Cómo personalizar un correo electrónico de respuesta en Outlook

Outlook es un excelente cliente de correo electrónico, ya sea que esté enviando o respondiendo correos electrónicos. Pero cuando se trata de respuestas, hay varias formas de personalizar el proceso. En esta guía, veremos cómo crear una plantilla de respuesta rápida, cambiar la apariencia del mensaje original y cambiar su dirección de respuesta.

Mientras usamos Outlook para Microsoft 365 en esta guía, estas instrucciones también funcionarán para Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 y 2021. Empecemos.

Cómo crear una plantilla de respuesta rápida en Outlook

¿Te encuentras constantemente respondiendo a varios correos electrónicos palabra por palabra? En lugar de repetir la misma respuesta, simplemente puede crear una plantilla de respuesta rápida y responder con un solo clic. Puede hacerlo creando un paso rápido para automatizar esta tediosa tarea.

Para obtener más información sobre Pasos rápidos, consulte nuestra guía sobre crear y usar Pasos rápidos en Outlook.

Estos son los pasos para crear una plantilla de respuesta rápida en Outlook:

1. Inicie Outlook y asegúrese de tener la Hogar pestaña seleccionada.
2. Seleccione la cuenta de correo electrónico para la que desea crear la plantilla de respuesta rápida. Si tiene más de una dirección de correo electrónico en Outlook, deberá escribir una plantilla de respuesta rápida para cada una.
3. En el Pasos rápidos grupo, haga clic en Crear nuevo.
4. Asigne un nombre al paso rápido en el Nombre cuadro de texto: hemos nombrado el nuestro Respuesta rápida.
5. En el Comportamiento sección, haga clic en el Elige una acción desplegable y seleccione Responder.
6. Haga clic en el Mostrar opciones enlace directamente debajo del menú desplegable para revelar más campos.
7. Para que este tutorial sea rápido y fácil, puede dejar todos los demás campos, como A y Sujeto, tal cual: Outlook lo completará automáticamente en función de la naturaleza del correo electrónico original o se aplicarán los valores predeterminados. Sin embargo, ingrese el mensaje que desea enviar en el Texto caja de texto.
8. Hacer clic Finalizar.

Cuando desee enviar este mensaje exacto a alguien, simplemente abra su correo electrónico y presione Respuesta rápida o como lo llames en el Acciones rápidas grupo. Para obtener más formas de ser más productivo con este cliente de correo electrónico, lea nuestra guía sobre el mejores prácticas para impulsar su flujo de trabajo en Outlook.

Cómo cambiar la apariencia de los mensajes originales en Outlook

Al responder o reenviar un mensaje, puede excluir el mensaje original o cambiar su apariencia para que sea más obvio dónde termina su mensaje y comienza el original. También puede adjuntar el correo electrónico original si no quiere uno desordenado.

Para hacerlo, siga las instrucciones a continuación:

1. En Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
2. En el menú del lado izquierdo, haga clic en Opciones.
3. Seleccionar Correo en el panel izquierdo.
4. Desplácese hacia abajo hasta el Respuestas y reenvíos sección hasta que vea la Al responder un mensaje y Al reenviar un mensaje menús desplegables.
5. De forma predeterminada, los menús desplegables se establecerán en Incluir el texto del mensaje original. Aún así, puede expandirlos y seleccionar No incluir mensaje original, Adjuntar mensaje original, Incluir y sangrar el mensaje original, o Prefijo cada línea del mensaje original.

Esto es lo que hacen estas otras opciones:

• No incluir mensaje original: envíe su respuesta o mensaje reenviado sin texto del correo electrónico original.
• Adjuntar mensaje original: incluye texto del correo electrónico original como archivo adjunto.
• Incluir y sangrar el mensaje original: Esto incluye el texto del correo electrónico original, pero tendrá una sangría a la derecha; es como presionar la tecla Tabulador en cada línea del mensaje original.
• Prefijo cada línea del mensaje original: Esto es como sangrar el mensaje original. Pero en lugar de tener un espacio en blanco, habrá un carácter para indicar dónde comienza cada línea del correo electrónico original.

Cómo cambiar la dirección de respuesta de su dirección de correo electrónico en Outlook

Cambiar la dirección de respuesta de un correo electrónico en Outlook significa que cualquier respuesta enviada a la cuenta elegida será redirigida a otra.

Así es como se hace:

1. En Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
2. Haga clic en Configuraciones de la cuenta para expandir el menú, luego seleccione Configuraciones de la cuenta.
3. En la ventana emergente, haga clic en la dirección de correo electrónico que desea editar y luego haga clic en Cambiar (está en el menú debajo de las pestañas). También puede simplemente hacer doble clic en la dirección de correo electrónico.
4. En el cuadro de texto junto a Dirección de respuesta, ingrese la dirección de correo electrónico a la que desea redirigir los correos electrónicos.
5. Hacer clic Próximo para aplicar los cambios.

Haga que la personalización de respuesta de Outlook funcione para usted

Siguiendo las sencillas instrucciones anteriores, puede personalizar fácilmente las respuestas en Outlook. Esta pequeña guía apenas toca la superficie del nivel de personalización que Microsoft ha incorporado a su cliente de correo electrónico. Sin embargo, es suficiente para comenzar a hacer que sus respuestas sean más limpias y eficientes.