Cómo usar Notion para el trabajo híbrido: la guía definitiva

El trabajo híbrido se ha vuelto más popular con el aumento de la penetración de Internet en todo el mundo. Y luego de aproximadamente dos años de trabajar desde casa durante la pandemia de COVID-19, muchos empleadores han adoptado acuerdos que permiten a los empleados trabajar fuera de la oficina al menos una parte del tiempo.

A pesar de los beneficios asociados con el trabajo híbrido, puede soportar una caída en la productividad si no cuenta con los sistemas adecuados. Afortunadamente, las aplicaciones como Notion han facilitado más que nunca la colaboración con su equipo cuando no están todos en la oficina al mismo tiempo.

En este artículo, obtendrá más información sobre cómo puede usar Notion para el trabajo híbrido. También le proporcionaremos instrucciones paso a paso para ayudarlo a implementar estos consejos más rápido.

1. Adición de usuarios a espacios de trabajo

Cuando trabajar en un entorno híbrido, facilitar que los miembros del equipo colaboren entre sí debe ser su principal prioridad. En Notion, hacer esto es bastante simple; incluso si solo tiene un plan gratuito, aún puede agregar otros usuarios a sus espacios de trabajo.

La cantidad de usuarios que puede agregar a su espacio de trabajo dependerá de la suscripción que tenga. Si usa un plan gratuito, puede agregar hasta 10 personas; esto debería ser más que suficiente si trabajas como una agencia u otro tipo de pequeña empresa.

Tendrá un límite mucho más alto si obtiene una versión paga de Notion. La versión Plus le permite agregar hasta 100 personas a un espacio de trabajo, y ese número aumenta a 250 con el plan Business. Si tiene Notion Enterprise, puede discutir sus límites con el equipo de ventas de Notion.

Independientemente del plan que utilice, el proceso para agregar usuarios a sus espacios de trabajo de Notion es el mismo.

1. Ir a Configuración y miembros > Miembros. Cuando estés allí, verás un botón azul llamado Añadir miembros.
2. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona que desea invitar a su espacio de trabajo de Notion. Si tiene Notion Plus o superior, también puede expandir el menú desplegable para determinar si el invitado es propietario o miembro del espacio de trabajo.
3. Cuando esté listo para agregar un usuario a su espacio de trabajo, seleccione Invitar.

También puede invitar a personas yendo a la miembros pestaña y copiando un enlace para enviar a todos.

2. Categorización de diferentes proyectos

Cuando utilice Notion para trabajos híbridos, mantener sus proyectos organizados es una buena idea. Puede categorizar sus tareas de un par de maneras. Le mostraremos dos opciones para hacer esto a continuación.

Creación de espacios de trabajo adicionales

Notion le permite tener hasta 10 espacios de trabajo si tiene un plan gratuito. Al igual que cuando agrega usuarios a estos espacios, sus límites son más altos si compra una suscripción paga. De cualquier manera, seguirá el mismo proceso para crear nuevos espacios de trabajo en la aplicación.

1. En la parte superior de la barra de herramientas de la izquierda, haga clic en su espacio de trabajo actual. Cuando aparezca el menú desplegable, seleccione el icono con tres puntos. 2. Después de seleccionar el ícono mencionado anteriormente, verá una opción llamada Únete o crea un espacio de trabajo. Haga clic en esto. 3. Notion te preguntará para qué quieres usar tu espacio de trabajo. Elija el que mejor se adapte a sus necesidades y seleccione Continuar. En este caso, seleccionaremos para mi equipo ya que estamos discutiendo el trabajo híbrido. 4. Luego deberá nombrar su espacio de trabajo. Después de hacer esto, presione el botón Continuar botón de nuevo. 5. Notion le dará la oportunidad de compartir su nuevo espacio de trabajo con otros. Ingrese sus direcciones de correo electrónico o copie el enlace si desea hacer esto. Una vez que haya personalizado todo, seleccione Llévame a Nocióny podrá utilizar su nuevo espacio de trabajo.

