Nunca envíe correos electrónicos mal construidos. Las estructuras terribles no solo confunden el mensaje, sino que dan a los destinatarios una impresión negativa de su ética de trabajo y profesionalismo. Las buenas habilidades de comunicación son cruciales en cualquier industria.
Para evitar errores, corrija sus borradores. Corrija estas malas prácticas y errores que comúnmente se pasan por alto y que hacen que los correos electrónicos no sean profesionales.
1. Líneas de asunto con spam
Los especialistas en marketing piensan que las líneas de asunto de ventas aumentar las tasas de apertura de correo electrónico; desafortunadamente, dan los resultados opuestos. Los destinatarios tienden a ignorar los correos electrónicos demasiado promocionales. A menos que ya te conozcan, no tienen la obligación de revisar tu mensaje.
En lugar de vender, sé atractivo. Componer
líneas de asunto que llaman la atención que comprende palabras descriptivas que invitan a la reflexión. Despierta la curiosidad de tus lectores. Puede usar preguntas abiertas y lanzamientos, solo asegúrese de que sean relevantes para su mensaje. De lo contrario, los destinatarios podrían bloquearlo por abusar de los temas de clickbait.2. Chistes y comentarios ingeniosos
Piense dos veces antes de insertar chistes en sus correos electrónicos de trabajo. Si bien compartir una risa puede ayudarlo a establecer una buena relación en algunos casos, a menudo hace más daño que bien. Los chistes son difíciles de entregar por correo electrónico. Incluso los juegos de palabras alegres pueden tomarse como sarcásticos u ofensivos si el lector no te entiende.
Como regla general, sáltate las bromas. En su lugar, explore otras formas de aligerar el estado de ánimo, por ejemplo, compartir una historia personal o discutir un interés mutuo. Ser accesible y amigable no requiere bromas.
3. Emojis y signos de puntuación excesivos
Hoy en día, más proveedores de buzones aceptan emojis. Las plataformas como Outlook y Gmail incluso te permiten insertar emojis en las líneas de asunto.
Aunque son divertidos y creativos, no pertenecen a los correos electrónicos de trabajo. Las personas perciben los emojis de manera diferente. Por ejemplo, mientras que puedes usar el emoticón de la cara sonriente para expresar alegría, otros pueden verlo como sarcasmo. Los emoticonos no siempre transmiten el mensaje deseado.
Además, a los vendedores turbios les gustan los emoticonos. Si los usa con frecuencia, los destinatarios pueden asociarlo con ataques de phishing, boletines de ventas y anuncios excesivamente promocionales.
4. Errores tipográficos y gramaticales
Los errores tipográficos no cambian la intención. Incluso si escribe mal cada palabra en su correo electrónico, los lectores aún lo entenderán a través de las pistas de contexto. Los errores gramaticales avanzados pueden causar confusión, pero el texto no será incomprensible.
¿Significa esto que puede pasar por alto los errores tipográficos? ¡Definitivamente no! Aunque los errores ortográficos y gramaticales no confunden su mensaje, parecen descuidados. Ya sea que esté presentando a un prospecto o actualizando a un colega, tendrá problemas para ganarse su confianza con una redacción poco profesional.
El mejor enfoque es examinar los borradores antes de enviarlos. Ejecute su texto a través de un corrector ortográfico confiable, elimine la pelusa innecesaria, ajuste el tono en consecuencia e intercambie palabras complejas por otras más simples. Repita estos pasos tantas veces como sea necesario.
5. Párrafos largos
Tenga cuidado al copiar y pegar borradores de correo electrónico de Google Docs o Microsoft Word. Los procesadores de texto tienen diferentes configuraciones predeterminadas. No puede esperar que sus correos electrónicos se vean como cuando los estaba escribiendo. Se ajustarán al estilo de fuente, el tamaño del texto y el espaciado del programa actual.
Como práctica recomendada, copie y pegue sin formatear presionando Ctrl/Cmd + Mayús + V en lugar de solo Ctrl/Cmd + V. Al hacerlo, se borran los cambios de formato anteriores. Y para evitar bloques de texto extensos, mantenga cada párrafo en dos o tres oraciones.
