La mayoría de las corporaciones, incluidas las organizaciones gubernamentales, las empresas y las organizaciones sin fines de lucro, usan Microsoft Excel para sus presupuestos. Excel les ofrece flexibilidad, familiaridad y facilidad para compilar, clasificar, administrar y analizar datos para la elaboración de presupuestos y pronósticos.
Pero, ¿es Excel la herramienta adecuada para la elaboración de presupuestos empresariales? Analicemos los pros y los contras de usar Excel como software de elaboración de presupuestos para responder a esta importante pregunta.
Ventajas de la elaboración de presupuestos empresariales en Excel
Microsoft lanzó Excel en 1985. Según una encuesta realizada por Corporación de porcentaje, la mayoría de los directores financieros (casi el 88 %) todavía utilizan hojas de cálculo para la elaboración de presupuestos empresariales. Eso dice mucho sobre la utilidad del programa. Pero, ¿por qué Excel es tan popular como herramienta de elaboración de presupuestos empresariales? Vamos a averiguar.
1. Todo el mundo sabe cómo usar Excel
La mayoría de los graduados universitarios han utilizado Excel, de una forma u otra, durante sus estudios. Eso demuestra la versatilidad del programa y que casi todos conocen los conceptos básicos del programa. Dado que la mayoría de sus empleados ya conocen los conceptos básicos de Excel, todo lo que necesitan es un pequeño empujón en la dirección correcta y estarán administrando las finanzas de su empresa en poco tiempo.
Al presupuestar en Excel, ahorrará tiempo y recursos que, de lo contrario, se gastarían en capacitación, lo que es especialmente útil si tiene una pequeña empresa o una empresa emergente con recursos limitados.
2. Excel es barato y de fácil acceso
Casi todo el mundo tiene una copia de Microsoft Excel. Si su empresa exige que más personas participen en el proceso de elaboración de presupuestos, puede compartir el acceso con cualquier persona que tenga una copia de Excel sin necesidad de adquirir licencias adicionales. Cuando sea posible, las pequeñas empresas deben evitar el software de elaboración de presupuestos empresariales, ya que puede aumentar los costos.
3. Puede personalizar hojas de cálculo de Excel
En las empresas, especialmente en las nuevas empresas, la personalización es una característica extremadamente útil y buscada porque las diferentes fases de desarrollo de una empresa exigen diferentes enfoques. Una de las mayores ventajas de las hojas de cálculo de Excel sobre otros programas de presupuestos es que el poder está en manos de los usuarios.
Excel es un programa bastante complejo que ofrece flexibilidad a sus usuarios en forma de numerosas funciones y fórmulas. Una vez tú entender las fórmulas de Excel, básicamente puede hacer cualquier cosa, desde la elaboración de presupuestos comerciales hasta el análisis financiero y la creación de gráficos. Incluso puede crear sus propias fórmulas, macros y plantillas de presupuesto en Excel para satisfacer las demandas únicas de su empresa.
Contras de la elaboración de presupuestos comerciales en Excel
Como todo, Excel tiene una buena cantidad de limitaciones cuando se trata de presupuestos comerciales.
1. Consume mucho tiempo y es propenso a errores
El presupuesto empresarial en Excel requiere la entrada manual de datos. Dado que depende tanto del esfuerzo humano, los errores son prácticamente inevitables. La probabilidad de tales errores aumenta con el aumento del tamaño y la complejidad de los presupuestos, lo que lleva a pronósticos presupuestarios y proyecciones de ingresos defectuosos.
En empresas multimillonarias, incluso un simple error tipográfico o de transposición puede costar millones de dólares. Toma el ejemplo de TransAlta: un simple error de cortar y pegar le costó a la empresa 24 millones de dólares. Las empresas a menudo revisan y corrigen problemas en sus hojas de cálculo de Excel para evitar tales riesgos, lo que les cuesta tiempo, esfuerzo y costos valiosos.
2. Problemas de escalabilidad para conjuntos de datos más grandes
Excel, al ser barato y accesible, ofrece a las pequeñas empresas una barrera de entrada baja con una utilidad y funcionalidad impecables. Sin embargo, a medida que crece el negocio, los datos necesarios para la elaboración de presupuestos y previsiones aumentan drásticamente. Excel a menudo no puede manejar grandes volúmenes de datos con numerosas fórmulas y macros y es probable que se ralentice o incluso se bloquee.
3. Falta de acceso basado en roles y problemas de seguridad
Los archivos de Excel se pueden compartir fácilmente con cualquier persona que tenga una copia del programa, poniendo en riesgo la información confidencial de la empresa. Mientras puedas proteger archivos de Excel con contraseña, la contraseña debe compartirse con las personas relevantes durante la elaboración del presupuesto.
Excel no ofrece acceso basado en roles, por lo que cualquier persona con una contraseña puede acceder a toda la hoja de cálculo. Esto puede ser una gran preocupación de cumplimiento para la mayoría de las empresas.
¿Es Excel el software adecuado para las necesidades presupuestarias de su empresa?
Excel tiene sus méritos como herramienta de elaboración de presupuestos empresariales, pero es mejor invertir en un software de elaboración de presupuestos empresariales si tiene problemas. Es probable que las empresas más grandes sufran con Excel como su única solución presupuestaria.
Los problemas con la consolidación de datos, la coordinación, la seguridad y la colaboración son solo algunos de los problemas que pueden enfrentar las organizaciones más grandes al presupuestar en Excel. Sin embargo, si todavía es una pequeña empresa o una empresa nueva con partes móviles limitadas, Excel puede ser una herramienta de presupuesto versátil, económica y efectiva.
Si está utilizando Excel para el presupuesto de su empresa pero todavía está atascado con los conceptos básicos, considere aprender algunos cursos de nivel avanzado para mejorar el proceso de elaboración del presupuesto de su empresa.