo que más le gusta hacer, pero es importante manejarlo de manera efectiva. La gestión de conflictos es una habilidad esencial para aprender profesional y personalmente.