Cómo usar TimeTree para arreglar el horario de trabajo de su equipo

Organizar reuniones y llamadas en el trabajo puede resultar estresante si no dispone de las herramientas adecuadas. No importa el tamaño de tu equipo, la comunicación es vital si quieres evitar conflictos y otros problemas de programación. La buena noticia es que hay una aplicación para resolver sus problemas de programación y mantenerlo organizado.

TimeTree es una poderosa aplicación para compartir calendarios con muchas funciones integradas para comunicarse de manera efectiva con su equipo y crear un horario de trabajo sin problemas. Aquí le mostramos cómo usar TimeTree para arreglar el horario de trabajo de su equipo.

1. Crear un calendario compartido

Para comenzar a colaborar con sus colegas y compartir eventos, debe crear un calendario compartido. Esta es la característica destacada de TimeTree y lo ayudará a comprender el cronograma de su equipo de un vistazo. Para crear un calendario compartido:

1. Haga clic en el botón de menú en la esquina superior izquierda de la pantalla de inicio.
2. Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la barra lateral y presione el botón Agregar calendario botón. Luego verá una lista de opciones para diferentes propósitos.
3. Seleccionar Trabajar para ingresar a la página para darle un nombre y una descripción a su calendario, y cargar una imagen de portada y fondo, si lo desea.

Ahora que su calendario está configurado, puede invitar a otros miembros a unirse. Desde la página de inicio, toca Más, luego seleccione Invitar a personas a este calendario para invitar a otros. Puede optar por invitar a personas por correo electrónico, Messenger o WhatsApp, o puede generar una URL.

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2. Agregar eventos al calendario compartido

Ya sea que esté a cargo de su empresa o sea un empleado, agregar un evento al calendario de su organización es rápido y fácil. Para agregar un evento, toque el Crear debajo de la interfaz del calendario principal.

Luego tendrá acceso a opciones básicas, como configurar horarios de eventos y crear recordatorios de eventos. También hay una función de repetición que puede ser útil para las reuniones semanales. Para acceder a estas opciones, presione la pequeña flecha de dos puntas debajo de las horas de inicio y finalización del evento.

3. Organice sus eventos de trabajo usando etiquetas

Una cosa que pone a TimeTree por delante de otras aplicaciones de calendario son sus impresionantes opciones de administración de etiquetas. Hay una variedad de etiquetas de colores predeterminadas que se pueden personalizar en el Gestión de etiquetas de eventos pestaña. Aquí puede establecer colores personalizados y cambiar el nombre de las etiquetas.

Las etiquetas son una herramienta organizativa fantástica para su empresa. Puede usarlos para categorizar tipos de eventos como entrevistas, reuniones grupales, llamadas 1-1 o eventos sociales. También puede asignar un color para marcar días festivos o períodos de indisponibilidad.

4. Agregue más detalles a sus reuniones y eventos

TimeTree proporciona múltiples herramientas para ayudarlo a difundir todos los detalles necesarios de los eventos en su organización.

El Ubicación La herramienta, impulsada por Google Maps, se puede utilizar para establecer una ubicación para eventos. Todos los participantes del calendario pueden ver la ubicación y hay una opción para encontrar una ruta ideal. El URL opción es otra herramienta útil. Puede usar esto para agregar un enlace de reunión de Zoom a un evento grupal o un enlace a cualquier página web.

Después de crear un evento, aparecerán opciones adicionales para ahorrarle tiempo. Uno de estos es el Copiar a varias fechas opción, que se puede utilizar para reuniones semanales. También hay un botón para copiar el evento a otro calendario en TimeTree. Esto se puede usar para duplicar eventos laborales importantes en su calendario personal, lo que puede evitar que se pierda nada si el calendario de su lugar de trabajo está abarrotado.

5. Use la función de notas para planificar y administrar eventos de trabajo

Además de compartir horarios, TimeTree también sirve como una gran herramienta para gestión de eventos. El Memorándum La función lo ayuda a planificar eventos y anotar los detalles necesarios asociados con los eventos.

La función de notas está separada del calendario, lo que significa que no tiene todo desordenado en un solo espacio. Para crear una nueva nota, presione el botón más icono (+) en la esquina inferior derecha de la página de notas. Aquí puede asignar un título, asignar una etiqueta y cambiar la nota entre una nota de texto o una lista de verificación.

Las etiquetas se indican con el color del título de una nota, lo que proporciona una representación visual clara de los tipos de notas en su página de notas. Puede reordenar las tarjetas de notas simplemente sosteniéndolas y arrastrándolas.

6. Uso de listas de tareas pendientes para administrar tareas

Si no le gusta usar varias aplicaciones para organizar su vida laboral, TimeTree combina la programación con la gestión de tareas, y reúne todo lo que necesita para organizar su empresa en un solo lugar.

el integrado Lista de quehaceres función le permite adjuntar tareas a los eventos. Para agregar una lista de tareas pendientes a un evento, cree un evento y luego seleccione Lista de quehaceres en la parte inferior de las opciones adicionales. Luego puede escribir tareas asociadas con ese evento, como enviar correos electrónicos a ciertas personas con anticipación.

Puede reordenar las tareas arrastrando los seis puntos a la derecha de las tareas y eliminar tareas deslizándolas. Este lista de tareas sencilla El enfoque puede ayudarlo a recordar todo lo que necesita sin depender de una aplicación externa. Con esta función, puede ver y administrar su agenda mientras realiza las tareas administrativas.

7. Comunicarse con otros colegas mediante el chat de calendario

Una de las características más nuevas y poderosas de TimeTree es su Chat de calendario. Esta función permite que todos los miembros de un calendario de trabajo compartido se comuniquen entre sí. Este espacio compartido se puede usar para discutir horarios, planificar eventos y hacer preguntas.

Para acceder a esta función, toque el icono de la pequeña burbuja de chat en la parte superior derecha de la interfaz del calendario. Calendar Chat funciona de manera muy similar a las aplicaciones de mensajería como WhatsApp. Puede enviar reacciones tocando el ícono de emoji pequeño y puede cargar fotos. Los eventos creados y cualquier actualización también aparecerán en el chat del calendario.

Calendar Chat puede ser un gran ahorro de tiempo para su empresa. Al compartir mensajes en un grupo, no tendrá que depender de enviar correos electrónicos de ida y vuelta para programar eventos.

Limpie el horario de su equipo y haga que la planificación sea sencilla

Si desea una forma más clara de supervisar el cronograma de su empresa, TimeTree es la elección perfecta. Tener un calendario compartido es una de las mejores formas de comprender fácilmente la disponibilidad de todos sus empleados.

El uso de TimeTree elimina el estrés de la programación, las reservas dobles y los problemas de comunicación, lo que permite que su empresa funcione sin problemas y sin interrupciones. Descarga TimeTree para obtener una solución eficaz a las necesidades de gestión del tiempo de tu empresa.