Hacer páginas dentro de páginas

Otra forma de categorizar sus proyectos es creando páginas dentro de páginas. Para crear una nueva página maestra en Notion, seleccione el + botón en la barra de herramientas de la izquierda.

En esa página, puede crear otra página tocando / y seleccionando Página. Una vez que haya hecho eso, puede personalizar todo como lo considere necesario.

3. Seguimiento de tareas importantes

Software de gestión de proyectos es una excelente manera de hacer crecer su negocio, y también querrá usar este tipo de soluciones si es un empleado o un trabajador independiente. Cuando usa Notion para el trabajo híbrido, tiene numerosas opciones para realizar un seguimiento de las tareas importantes.

Notion tiene varias plantillas que puede usar para seguir sus proyectos más de cerca. Encontrará diagramas de Gantt, páginas de administración de tareas y proyectos, y varias otras opciones. Muchos de estos son de uso gratuito y puede duplicar fácilmente sus plantillas favoritas en su espacio de trabajo de Notion. Para hacer esto:

1. Ir a noción.so/templates y elija una plantilla para que la usen usted y su equipo.
2. Bajo Información duplicada, elija el espacio de trabajo en el que desea usarlo y haga clic en Plantilla duplicada. Luego podrá personalizar todo para sus necesidades de inmediato.

4. Proporcionar resúmenes para sus reuniones

Si no está trabajando en el mismo lugar que los miembros de su equipo, saber cuánto han progresado los demás en los proyectos en los que están trabajando juntos puede convertirse en un desafío. Si bien debe tratar de limitar la cantidad de reuniones que tiene, es una buena idea registrarse ocasionalmente.

Durante su reunión, vale la pena designar a alguien para que tome notas. Puedes hacer esto cuando configurar Google Calendar para el trabajo híbrido también si desea agregar esa aplicación a su sistema de productividad.

Después de terminar su reunión, puede crear fácilmente resúmenes de sus reuniones utilizando Notion AI. Para hacer esto, presione la barra espaciadora y seleccione Resumir cuando aparece Notion AI. Luego, la herramienta trabajará para proporcionar un resumen rápido de su página.

5. Hacer que sus páginas más importantes sean más accesibles

Notion le permite hacer que sus páginas más importantes sean más accesibles arrastrando y soltando su orden en la barra de herramientas de la izquierda. Sin embargo, eso no es lo único a lo que estás limitado. También puede agregar páginas a sus favoritos. Para hacer esto último:

1. Toque en el icono de tres puntos al pasar el cursor sobre una de sus páginas.
2. Haga clic en Agregar a los favoritosy verá su página en la parte superior de la pantalla.

6. Creación de contenido y calendarios de redes sociales

Si eres parte de un equipo de marketing, mantener actualizados tus calendarios de contenido y redes sociales es crucial cuando trabajas en un acuerdo híbrido. Notion hace que hacer esto sea fácil; puede crear su propio calendario haciendo una tabla y seleccionando Nueva base de datos.

Notion también tiene varias plantillas para crear redes sociales y calendarios de contenido. Al crear una nueva página, haga clic en Agregar nuevo > Plantillas en su lugar, elija algo que funcione para usted.

Haga que su modelo de trabajo híbrido sea más eficiente con Notion

El trabajo híbrido tiene varias ventajas si implementa los sistemas correctos, pero es importante que los tenga ordenados antes de hacer la transición a dicho acuerdo. Notion es una herramienta útil para administrar el flujo de trabajo de su equipo y garantizar que todos continúen trabajando hacia sus objetivos comunes.

Puede usar varias plantillas para ayudarlo a realizar un seguimiento de su contenido y calendarios de redes sociales, además de obtener una descripción general de los proyectos de todos. Además de eso, puede usar Notion para proporcionar resúmenes de reuniones y mucho más.