Armarse con la aplicación de productividad adecuada puede ser la clave para hacer más en menos tiempo. Y en su intento de encontrar la aplicación perfecta, es probable que se encuentre con una variedad aparentemente interminable de opciones.
Sin embargo, antes de apresurarse a descargar la primera aplicación que promete convertirlo en un motor de productividad, considere marcar las siguientes casillas para asegurarse de obtener la opción correcta. Cubriremos algunas cosas esenciales para ayudarlo a elegir la mejor aplicación de productividad que se adapte a sus necesidades.
1. Considere sus necesidades específicas para la aplicación de productividad
Al elegir su próxima aplicación de productividad, primero evalúe sus necesidades, hábitos de trabajo, preferencias y objetivos. Comenzar su búsqueda con intención lo ayuda a reducir sus opciones a herramientas que cumplan con sus requisitos específicos o aquellas que puede personalizar para hacerlo. Esto también lo ayuda a evitar llenar sus dispositivos con aplicaciones que quizás nunca use.
Entonces, ¿para qué necesitas esta aplicación de productividad? ¿Necesita una herramienta que lo ayude a organizar sus tareas, realizar un seguimiento de su progreso o colaborar con otros?
¿Qué hay de tu estilo de trabajo? ¿Eres multitarea o te gusta concentrarte en una tarea a la vez? ¿Preferiría una herramienta de estilo kanban que lo ayude a visualizar rápidamente sus tareas o un método lineal más tradicional para administrar proyectos?
Responder a todas estas preguntas antes de comenzar la búsqueda lo ayudará a encontrar la aplicación adecuada para sus necesidades específicas.
2. La interfaz de usuario y la curva de aprendizaje de la aplicación
Elegir una aplicación con una interfaz de usuario intuitiva es vital para comenzar a funcionar rápidamente. Una vez que haya identificado sus necesidades para la aplicación, idealmente querrá tomar el camino de menor resistencia eligiendo una aplicación con navegación intuitiva, íconos claros y un diseño ordenado. Una buena interfaz de usuario también le permitirá acceder a las tareas y hacer su trabajo con la menor cantidad de clics.
La curva de aprendizaje también es un aspecto esencial a considerar, ya que determinará qué tan rápido puede familiarizarse con las funciones de la aplicación y realizar el trabajo. Una aplicación de productividad con una curva de aprendizaje plana es útil para los usuarios que desean participar y hacer las cosas sin muchos problemas, ya que es fácil de aprender y usar.
Por ejemplo, si es un estudiante y solo necesita algo para realizar un seguimiento de sus tareas, exámenes y fechas de vencimiento, entonces desea algo simple como algunos de las mejores aplicaciones de planificación de estudios hemos compilado.
Por otro lado, si necesita algo que ofrezca funciones avanzadas, una gran personalización y un montón de integraciones, la aplicación de productividad que está buscando generalmente tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Sin embargo, vale la pena el esfuerzo de entenderlo, ya que puede asegurarse de que la aplicación que elija se ajuste a su flujo de trabajo como un guante.
Pero ya sea que obtenga una herramienta simple o algo que le permita hacer casi todo, lo más importante es que la aplicación satisfaga sus necesidades y se adapte a su estilo de trabajo.
3. Integración con otras aplicaciones de productividad
El uso de múltiples aplicaciones de productividad para casos de uso específicos puede tener ventajas, pero hacer malabarismos entre estas herramientas también puede conducir a cambio de contexto que sabotea su productividad. Por ejemplo, como trabajador remoto, es posible que a menudo necesite cambiar entre su aplicación de gestión de proyectos y su herramienta de comunicación.
Afortunadamente, algunas aplicaciones de productividad ofrecen integraciones con otras herramientas que les permiten comunicarse y compartir datos, brindándole acceso a toda la información que necesita en un solo lugar. De esta manera, no necesitará saltar entre varias aplicaciones, lo que puede distraerlo y consumir mucho tiempo.
