Por qué necesita un plan de productividad y cómo crear uno

La cultura del ajetreo nos hace pensar a todos que debemos poner nuestro último segundo en el trabajo si queremos lograr nuestros objetivos financieros (o de superación personal). No solo es perjudicial para nuestra salud mental y física, sino que también es contraproducente.

Cuando lo único que tiene en mente es "hacer más", a menudo echa de menos la eficiencia y la precisión. A pesar de que está dedicando más horas, no está haciendo tanto trabajo. Eso es porque no estás planeando.

Todos somos conscientes de la importancia de la planificación para el éxito de cualquier proyecto, pero cuando se trata de productividad, nos lanzamos sin pensarlo mucho. Esa es exactamente la razón por la que a menudo fallamos en nuestras metas de productividad.

¿Qué es un plan de productividad y por qué es importante tener uno?

Si bien el término “plan de productividad” se explica por sí mismo, es vital darle una definición clara y concisa para saber exactamente lo que implica el término:

Un plan de productividad describe sus objetivos (tanto a corto como a largo plazo) y los programa estratégicamente a lo largo de sus días, semanas o meses para aumentar su productividad mientras aborda los impedimentos clave para productividad.

¿Alguna vez te has preguntado por qué ver videos de YouTube sobre trucos de productividad a altas horas de la noche o leer artículos sobre cómo mejorar tu productividad no ha sido fructífero? No es porque todos esos artículos y videos brinden los consejos y estrategias equivocados.

Todos tenemos diferentes mentalidades, objetivos y problemas; cada uno de nosotros tiene un estilo de trabajo diferente y proviene de diferentes orígenes. Estos artículos y videos de Internet son generalizados y no abordan nuestro conjunto único de problemas e impedimentos para la productividad.

Con un plan de productividad adecuado a su disposición, no tendrá que saltar a ciegas de una tarea a la siguiente. Tendrás una hoja de ruta adecuada para el día (semana o mes), lo que te permitirá concentrarte más en tus objetivos y será menos probable que te distraigas. La planificación para la productividad le da una sensación de control, lo que hace que sea menos probable que se sienta abrumado o estresado.

Cómo crear un plan de productividad

La planificación de la productividad no es ciencia espacial. Todo lo que necesitas es adoptar la actitud correcta, recordar tus metas y emprender con una mente abierta. Necesitas tirar todos los dogmas de productividad de "despertar a las 4 am" o "tomar duchas frías" por la ventana y ver qué funciona para ti.

Dado que un plan de productividad es exclusivo de sus objetivos, temperamento y mentalidad, no existen pautas estrictas sobre cómo hacer uno. Sin embargo, los siguientes pasos proporcionan una hoja de ruta flexible del proceso que puede utilizar:

1. Establecer objetivos INTELIGENTES

Caminar sin rumbo no te llevará a ninguna parte. Tener un registro de sus objetivos y tareas hace que pasar de una tarea a la siguiente sea más fácil. Por eso es importante establecer metas SMART, ya que te ayudan a seguir el progreso, mejorar la motivación y aumentar la productividad.

Una vez que tengas tus objetivos en papel, piensa en todo lo que necesitas hacer para alcanzarlos. Esto puede incluir tareas sobre su trabajo o metas comerciales, hábitos para la superación personal, proyectos personales o responsabilidades diarias. Comience con cualquier cosa que le venga a la mente, sin importar cuán trivial parezca, y agrúpelas bajo objetivos relevantes.

2. Mantenga un registro del tiempo

Haga un seguimiento de cómo pasa su tiempo a lo largo del día para tener una idea de su día promedio. ¿Cuántas horas productivas estás gestionando al día? ¿Qué actividades consumen la mayor parte de su tiempo? Haga esto durante unos días y se sorprenderá de la cantidad de tiempo que dedica a distracciones o actividades triviales, como revisar su correo electrónico o las redes sociales.

Puede usar TimeCamp para rastrear el tiempo de su computadora automáticamente. Todo lo que necesita es registrarse en su sitio web y descargar la aplicación de la computadora, y comenzará a registrar su tiempo.

3. Analice su hoja de tiempo y anote los desafíos que enfrenta actualmente

Después de realizar un seguimiento de su tiempo durante unos días, tendrá suficientes datos para obtener información valiosa. Si ha estado usando TimeCamp, acceda a su registro de tiempo y tendrá una cuenta detallada de sus días.

Mientras analiza su registro de tiempo, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas horas al día estás trabajando?
• ¿Cuánto tiempo pasa en las redes sociales?
• ¿Qué actividades ocupan la mayor parte de su tiempo?
• ¿Cuánto tiempo le tomó completar una tarea en particular?

