El desorden digital se manifiesta de diferentes maneras, incluidos escritorios desorganizados, correos electrónicos sin abrir, archivos mal etiquetados y bandejas de entrada cargadas. Se derivan de una vida virtual desordenada.
Si tiende a retrasar la organización de sus archivos, es hora de cambiar su mal hábito. Impide la productividad. Aquí hay varias formas en que el desorden digital ralentiza su flujo de trabajo, causa estrés innecesario y lo distrae de sus responsabilidades.
1. Clasificar archivos desorganizados es una pérdida de tiempo
Los sistemas de archivos digitales desorganizados son causados por malos hábitos. La mayoría de los usuarios envían varios archivos a sus escritorios, descargas o carpetas de documentos al azar. Si bien tener algunos documentos extraviados inicialmente parece manejable, podrían acumularse rápidamente si descuida la gestión adecuada.
Recuerde: optar por la conveniencia a corto plazo crea cuellos de botella a largo plazo. A medida que el desorden abarrota sus carpetas, la localización de archivos específicos llevará gradualmente más tiempo. Tome la foto de arriba como un ejemplo. No se nombró ninguno de los archivos en esa carpeta; tendrías que revisar cada uno antes de encontrar lo que necesitas.
Para corregir este mal hábito, práctica de organización de archivos. Asegúrese de que cada foto, video o documento que guarde vaya directamente a la carpeta correspondiente. Deje de enviarlos a sus descargas o carpetas de escritorio de forma predeterminada.
2. El desorden es una distracción
Dejar los archivos en sus carpetas de guardado predeterminadas abarrota la pantalla. A menos que especifique un nuevo destino, seguirán llenando sus descargas, documentos o carpetas de escritorio. Podrían ocupar toda tu pantalla si no tienes cuidado.
Este tipo de desorden no solo se ve terrible, sino que también provoca una sobrecarga visual. Su mente trabaja más duro para procesar diversa información. En consecuencia, el estrés cognitivo adicional se sentirá abrumador, le impedirá rendir al máximo e interrumpirá su línea de pensamiento.
La mejor solución es desarrollar convenciones de nomenclatura de archivos (FCN). Etiquete sus archivos según su propósito. Idealmente, su FNC debería ilustrar su contenido, función, autor y relevancia del proyecto—agrupar activos basados en puntos en común.
3. El acaparamiento de programas de software no utilizados impide la velocidad del dispositivo
Los nativos digitales necesitan varios programas de software personales y de trabajo. El Negocio de Apps informa que los usuarios globales descargaron 143 mil millones de aplicaciones en 2021. Es común probar varias herramientas regularmente.
A pesar de la gran cantidad de descargas, la mayoría de las aplicaciones se abandonan. estatista dice que el 25% solo se usa una vez. Vaya a la carpeta de su descarga: encontrará programas que ya olvidó. Tal vez tuviste que probar una nueva herramienta para el trabajo, o tal vez un juego de moda despertó tu curiosidad.
Mantener las aplicaciones antiguas a mano puede parecer conveniente, pero ralentiza significativamente los dispositivos. La instalación de programas ocupa espacio en el disco. Todavía consumirán potencia de procesamiento incluso si no los ejecuta con frecuencia.
Lo mejor es dejar de acumular programas no utilizados. A menos que se vea usando repetidamente algo que descargó, elimínelo. Simplemente reinstale las aplicaciones borradas según sea necesario.
4. Los activos desorganizados ralentizan el seguimiento de tareas
Los usuarios tienden a adoptar aplicaciones de trabajo demasiado rápido. Un informe de 2021 de Okta, Inc.. muestra que el 10 % de los empleadores estadounidenses utilizan más de 199 herramientas de trabajo. Sí, cada programa produce beneficios específicos. Pero incorporar demasiadas en su rutina diaria ralentiza su flujo de trabajo—alternar entre plataformas es una pérdida de tiempo.