Por ejemplo, la integración de su aplicación de administración de tareas y su calendario le permite sincronizar sus tareas con su horario para un flujo de trabajo más organizado.
4. Compatibilidad con sus dispositivos
Lo siguiente que debe considerar al elegir su próxima aplicación de productividad es la compatibilidad con los dispositivos que usa. Es posible que algunas aplicaciones solo estén disponibles en plataformas específicas, por lo que vale la pena verificar si su dispositivo es compatible con la aplicación antes de comprarla.
Idealmente, desearía una aplicación que funcione en todos sus dispositivos, para que pueda acceder a ella en cualquier momento y lugar. Esto también asegura que no perderá sus datos si alguna vez necesita cambiar de un sistema operativo a otro. Sin embargo, es posible que no tenga muchas opciones si necesita una herramienta específica diseñada para una plataforma en particular.
5. Automatización del flujo de trabajo
Apostamos a que pasa una parte considerable de su jornada laboral en tareas mundanas que lo mantienen alejado del trabajo de alto valor. Para recuperar parte de ese valioso tiempo, querrá buscar una herramienta de productividad con capacidades de automatización del flujo de trabajo. Afortunadamente, varios Herramientas de productividad impulsadas por IA puede ayudar a optimizar su flujo de trabajo y aumentar su productividad.
Por ejemplo, puede usar Notion AI como su aplicación para tomar notas y para automatizar tareas, como resumir notas, mejorar su escritura, pedir explicaciones y más. Si es un trabajador remoto que pasa mucho tiempo en reuniones virtuales, un asistente de reuniones impulsado por IA como Otter puede ayudarlo a tomar notas de las reuniones.
6. Cuidado con el "Síndrome del Juguete Nuevo y Brillante"
No caiga presa del síndrome del "juguete nuevo y brillante" al elegir su próxima aplicación de productividad. Si bien puede ser tentador descargar las últimas aplicaciones con todas las comodidades, es posible que no sean las más adecuadas para usted.
De acuerdo, es probable que disfrute de un aumento temporal de la productividad mientras disfruta de la gratificante sensación de descubrir una nueva herramienta. Sin embargo, su productividad disminuirá gradualmente a medida que desaparezca la novedad y se dé cuenta de que la aplicación no satisface sus necesidades.
Por lo tanto, evalúe su conjunto de herramientas actual en lugar de descargar las últimas aplicaciones de productividad. A menos que recientemente asumió nuevas tareas que exigen herramientas más complejas, es posible que ya tenga las aplicaciones de productividad que mejor se adapten a sus necesidades. En este caso, no necesitas más aplicaciones de productividad, ya que conducirán a más distracciones.
7. Revisar Reseñas y Calificaciones
Antes de descargar o comprar una aplicación de productividad, vale la pena consultar las reseñas y calificaciones de otros usuarios. Esto lo ayudará a obtener información valiosa sobre la efectividad, la facilidad de uso y los inconvenientes de la aplicación.
Los mejores lugares para hacer esto suelen ser las tiendas de aplicaciones oficiales. Encontrará reseñas de usuarios y calificaciones que le darán una idea de qué esperar de la aplicación. Por ejemplo, los usuarios a menudo mencionan si una aplicación tiene errores, es lenta o se bloquea con frecuencia.
Por último, también debe considerar elegir aplicaciones que ofrezcan pruebas gratuitas para probar la aplicación por su cuenta antes de comprometerse con una compra. Esto le permitirá averiguar si la aplicación se ajusta a su flujo de trabajo y si ofrece suficiente valor por el dinero.
Marque estas casillas para acercarse a la aplicación de productividad adecuada
Muchas aplicaciones de productividad prometen llevar su productividad al siguiente nivel. Si bien puede sentirse tentado a apresurarse y descargar el último juguete brillante, es esencial dar un paso atrás para evaluar sus necesidades primero. Esto lo ayudará a tomar una decisión informada y garantizará que elija la aplicación adecuada para sus necesidades.