Responder estas preguntas lo ayudará a darse cuenta de los obstáculos que le impiden ser más productivo. Una vez que conoce los problemas, puede comenzar a pensar en sus soluciones.

Además de las distracciones comunes, como las redes sociales, debe anotar otras cosas, aparentemente irrelevantes, que podrían impedirle ser más productivo. Pregúntese:

• ¿Le resulta difícil trabajar hasta altas horas de la tarde?
• ¿Se siente letárgico la mayor parte del tiempo?
• ¿No estás durmiendo bien?

Mientras anotas los desafíos, debes mantenerte fiel a ti mismo. Trate de no darse excusas por sus comportamientos improductivos.

4. Crear y seguir un horario

Usando los conocimientos de su análisis, cree un cronograma mientras considera sus objetivos. Si bien Google Calendar es excelente para programar, si no funciona, considere usar Alternativas gratuitas de Google Calendar para programar tu día.

Dependiendo de sus objetivos y horas de máxima productividad, asigne horas diarias o semanales apropiadas para el trabajo, el ejercicio, el ocio, la familia o los proyectos personales. No hay bien o mal; todo depende de sus objetivos y preferencias personales.

Por ejemplo, si desea iniciar un nuevo negocio, debe asignar algunas horas a la semana para trabajar en su negocio. Pero si su objetivo es tener un gran cuerpo de verano, reduzca el tiempo que pasa en su teléfono y programe más sesiones semanales de gimnasio.

Independientemente de cuáles sean sus objetivos, es importante mantener un cronograma realista. No quieres programar hasta el último segundo del día. Tu horario debe ser lo suficientemente flexible para acomodar planes repentinos. Y no te olvides de incorporar descansos bien merecidos. El objetivo no es mantenerse ocupado sino aumentar la productividad.

5. Encuentre su estrategia de productividad ideal y manténgala

La productividad no es algo natural para la mayoría de nosotros. Sin embargo, el uso de métodos probados y probados puede ayudar a facilitar el proceso. Aquí hay algunas estrategias de productividad que puede usar en su horario:

El método Ivy Lee

El método Ivy Lee es una estrategia simple pero eficiente para incorporar a su horario. Haz una lista de 6 tareas que necesitas completar cada día. Clasifíquelos en orden de importancia y comience con la tarea más importante. El objetivo es terminar una tarea a la vez.

Una vez que haya terminado con la primera tarea, pase a la siguiente, luego a la siguiente, hasta que haya terminado con su lista. Si no puede completar las seis tareas, simplemente muévalas al día siguiente.

Si desea obtener más información, aquí hay una guía detallada sobre cómo usar el método Ivy Lee para una productividad sin estrés.

El principio de Pareto

El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, es una famosa estrategia de productividad que hace hincapié en centrarse en las tareas más importantes. Según el principio de Pareto, el 20% de las tareas (más importantes) producen el 80% de los resultados.

Use la regla 80/20 para priorizar sus tareas mientras se enfoca en los resultados deseados. Identifique las tareas clave que producirán la mayor parte de esos resultados y concéntrese en completar esas tareas primero.

La Técnica Pomodoro

Aumenta tu productividad con el método Pomodoro concentrándose en una sola tarea durante 25 minutos y luego tomando un breve descanso. El método Pomodoro es perfecto para completar tareas grandes y abrumadoras. Se vuelve mucho más fácil comprometerse y completarse cuando divide la tarea en varias tareas más pequeñas (que puede completar en 25 minutos).

6. Vuelva a analizar su rendimiento y experimente

La planificación de la productividad no es una cosa de una sola vez. Es posible que su primer plan de productividad no sea tan detallado o efectivo como esperaba. Por eso es importante revisar su progreso semanal y mensual.

Vea qué tan bien está funcionando su plan de productividad. Identifique los obstáculos que podría haber pasado por alto y ajuste su plan para abordarlos. Si una estrategia en particular no está dando resultados, pruebe con una diferente y observe los resultados.

Aumente su productividad con un plan de productividad

Si los consejos de productividad de Internet no funcionan, es hora de crear un plan de productividad personalizado. Su plan debe abordar todos los obstáculos que le han impedido alcanzar su máximo potencial. Al crear el plan, asegúrese de programar sus tareas de alta prioridad para aprovechar sus horas de máximo rendimiento.

Si bien un plan de productividad seguramente ayudará, es importante que lo siga hasta el final. Eso significa crear un entorno de trabajo libre de distracciones, incluido su teléfono. Pero si tener tu teléfono inteligente cerca es importante, debes seguir buenos hábitos de uso de teléfonos inteligentes.