Usa solo los que necesites. Construir y mantener múltiples sistemas provoca un estrés cognitivo innecesario. Mientras que cambiar de pestaña toma segundos, absorber nueva información requiere al menos unos minutos. Tendrá problemas para mantener el enfoque si sigue saltando entre tareas.
Para optimizar los procesos comerciales, invierta en una plataforma que combine todas sus herramientas de trabajo. Por ejemplo, podría obtener herramientas de gestión de proyectos. Le permiten asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso del proyecto, hacer anuncios en toda la empresa y enviar mensajes privados desde una plataforma.
5. Tener varias cuentas con diferentes credenciales de inicio de sesión es confuso
Es común tener varias cuentas hoy en día. Teniendo en cuenta las diferentes plataformas de redes sociales, herramientas de trabajo, sistemas de gestión de proyectos, boletines y proveedores de servicios de correo disponibles, fácilmente podría tener una docena de perfiles.
Desafortunadamente, el seguimiento de múltiples credenciales de inicio de sesión es un desafío. Muchos simplemente establecen palabras cortas de diccionario que pueden recordar fácilmente como contraseñas. Avast incluso informa que el 83% de los estadounidenses recicla contraseñas débiles en cuentas personales y profesionales. Aunque memorables, también son inseguros. Un hacker habilidoso podría pasar rápidamente por alto combinaciones comunes a través de métodos de piratería de fuerza bruta.
Elija cadenas alfanuméricas largas como contraseñas. Si tiene problemas para memorizarlos, invierta en un administrador de contraseñas seguro y confiable que rellena automáticamente las páginas de inicio de sesión.
6. Mantener documentos confidenciales antiguos lo pone en riesgo de robo de identidad
Además de abarrotar su escritorio, los archivos desorganizados comprometen su seguridad. Los documentos de agencias gubernamentales, empleadores, socios comerciales, instituciones de salud y bancos comerciales contienen información confidencial. información de identificación personal (PII).
Tenga en cuenta que los delincuentes pueden cometer diferentes tipos de fraude con estos datos personales. Si los identificadores directos como su SSN, nombre legal completo e información del empleador caen en sus manos, nada les impedirá robar su identidad. Incluso podrían sacar préstamos masivos sin su conocimiento.
Como regla general, tome medidas adicionales para proteger los archivos confidenciales. Cifre sus carpetas, evite enviar datos personales por correo electrónico y elimine permanentemente documentos antiguos con trituradoras de archivos.
7. La sobrecarga de información causa estrés
Los multitarea a menudo abren docenas de pestañas a la vez. Simultáneamente asumen diferentes tareas para terminar más trabajo, pero irónicamente, el cambio de contexto solo acaba con la productividad. El Psicología Americana de la Asociación dice que el estrés cognitivo de absorber demasiada información y saltar entre tareas te vuelve ineficiente. Hará menos cosas al final de la jornada laboral.
Deja de sobrecargar tu cerebro con datos. Tu mente divagará si sigues viendo tareas aleatorias. Un minuto estás terminando un artículo para el trabajo, y al minuto siguiente estás desplazándote sin pensar a través de recetas para la cena.
En lugar de dejar abiertos varios documentos, archivos y listas de tareas, minimícelos y apílelos hasta que los necesite. Solo concéntrate en la tarea que tienes entre manos. Necesitas paz y libertad para entrar en un estado de flujo creativo y productivo.
Minimalismo digital y calificaciones de productividad mejorada
Un espacio digital desordenado es tan dañino como un escritorio desordenado. Si bien la organización de archivos virtuales puede parecer tedioso, revisar cientos de archivos, correos electrónicos y carpetas desperdiciará mucha más energía. Para volverse eficiente, asegúrese de poder navegar por sus sistemas digitales sin problemas.
Además, tenga en cuenta que la limpieza va más allá de la organización de archivos. En lugar de simplemente organizar sus carpetas cada pocos meses, incorpore prácticas de minimalismo digital en su vida diaria. Acostúmbrate a mantener un espacio virtual limpio.
