4 usos subestimados de la función SUSTITUIR de Excel

Cuando se procesan grandes lotes de datos, pocas funciones de Excel son tan versátiles como la función SUSTITUIR. Desafortunadamente, trágicamente, a menudo se pasa por alto en favor de soluciones mucho más complicadas para lo que a menudo son problemas simples.

La función SUSTITUIR es una forma rápida y limpia de desinfectar datos, agregar detalles a los informes y crear comunicaciones de formulario simple. Dominar esta función y comprender su uso la convierte en una herramienta insustituible y fácil de usar para analizar grandes conjuntos de datos.

1. Creación de formularios de comunicación con la función SUSTITUIR de Excel

La función SUSTITUIR de Excel facilita el intercambio rápido y sencillo de marcadores preespecificados en un fragmento de texto con formato previo. Esto permite a los usuarios crear comunicaciones de formulario fácilmente, intercambiando la información que cambia con cada iteración.

Puede colocar una plantilla en una celda de una hoja de cálculo y luego ingresar una lista de destinatarios en una hoja de cálculo diferente. A continuación, encadene las funciones SUSTITUIR en otra celda para agregar los detalles de cada destinatario.

Tenga en cuenta que puede anidar más de un SUSTITUTO uno dentro del otro:

=SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR)(Plantilla!)$A$1, "{últimacuatrotarjetas}", F2), "{ total de facturación }", E2), "{ tipo de tarjeta }", D2), "{ fecha final }", TEXTO(C2, "mmm dd, aaaa")), "{ nombre }", B2), "{ fnombre }", A2)

Si tiene demasiados campos cambiando, puede dividir la carta completa en párrafos y cambiarlos uno a la vez. En la última celda de la fila, concatene todos estos párrafos en una sola letra.

Los correos electrónicos generados automáticamente son una forma fantástica de llegar rápida y fácilmente a una lista de clientes, crear correspondencia de marketing personalizada o generar cartas de presentación personalizadas.

Puede dividir los mensajes más largos en párrafos u oraciones individuales para evitar fórmulas de SUSTITUCIÓN demasiado complejas. Incluso puede usar condicionales para una personalización adicional, como intercambiar diferentes listas de habilidades en una carta de presentación según el tipo de trabajo que está solicitando.

2. Uso de la función SUSTITUIR de Excel para generar informes

La función SUSTITUIR no solo es útil para insertar información básica en campos preformateados, sino que también puede inyectar cálculos complejos en informes prefabricados. Inyectar cálculos le permite use Excel para construir un tablero que proporciona información visual y proporciona observaciones personalizadas basadas en datos.

La combinación de SUSTITUCIÓN para generar bloques de texto y condicionales como la función IF le permite crear informes más detallados.

En el ejemplo anterior, puede ver que se están creando dos párrafos separados utilizando información de un informe. Luego, una función condicional puede determinar cuál de los dos párrafos es apropiado para mostrar a los lectores del informe.

El primer párrafo se crea usando esta fórmula:

=SI(A2>B2, SUSTITUIR(Plantillas!$A$3, "{ porcentaje de crecimiento }", (REDONDO(B2 / A2, 2) * 100) - 100 & "%"), SUSTITUIR (Plantillas!$A$4, "{ porcentaje de disminución }", 100 - (REDONDO(A2 / B2, 2)) * 100 & "%"))

Emparejar múltiples funciones SUSTITUIR encadenadas con condicionales puede ayudarlo a diseñar paneles e informes más perspicaces. Los cálculos incluso se pueden realizar directamente en las funciones SUSTITUIR para asegurarse de presentar solo la información más relevante a sus lectores.

3. Desinfección de datos de Excel para almacenamiento mediante la función SUSTITUIR de Excel

Cuando se trata del almacenamiento de datos a largo plazo, pocas consideraciones son tan cruciales como la desinfección. Evitar que los datos basura contaminen o dañen un conjunto de datos es esencial para evitar futuros errores que no pueda comprender.

Esto puede significar cualquier cosa, desde eliminar caracteres ilegales de un conjunto de datos hasta garantizar que las palabras clave reservadas se traten como texto en lugar de comandos. No importa lo que necesite hacer para mantener sus bases de datos seguras de amenazas como inyección SQL y sus datos son utilizables, la función SUSTITUIR de Excel puede ayudar.

Por ejemplo, podemos preparar una lista de respuestas de usuarios a una encuesta para insertarla en una base de datos SQL. Los datos no validados pueden contener una variedad de caracteres ilegales que pueden causar problemas más adelante si no se eliminan:

=SUSTITUIR(A2:A4, "'", '\'")

La función anterior representa un paso simple pero necesario en la preparación de los datos para el almacenamiento. Esta función examina cada respuesta en la columna B para una comilla simple. Si está presente, el carácter tiene una barra invertida añadida antes. Agregar barras invertidas ayuda a garantizar que los caracteres reservados no interfieran con la consulta utilizada para insertar los datos en la base de datos.

Si el carácter o la cadena que está buscando debe eliminarse por completo, la función SUSTITUIR sigue siendo útil:

=SUSTITUIR(B2:B20, "$", "")

El uso de una cadena vacía para el tercer argumento eliminará por completo los caracteres especificados de la celda. Con la función SUSTITUIR, puede eliminar texto específico para borrar completamente los caracteres potencialmente dañinos de sus datos.

4. Garantizar el formato de datos adecuado con la función SUSTITUIR de Excel

Un problema potencial al recolectar datos es la posibilidad de recibir información malformada. Cuando los usuarios ingresan información en un formulario de respuesta libre, puede generar información de informes incorrecta. Los datos inexactos pueden ser tan simples como una falta de ortografía común o tan complejos como una ecuación que toma el formato incorrecto.

La función SUSTITUIR de Excel es la manera perfecta de evitar que los errores simples causen informes de datos incorrectos. Al analizar los resultados producidos por una fuente específica, eliminar las imprecisiones conocidas puede ayudar a producir resultados más precisos:

=SUSTITUIR(A2, "Nombre de la empresa Inc.", "Nombre de la empresa Inc.")

El ejemplo anterior muestra cómo una función SUSTITUIR puede eliminar un simple error tipográfico de una lista de reseñas de productos. Reemplazar un error ortográfico común puede garantizar que una mención de una marca o empresa no se pase por alto al examinar los datos en una fecha posterior.

El uso de la función SUSTITUIR para reemplazar errores potenciales conocidos con la información correcta puede atrapar problemas en su conjunto de datos antes de que se conviertan en problemas, ayudándole a evitar errores si desea utilizar su hoja de calculo para perfilado de datos en el futuro.

Función SUSTITUIR de Excel: simple pero funcional

Si bien la función SUSTITUIR puede ser relativamente simple, es una fórmula extremadamente útil. Reemplazar texto en bloques preformateados, ayudar a generar informes, desinfectar datos y eliminar información de posibles problemas de un conjunto de datos es solo una pequeña parte.

Usar cálculos dentro de SUBSTITUTE y combinarlos con fórmulas condicionales ayuda a expandir sus capacidades. Puede ampliar los paneles e informes desde la presentación de datos visuales hasta la provisión de análisis complejos generados automáticamente.

La combinación de esta función con otras fórmulas y técnicas puede crear un panel que compita con las herramientas de bases de datos dedicadas. Por lo tanto, conocer y comprender la función SUSTITUIR de Excel es imprescindible si es analista de datos, ingeniero o trabaja con conjuntos de datos masivos.