La función OFFSET de Microsoft Excel es una herramienta muy poderosa y versátil. Sin embargo, debido a su complejidad y la cantidad de funciones similares, lamentablemente a menudo se infrautiliza.
La función relativamente sencilla puede ahorrar tiempo y frustración a los autores de Excel. Simplifica la extracción de puntos precisos de datos de un conjunto de datos maestro bien organizado. También permite la creación simple de informes muy detallados, visualizaciones interactivas y paneles complejos.
1. Creación de conjuntos de datos de tamaño variable
Uno de los usos más comunes de la función OFFSET de Excel es la captura de conjuntos de datos de tamaño variable. Dado un gran conjunto de datos, es posible que desee observar solo una pequeña porción de los datos en un momento dado.
Por ejemplo, dado un informe automatizado de los totales de ventas de los empleados diariamente, es posible que deba extraer los totales de una semana o semanas determinadas.
Escribir una función SUMA diferente para cada total podría ser bastante fácil. Sin embargo, una función de DESPLAZAMIENTO puede ser mucho más rápida por su facilidad de uso y reutilización.
Primero, ingrese el día del mes con el que nos gustaría comenzar en la celda B6. Luego ingresamos cuántos días queremos ejecutar el informe en B7. Entonces, podemos usar un función SUMA sencilla y función PROMEDIO para obtener más datos sobre cada empleado durante el período de tiempo seleccionado:
=SUMA(COMPENSACIÓN(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=PROMEDIO(COMPENSACIÓN(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Ajustar la fecha de inicio o el período de tiempo es tan simple como ajustar una sola celda, lo que puede facilitar mucho la extracción de conjuntos de datos de tamaño variable.
2. Permitir la generación de informes personalizados
El uso de métodos similares a los anteriores hace que el desarrollo de un informe completo con ajuste variable sea relativamente fácil. Puede hacer que el primer argumento de la función OFFSET haga referencia a otra hoja. Hacerlo le permite mantener la entrada de datos y los informes separados.
Esto hará posible extraer segmentos de datos seleccionados de una hoja a otra. Además, le permite mostrar solo la información relevante para su informe actual. Configurar un informe que muestre los totales diarios usando los mismos datos de antes es bastante simple. Puede hacer esto sin extraer los datos de días irrelevantes.
La siguiente función de compensación colocada en la celda B5 extraerá el número de días especificado en B2. Comienza en la semana especificada en B1, mostrando solo datos para el período relevante:
=DESPLAZ(Hoja1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Es posible restringir las entradas en B1 y B2 y crear menús desplegables en Excel con el número de semanas disponibles mediante validación de datos.
3. Paginación de hoja de cálculo
La función OFFSET también puede lograr una paginación simple de hojas de cálculo, una tarea normalmente asociada con usando la pestaña Desarrollador de Excel. Esto puede hacer que trabajar con grandes conjuntos de datos sea más simple y mucho más eficiente.
Al trabajar con una hoja de cálculo con 30 000 filas de datos, será difícil revisar todo el conjunto de datos a la vez. Crear un menú desplegable que acepte un rango de números del 1 al 300 nos permite dividir rápidamente los datos en páginas de 100 resultados cada una.
La función OFFSET siempre tendrá su ancla establecida en la celda superior izquierda de los datos. El segundo argumento, sin embargo, es el desplazamiento vertical. Esto será igual al número de página seleccionado menos uno por 100. El desplazamiento horizontal, el tercer argumento, se puede establecer en 0.
El cuarto argumento se establece en 100 y el quinto argumento en el número de columnas del conjunto de datos. Este método facilita la división de fragmentos de datos extremadamente grandes en piezas mucho más manejables.
Este es un ejemplo de un conjunto de datos paginado. Los datos incluyen 500 muestras de información registrada de un conjunto de sensores en una hoja y un informe paginado en la otra.
El informe utiliza la validación de datos en la celda B1 para crear un menú desplegable con las páginas que contiene. La siguiente expresión en la celda A3 crea el cuerpo del informe:
=DESPLAZ(Hoja1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Rebanar datos para gráficos
Podemos agregar un gráfico al informe de ventas que creamos antes de usar la función COMPENSACIÓN. El gráfico puede extraer información variable según los datos seleccionados en los dos menús desplegables en la parte superior de la hoja.
