Notion se ha convertido en un favorito de los fanáticos tanto para uso profesional como personal, y es por buenas razones. Viene completo con una miríada de características que son útiles para una variedad de cosas, desde crear simples listas de tareas pendientes hasta realizar un seguimiento de cientos de datos.
Entre estas características ingeniosas se encuentran la tabla simple y la base de datos de tablas, que esencialmente muestran datos en forma tabular. Aunque se ven similares en apariencia, en realidad son un mundo aparte. Analicemos las diferencias entre estas herramientas y cuándo puede usar cada una.
¿Qué es una tabla simple de nociones?
La tabla simple en Notion es una forma básica de organizar datos de forma tabular. Aquí, esencialmente trabaja con filas y columnas tal como lo haría con una hoja de cálculo simple. Puede reorganizar las filas y columnas, agregar otras nuevas, ajustar el ancho de la columna y convertir la primera fila/columna en un encabezado con texto en negrita y un color de fondo diferente.
Si cree que la tabla se ve demasiado simple para su gusto, también puede formatear el texto dentro de las celdas usando las opciones disponibles (color de texto y fondo, negrita, cursiva, subrayado, tachado, código y ecuación). Incluso puede agregar emojis y símbolos dentro de las celdas. Otras cosas útiles que puede agregar a una celda incluyen un enlace a una página, fecha, persona y recordatorio.
Desafortunadamente, eso es más o menos lo que hay en las tablas simples. No puede ordenar los datos de manera significativa o insertar fórmulas en las celdas para calcular el contenido de filas o columnas específicas. Tampoco hay otro tipo de datos que pueda usar en las celdas, como casillas de verificación y porcentajes.
Sin embargo, aunque no hay mucha funcionalidad que ofrece una tabla simple, sigue siendo muy útil, especialmente cuando todo lo que realmente quiere hacer es mostrar datos estáticos de una manera más organizada.
¿Qué es una base de datos de tablas de nociones?
La base de datos de tablas en Notion se parece un poco a una tabla simple. Tiene filas y columnas para colocar sus datos, y puede agregar tantas filas y columnas como desee. Sin embargo, a diferencia de las tablas simples, las bases de datos de tablas vienen con muchas más funciones.
Por un lado, una base de datos de tablas es flexible en lo que respecta a su contenido. No está limitado a texto regular, fechas, recordatorios, enlaces a páginas y personas. Tiene mucha libertad para agregar otras propiedades a una celda, como números, casillas de verificación, correos electrónicos, URL, teléfonos e incluso archivos.
También hay propiedades más avanzadas como fórmulas que calculan el contenido de celdas específicas, relaciones que vinculan una base de datos a otra base de datos, y roll-up, que es un tipo de cálculo más avanzado dentro de la base de datos.
Una base de datos de tabla también puede cambiar su forma. Si cree que sus datos podrían organizarse de una mejor manera que no sea una tabla, puede convertirlos fácilmente en un tablero, una línea de tiempo, una galería, una lista o un calendario. La vista del tablero es similar a un tablero Kanban, ya que organiza sus datos por estado.
La vista de línea de tiempo, por otro lado, se parece a un diagrama de Gantt que presenta programas de tareas. La vista de calendario también muestra programas de tareas, pero en lugar de una línea de tiempo, muestra un mes completo. La lista y la galería son justo lo que sugieren sus nombres: la vista de lista presenta los datos en una lista, mientras que la vista de galería presenta los datos como una galería de fotos.
Hay otros características avanzadas de la base de datos de Notion puede consultar, como filtros, clasificación y una base de datos vinculada.
Cuándo usar una tabla simple de nociones
Una tabla simple se usa mejor cuando se trabaja con datos estáticos que no necesitan ningún manejo especial (por ejemplo, cálculos y relaciones). Digamos que necesita una presentación ordenada y organizada de sus datos sin los botones y herramientas complicados de una base de datos. Las tablas simples pueden hacer el truco muy bien.
También son muy amigables para principiantes. Si es nuevo en Notion, es probable que se sienta intimidado por las campanas y silbidos de las bases de datos. En lugar de abrumarte con lo desconocido Terminologías de nociones en las bases de datos, puede simplemente cambiar a tablas simples y avanzar hasta las bases de datos.
Casos de uso de muestra para tablas simples de noción
Para darle una mejor idea de dónde puede usar tablas simples, aquí hay algunos ejemplos:
- Asignación de habitaciones
- Horario de clase
- Lista de compras con cantidades
- sesión de lluvia de ideas
- Definición de términos
- Comparación
- informe de clase
- Revisión histórica
Cuándo usar una base de datos de tablas de nociones
Una base de datos de tablas puede ser útil para situaciones en las que necesita algo más que una presentación de datos básica. Dado que utilizará los datos en lugar de solo mostrarlos, necesita más funcionalidades a su disposición. Aquí es donde las bases de datos de tablas entran en escena.
Son particularmente útiles para capturar información con componentes repetitivos y categóricos. Un ejemplo es un directorio de empleados, donde probablemente ingresará los mismos datos de ubicación, función y departamento más de una vez. En lugar de tener que escribir el elemento una y otra vez, simplemente puede usar la propiedad Seleccionar de la base de datos de la tabla.
Estas propiedades adicionales también pueden ayudarlo a comprender mejor los datos o mostrarlos con mayor claridad. Por ejemplo, puede ordenar a los empleados por ubicación o filtrarlos por función. Si usó una tabla simple para esto, tendría que verificar manualmente la ubicación y el rol y reorganizar los datos en consecuencia.
Ejemplos de casos de uso para la base de datos de tablas de nociones
Las bases de datos de tablas también se recomiendan para administrar proyectos y tareas, hacer diarios con viñetas e incluso construyendo CRMs simples en Notion. Otros casos de uso notables para las bases de datos de tablas incluyen los siguientes:
- Repositorio
- Mapa vial
- Rastreador de presupuesto
- Administrador de contactos
- Nota de reunión
- Rastreador de objetivos
- calendario de contenido
- planificador de viajes
Mejor organización de datos con la base de datos y la tabla simple de Notion
A pesar de sus diferencias obvias, las tablas simples y las bases de datos de tablas tienen esencialmente un objetivo: organizar los datos de una manera que sea mejor comprensible para el usuario o el lector. Se encontrará con situaciones en las que una tabla simple puede funcionar bien, pero habrá casos, especialmente en un entorno de oficina, en los que necesitará bases de datos de tablas.
Afortunadamente para usted, Notion facilita el trabajo con ambos, y la mejor parte es que puede convertir fácilmente uno en el otro (transformar una tabla simple en una base de datos de tabla y viceversa). De esta forma, no tendrás que preocuparte por empezar con la herramienta equivocada, ya que puedes convertirla fácilmente en otra con unos pocos clics.