El trabajo híbrido se ha vuelto más popular en el siglo XXI y tiene varios beneficios. Los equipos pueden continuar con la colaboración en persona, mientras que los empleados pueden ahorrar dinero en viajes y soportar menos tiempo de desplazamiento. Sin embargo, implementar los sistemas correctos es crucial para tener éxito a largo plazo.
Muchas personas en todo el mundo usan Google Calendar para administrar su jornada laboral, y tiene muchas opciones al configurarlo para el trabajo híbrido. Este artículo le mostrará cómo operar de manera más eficiente en múltiples ubicaciones.
1. Compartir la ubicación y el horario de trabajo
Una de las formas más fáciles de colaborar para el trabajo híbrido a través de Google Calendar es compartiendo su ubicación y horario de trabajo. Cuando usted y su equipo hayan hecho eso, le resultará más fácil organizar reuniones, comprender por qué las personas no han respondido y más.
Si desea compartir las horas de trabajo que está en línea, simplemente puede agregar una nota en su tarjeta de Google. Aquí, también puede agregar su zona horaria. También puede compartir sus horas de trabajo yendo a su Configuración y uso compartido > Horas de trabajo. Marque la casilla Habilitar horas de trabajo y personalice sus horas de trabajo para cada día.
Otra forma de compartir su zona horaria en Google Calendar es seleccionando el calendario en el que trabajan usted y su equipo. Vaya a Configuración y uso compartido antes de elegir dónde se encuentra en el Zona horaria sección.
2. Usando Focus Time en Google Calendar
Si usa un iPhone, probablemente esté familiarizado con los modos de enfoque. En resumen, puede usarlos para limitar las notificaciones y otras cosas que pueden hacer que se resbale en su trabajo. El trabajo híbrido puede hacer que muchas personas intenten contactarte cuando deberías concentrarte intensamente en una tarea, y Google Calendar tiene una herramienta para ayudarte a abordar este problema.
La función de tiempo de enfoque en Google Calendar le permite dedicar tiempo a su trabajo, y también puede elegir si desea rechazar automáticamente las reuniones a las que otras personas lo invitan. Tenga en cuenta que solo algunos planes permitirán el acceso a la función de tiempo de enfoque. Puede verificar creando un nuevo evento y viendo si ve una opción que le permita hacerlo.
3. Mantenga un registro de los calendarios de todos
¿Alguna vez alguien te ha invitado a un evento importante, solo para que ya tengas algo más en tu calendario? Si es así, sabrás lo molesto que puede ser. La buena noticia es que, con Google Calendar, puedes limitar este problema cuando trabajas en un modelo híbrido.
Una forma de dejar de cumplir con los conflictos de tiempo es saber cuándo están disponibles todos. Al crear un nuevo evento, vaya a la Juntarse con… opción en el lado izquierdo e ingrese los nombres de las personas que le gustaría invitar.
Debería poder ver los calendarios de las personas a las que invita. Sin embargo, es posible que algunos usuarios no hayan compartido los suyos, y si este es el caso, debe intentar asegurarse de que cambien eso (es posible que también deba actualizar sus planes de suscripción de Google Workspace).
4. Usar integraciones de terceros
Cuando su equipo adopta un modelo de trabajo híbrido, debe eliminar tantas barreras a la colaboración como sea posible. La buena noticia es que Google Calendar tiene múltiples integraciones de terceros, y estas pueden ayudarlo a usar más de sus aplicaciones favoritas juntas. Con Google, puede integrar herramientas de comunicación como Zoom y otras aplicaciones útiles, como Recordatorio de citas.
Para integrar aplicaciones de terceros con Google Calendar, vaya a la + icono en el lado derecho de su pantalla. Luego, busque o seleccione las aplicaciones que le gustaría usar. A continuación, puede elegir Instalación de administrador o Instalación individual, el que se adapte a tus necesidades.
5. Tenga en cuenta los días festivos de otros países
Como parte de su modelo híbrido, es posible que tenga miembros del equipo que trabajen en diferentes países. Y si está operando a través de varias fronteras, es importante recordar que el mundo entero no funciona con el mismo horario.
Si está tratando de organizar reuniones, asegúrese de que estos eventos no coincidan con otros días festivos. Por ejemplo, mientras que el Reino Unido no se toma el 4 de julio, EE. UU. sí lo hace. Puede preguntar a los miembros de su equipo, pero también encontrará muchos lugares en línea; tipo “[país] festivos [año]”, y debería poder encontrar una lista.
6. Limite el número de reuniones que tiene
Si alguna vez ha tenido un trabajo de 9 a 5 durante un período prolongado, probablemente sabrá lo inútiles que son muchas reuniones. Y si no entra con un plan adecuado, puede caer rápidamente en una trampa en la que su equipo esté discutiendo sobre la última reunión.
Antes de programar una reunión, pregunte si es necesario realizar una. La mayor parte del tiempo, puedes enviar un mensaje a través de Slack o envíe un correo electrónico a los miembros de su equipo. Si necesita realizar una reunión, tenga una lista clara de puntos de discusión y manténgala lo más breve posible.
7. Use la función de tareas en Google Calendar para fechas límite
No estar constantemente en la misma habitación que tus colegas puede ser una bendición. Por ejemplo, a menudo puede concentrarse en completar tareas que requieren un esfuerzo cognitivo significativo, sin preocuparse de que otros lo distraigan. Sin embargo, también puede causar problemas.
Un problema es que puede olvidar fechas límite importantes. Sin embargo, puede usar Google Calendar para mitigar ese problema. Hacer un seguimiento de los plazos es fácil; puedes ir a Crear > Tarea e ingresa lo que necesites completar. Después de hacer eso, elija la fecha de vencimiento.
Además de Google Calendar, puede usa herramientas como Todoist y Microsoft To Do para propósitos similares.
8. Bloquee el tiempo que va a trabajar en tareas importantes
Uno de los beneficios del trabajo híbrido es que tiene más flexibilidad en su horario. El concepto de “Trabajo Profundo” proviene del libro de Cal Newport sobre el tema, y uno de los componentes centrales consiste en trabajar en tareas difíciles durante períodos cada día, sin distracciones.
El trabajo profundo no es algo que pueda esperar hacer durante un día de ocho horas, pero programar bolsillos para tareas intensivas es una buena idea. Puedes ir a Crear > Tarea para reservar tiempo para completar sus proyectos, y también puede decidir si desea configurar tareas repetitivas.
Bloquear el tiempo es difícil al principio, y recomendamos consultar nuestros mejores consejos para bloquear el tiempo para ayudarte
Calendario de Google: un compañero útil para sus esfuerzos de trabajo híbrido
El trabajo híbrido puede beneficiar tanto a los empleadores como a los empleados. Cuando se hace correctamente, puede fomentar un entorno de miembros del equipo que puedan colaborar e innovar, mientras brinda a las personas más libertad. Al tener más control sobre su horario, puede notar que los miembros del equipo son más productivos.
Google Calendar puede resolver muchos problemas derivados de los modelos de trabajo híbridos, como la transparencia y la comunicación limitadas. Pruebe estos consejos y vea si funcionan para usted.