Al cambiar los valores en la parte superior de la hoja, el gráfico cambiará automáticamente para reflejar las semanas seleccionadas, brindando una referencia visual rápida para cualquier persona que vea el informe.
La combinación de tablas y gráficos con la función de compensación hace que la visualización de datos complejos y cambiantes sea mucho más fácil. También permite la generación de cuadros de mando sencillos en Excel.
5. Extraer información por desfases de fecha
La búsqueda de información específica basada en marcas de tiempo no es inusual cuando se habla de datos de informes o datos extraídos de procesos de tiempo automatizados. Al considerar un solo período, no es difícil usar funciones condicionales como IF o IFS para extraer solo los datos requeridos. Si necesita extraer datos en función de un rango de días u horas, es demasiado fácil caer en un condicional anidado masivo.
Usando una combinación de COUNTIF y OFFSET, extraer datos de un rango de horas o días es bastante simple. Use una sola celda para representar un día de inicio. A continuación, use otra celda para representar la duración del tiempo del que desea extraer.
En la función OFFSET, la altura o el ancho, según el diseño de sus datos, se puede establecer en un valor usando la función CONTAR.SI en Excel. Esto le permite determinar cuántas entradas se encuentran dentro del rango solicitado y extraer solo los datos relacionados.
En este ejemplo, tenemos un conjunto de datos que contiene entradas de varios años. Podemos usar la fecha ingresada en la celda B1 y la siguiente función para extraer solo las entradas que ocurrieron después de esa fecha:
=DESPLAZ(Hoja1!U2, CONTAR.SI(Hoja1!V2:V501, " y B1), 0, 500 - CONTAR.SI(Hoja1!V2:V501, " y B1), 1)Esto agrega una utilidad considerable a un informe, lo que le permite filtrar los valores que llegaron antes o después de una fecha determinada. Si usa la función COUNTIFS en su lugar, incluso puede agregar una fecha de finalización, lo que le brinda al usuario final más variabilidad.
6. Combinado con COUNTIF
Además de extender los rangos de tiempo, la función COUNTIF sirve bien para extraer segmentos específicos de todo tipo de datos bien ordenados con la función OFFSET de Excel. Es posible establecer los argumentos de alto y ancho de la función OFFSET usando COUNTIF. Además, puede modificar fácilmente cualquier dato numérico con un valor ajustable desde algún lugar de su hoja.
Si tuviera una lista de transacciones de un día ordenadas por el monto de las transacciones, podría usar esta técnica para extraer cada transacción por encima de un monto determinado. Esto podría lograrse usando una función de DESPLAZAMIENTO simple como la siguiente:
=DESPLAZAR(A2, CONTAR.SI(B2:B22, " y H3), 0, CONTAR.SI(B2:B22, " y H3), 4)Una de las cosas más importantes a tener en cuenta en esta función es el penúltimo argumento, COUNTIF(B2:B22, "
Otra consideración importante para aquellos que buscan usar OFFSET de esta manera es que solo funcionará en el caso de que los datos con los que está trabajando estén bien ordenados. Los datos desordenados no devolverán los resultados que está buscando. Afortunadamente, Excel también incluye un conjunto de herramientas de clasificación automática para ordenar sus datos.
Puede usar esto para realizar acciones, desde dividir productos de forma variable en función del precio hasta extraer solo operaciones ejecutadas una cierta cantidad de veces. La capacidad de controlar la cantidad exacta de datos extraídos brinda un control detallado sobre la muestra precisa de datos que extrae de sus hojas de cálculo. Esto permite la creación de una variedad de informes detallados e interactivos.
Para esto es realmente útil la función OFFSET
En última instancia, la función OFFSET permite a los usuarios extraer información de su hoja de cálculo con alta precisión. Esto ahorra tiempo y permite a los usuarios realizar más operaciones con menos funciones.
Simplifica la extracción de los datos precisos que necesita sin recurrir a condicionales anidados. También ahorra tiempo y esfuerzo a los usuarios al crear informes personalizados, tableros y más en Excel.