6. Información excesiva
Las explicaciones extensas son beneficiosas, pero hay que cronometrarlas correctamente. No se limite a establecer hechos al azar. Es probable que los lectores hagan clic fuera de su correo electrónico si los sobrecarga con información desde el primer momento.
Comparte solo lo que los lectores necesitan. Cuando explique temas complejos, adjunte documentos de investigación relevantes, programe consultas virtuales y acomode todas las consultas que se le presenten.
7. Declaraciones de cierre genéricas
Las declaraciones de cierre genéricas son distantes. Te hacen parecer poco profesional, además de que debilitan la conclusión de tu correo electrónico. Tendrá menos posibilidades de cerrar con éxito. Al finalizar los correos electrónicos, use una forma más directa y concisa. alternativa a "Espero saber de usted".
Ya están sobreutilizados. Los lectores los han visto cientos de veces antes, no dejarán un impacto positivo. En lugar de usar líneas genéricas, usa un CTA fuerte. Dígales a sus lectores sus opciones y guíelos para que actúen en su correo electrónico.
8. Adjuntos innecesarios
Los archivos adjuntos de correo electrónico facilitan el intercambio de información. En lugar de sobrecargar a los lectores con mensajes extensos y no solicitados, diríjalos a recursos relevantes. Si lo hace, ahorra tiempo para todas las partes involucradas.
Dicho esto, también debe abstenerse de enviar archivos de forma masiva. Los usuarios generalmente son escépticos acerca de abrir archivos adjuntos porque podrían propagar malware. Enviar varios archivos por correo electrónico incluso plantea problemas de seguridad.
Si debe enviar varios documentos simultáneamente, use una herramienta para compartir archivos como Dropbox. Cargue los archivos en su plataforma preferida, establezca las restricciones de privacidad necesarias y luego envíe el enlace de acceso por correo electrónico.
9. Formatos “Creativos”
Evite jugar con fuentes atrevidas. Puede subrayar, poner en cursiva o negrita el texto para enfatizarlo, pero use el estilo de fuente, el color y el tamaño predeterminados.
Los tipos de letra "creativos" producen beneficios insignificantes en un entorno profesional. Distraen a los lectores de su correo electrónico. En lugar de entender la intención del mensaje, sus mentes se concentrarán en los diferentes colores y estilos que usaste.
Además, los formatos extraños te hacen ver incompleto. Los proveedores de servicios de correo incluso envían correos electrónicos que contienen diseños y colores escandalosos directamente a las carpetas de spam.
Solo use plantillas creativas si se alinean con su marca. Por ejemplo, el siguiente ejemplo muestra cómo una plataforma de reunión virtual llamada Gather comparte sus características sin comprometer la profesionalidad.
10. Motivos poco claros
Las conversaciones triviales pueden ayudar a aligerar las reuniones incómodas, pero rara vez se adaptan a los correos electrónicos de trabajo. Deja de andarte por las ramas. La mayoría de las personas harán clic si encuentran tu mensaje tedioso y confuso.
Para transmitir su punto de vista, utilice un lenguaje claro y conciso. La introducción debe ser breve y llamativa, mientras que el cuerpo debe abordar el tema en cuestión. Las explicaciones vagas en última instancia conducirán a correos electrónicos de seguimiento que perderán el tiempo.
Si no puede comprimir el tema en un mensaje, organice una reunión en su lugar. Aplicaciones para programar citas elimine los correos electrónicos de ida y vuelta al planificar llamadas. Simplemente envíe un correo electrónico a la otra parte con un enlace de invitación y espere su respuesta.
Mantenga sus correos electrónicos de trabajo profesionales y respetables
Con la cantidad de correos electrónicos que envía y recibe regularmente, espere que algunos errores pasen desapercibidos. Los errores tipográficos ocasionales son comprensibles. Sin embargo, tenga en cuenta que el uso constante de plantillas deficientes se reflejará mal en usted. Los destinatarios pueden incluso sentir que no valen los correos electrónicos bien pensados. Nunca te saltes la etapa de revisión.
Para redactar correos electrónicos aún mejores, estudie los malos que recibe. Encuentre puntos en común entre los diferentes argumentos de venta, boletines e intentos de phishing en su carpeta de correo no deseado. Cometer errores gramaticales es una cosa, pero usar direcciones IP en la lista negra, abusar del lenguaje de ventas y enviar enlaces al azar en masa es otra.